浅论会计电子档案的管理和使用

随着时代的进步，会计电算化越来越显示出它的方便和优势，传统的手工记账逐渐被电算化所代替，记账方式的快捷、准确也都被大家所认知，在接受了新的记账方式的同时，传统的会计档案保存也面临着新的课题。因此，在电算档案管理制度中，对电算化会计资料的范围、存贮方式、存放环境、借阅使用会计档案等各基层单位都有相应的财务管理制度。传统的纸质档案的保管，多年以来一直做为会计保管工作的重点，随着现代电子化信息化的发速发展，会计电算化的电子档案保管成为了更为重要的会计基础工作，在实施电算化后，更应加强对会计电算化形成的电子档案的管理。如何合理、充分的利用和保管会计电子档案成为我们日常工作面临的新问题。

一、会计的电算化信息档案与传统的纸质会计档案存在怎样的差别呢？

会计电算化信息档案，是指以电子文件形式存在的会计档案。它是计算机技术与通信技术在会计工作领域全面应用的产物。它的科技进步性体现在两个方面：一是以数字化技术形式存在；二是以网络化方式传递。传统纸质的会计档案是指由财务人员手工记录的会计凭证、账簿和报表等纸质会计资料，它是记录和反映各单位收支、经营的重要资料和证据，是见证各单位成长、兴衰的最好记录。这些报表和账簿都具有严格的记账方法、相互之间的数据勾稽关系、时间连序和不可更改等性质；传统的会计档案是手工劳动形成的，但是随着管理手段的发展，电子计算机和现代通信技术应用于会计业务处理工作中，于是出现了会计的电算化信息，用计算机、甚至是电子网络来辅助会计核算和管理，是现代科技发展的产物，是电子信息技术应用于会计领域的最终结果。实行会计电算化以后，由于产生了许多电子数据与文件，财务核算和多年会计信息查阅均可以在计算机上进行随意的操作。它可以以快捷、准确、灵活的方式来满足各种不同人的需求。在某种意义下讲，会计电算化下会计档案管理仍然和传统会计档案管理方法是一样的，只不过是存储的介质不一样而已，在电算化下会计档案仍然需要输出打印为纸质档案，而且需要对数据进行备份，区别在于电算化会计档案除非电脑遭受病毒或认为损坏或删除，会计档案比传统档案保管更加安全可靠。实行会计电算化信息的单位应定期将会计数据、程序文件及其他会计核算资料进行保存、备份，甚至是异地备份。同时将所有的备份会计电子资料均应做为会计档案连同其他会计档案一并管理。但随着现代电子信息化时代的到来，很多单位往往采用了：会计电子信息化档案与纸质会计档案并存，通常为安全起见，电子信息化档案都会备份1-2份以上，从现在的发展趋势来看会计电子信息化档案比传统的纸质会计档案更方便保存、更节省空间，从而进入真正的会计电子信息化档案时代。

二、：会计电子信息化档案与传统的会计档案相比更具有现代电子化信息的特点：

会计电子信息化档案不仅能随时打印出传统的纸质会计档案，而且字迹干净、美观，更能满足不同层次面的需求者要求，随时随地的提供各种财务资料。虽然传统的会计档案更具有直观可视性，而存储、备份在磁性介质或某个服务器上的会计电子信息档案必须在计算机硬件和软件环境中才能实现工作。传统的纸质会计档案一旦损坏、丢失，就不能恢复；而在一般情况下的会计电子档案，会备份两份以上（硬件备份、软件备份），为了防止意外，也可能会异地备份数据。所以，保存时，不但可以有纸质的会计档案便于直接调阅，也可以恢复数据进行数据拷贝。一旦发生不可抗力的事件，还可以多方面恢复数据。虽然会计电子档案有许多优势，但一般来说，信息化程度越高，采用的程序化控制要求也越多。同时对会计电子信息档案的保存、备份环境条件也提出了更新、更高的要求。会计电子信息档案具有易遭破坏，一旦被人恶意破坏，找回的难度非常大，同时又受各种载体等条件的影响，保存不善，也会出现数据丢失或读取数据空白等情况。现代的会计电子信息档案的使用更多的要依赖于网络和计算机的硬件、软件系统，会计电子信息档案的保管、储存对周围环境要求苛刻。不仅要在保存的空间里做到防水、防火，防尘、防磁，更重要的是对温度还有一定要求，所以对电子信息档案的长期保存是一项十分艰巨的任务。如果不在财务电子数据安全方面加强管理，则所有的会计基础工作都可能会付之东流。根据现在《会计法》的相关规定，还只是针对纸质档案提出要求，并未对会计电子信息化档案没有提出明确的、强制性要求.为此，笔者建议应当尽快补充、制定《会计法》的相关规定，完善会计电子信息化档案管理，将会计电子信息资料的保管纳入相关的档案管理条例中来，从而实现会计档案由传统纸质档案到会计电子信息化档案的成功转型。另外，会计电子信息档案的管理随着网络时代的飞速发展很容易被侵入，非常容易泄密，因而，会计电子信息化需要更加严密的防护措施。传统纸质会计档案，要想获取相关的数据、资料需要花费大量的时间和精力抄写、记录，而在网络时代，新型磁性介质档案管理可以通过一个小小的邮件和备份就可以取代纸质档案，成为新的会计管理方式。

现在，各基层单位基本上已经建立和使用了会计电子信息系统，从而逐步从单一的微机使用逐步上升到网络系统的操作，因而，随着会计电子信息更广泛的推广和使用，今后在日常工作中如何完善会计电子档案的管理，笔者根据多年的基层工作经验提出以下建议：

1、逐步完善相关的硬件配套设施。针对会计电子信息档案保管的特殊要求，应提供环境适合专用会计档案存放房间和仓库；不仅仅要在财务工作环境中配置相关的微机电脑和网络，还要选配相关联的打印设备，以供有选择性的打印会计记账凭证和会计报表等会计资料；针对市场上琳琅满目的财务软件，应选用符合本单位实际业务的财务电算化软件，同时定期要强化财务电算化系统的安全防护功能，对存放的电子档案按分类和一定顺序进行编号、整理登记台帐，随时调阅随时登记。

2、完善电子会计档案的管理。在原有保留纸质会计档案的基础上，逐步完善并建立健全会计电子信息档案的使用和保管制度。各单位为财务软件开发的相关配套使用的附属系统，以及开发软件的所有相关数据和资料，都应作为年度的财务档案保管。单位的财务数据在日常工作中因为是连续操作使用的，所以一般只是在年度终了的时候进行一次性的财务数据备份。因此，在日常的工作中要及时打印成纸质的会计资料，并每天对网络和周边的办公环境进行检查，如有条件应实现月备份，并妥善保管备份资料。选择优质的备份材料进行会计档案数据备份，有条件的单位为安全起见可使用异地备份，同时，采取档案备用盘与日常储存盘分别存放。做好各种防范工作。同时应定期检查备份资料能否正常使用，从而防止会计电子信息档案损坏。

3、定期加强会计人员的培训。现在对会计人员的要求越来越高，不仅是传统会计的手工填写凭证、记账、等实际操作，还应掌握更多的计算机知识，能够熟练操作使用各种计算机软件、能够根据数据分析、预测财务战略，所以必须定期对财务人员进行培训，不断提高专业知识水平。实现会计电算化的企业，科室所有人员应认识到会计电子信息档案资料进行科学化管理的重要性，并将相关的制度建立健全。

4、.建立健全微机授权操作制度，实行岗位专人制度，规避越权上机操作。根据财务职责不相容的原则，对不同的会计岗位应设置不同的操作权限，建立上机操作日志，根据系统主管、管理员、操作员的职责，在会计电子档案管理中承担相应的责任，同时，单位内部同级岗位之间也要设置权限，真正起到牵制和监督作用。

5、严格的财务内部控制制度。内部控制制度是指一个企业或单位为了保护资产的安全性、会计资料的准确性和可靠性、提高经营效率以及贯彻执行其规定的管理方针而在组织内部采取的一系列制度、方法和手续。与传统内部控制相比不同的是，会计电子档案信息化要求增强内控制度，会计档案信息化要求内部控制的手段更加多样化，制度化的控制是其主要的控制手段。可以看出，资料的准确、可靠的上报是内部控制的主要目标，建立健全内部控制制度可有效地保证会计电子档案的安全和可靠。

只有全面了解了会计电子档案的优点和缺点，才能在工作中充分发挥他的长处。例如：现在的会计审计工作中，就已经充分利用了会计电子档案的优势，收集三大类审计文书：审计实施类文书，包括原始工作底稿、分项目工作底稿、汇总工作底稿、审计证据、取证清单、审计报告等；审计项目管理类文件，包括审计方案、复核意见、审计决定、审计意见采纳情况等；审计项目往来文件，包括审计过程中与上级机关、本级政府、各有关部门之间的请示、报告、批示、复函等。重要的工作和物证现场、上级领导检查指导项目场景所拍摄的照片，证人证言以及听证会实录等音视频资料，也可以作为制作电子档案的基础性资料来收集。

实践证明会计电子信息化档案与传统意义上的纸质会计档案相比，有着无法比拟的优势。通过各种统计方式、方法都可以利用历年的数据，整理出本单位、本部门的会计数据的比较与分析，从而为单位或部门的决策者提供可靠的决策依据；另外还可以根据不同的统计口径对单位的过去、现在的财务数据进行分析，同时可以预测将来的发展情况与发展趋势，使领导们量身定做出适合企业自身发展的经营模式，树立新的经营理念、扩大经营、提高企业效益；还可以利用会计电信息化子档案的数据整理出一些有利于管理与决策的数据模型，做成一个新的决策支持系统，从而实现会计电子信息档案的再利用。

实行会计电子信息之后，能从根本上解决繁琐的体力劳动，以更高效、快捷的方式开展会计工作。只要对整个计算机系统的安全性、稳定性做好一定的基础保护工作，我们就可以相信今后的会计电子信息化档案的管理工作也一定会更上一个新台阶，财务工作也将获得更大的进步。（作者单位：济南市房地产市场综合服务中心）