做好高职院校教学秘书工作应树立哪几种意识

摘 要： 本文作者结合近两年来从事教学秘书工作的体会，探讨了新时期做好高职教学秘书工作应树立的几种意识，包括责任意识、服务意识、合作意识、协调意识、制度意识、创新意识等。这些是教学秘书做好本职工作的前提条件，也是一名合格教学秘书必须具备的基本要素。

关键词： 高职院校 教学秘书 意识

教学秘书在学校与系部之间、系部与系部之间、系部各职能部门之间起着桥梁和纽带作用，这种作用决定了教学秘书的服务对象是多样化的，不同服务对象要求教学秘书在具体工作中树立不同的意识。我认为以下几种意识是教学秘书做好本职工作的前提条件，也是一名合格教学秘书必须具备的基本要素。

一、责任意识

每项工作都有责任，因此每个工作者都要承担相应的责任。责任意识是教学秘书最重要的意识之一。教学秘书是教学管理工作具体的执行者和操作者，是师生最直接的服务者，很多工作都涉及师生的切身利益，需要高度重视、认真对待。

此外，很多常规性教学管理工作也需要教学秘书本着干一行爱一行的心态认真对待，高度负责。常规性教学管理工作看似简单、繁杂，但是对于教学秩序的正常运转和整个学校教学质量的提高有着至关重要的作用，稍不留神就会产生教学事故。为了避免此类事故的发生，教学秘书应时刻恪尽职守，高度重视本职工作。

二、服务意识

服务是教学秘书必备的意识。教学秘书不仅要服务于教务处和系部领导，而且要服务于广大师生。

教务处是教学秘书最直接的主管部门，教学秘书应及时给教务处提供所需的信息，做好日常的教学管理事务，配合教务处完成其下达的各项教学任务。此外，教学秘书还服务于系部领导，除了及时完成系部领导交代的各项工作，还要承担好上传下达的角色，关注学生学习、教师上课等情况，对于学生反馈的信息和教师反映的信息要及时转达并搜集相应资料为系部领导决策提供参考依据。

教学秘书的工作围绕日常的教学工作展开，直接服务对象是师生，可以说师生是各项教学工作展开的载体。因此，在开展工作时，教学秘书应该积极、热忱，最大限度地满足师生的合理要求，想教师所想，急教师所急，竭尽所能地为广大师生提供最便利、最快捷、最贴心的服务。

三、合作意识

教学秘书的工作性质决定了它离不开与教务处、各系部、系部各部门等之间的合作。教务处是教学秘书最直接的主管部门，而系部教学工作最直接的执行者是教学秘书，由此可见，教务处与教学秘书之间不仅仅是管理与被管理的关系，更应该视为亲密的合作关系。比如：教务处下发教学安排和任务，需要教学秘书的配合完成，教学秘书完成教务处下发的工作任务，也就完成了系部的教学工作任务，这样教务处与教学秘书达到了共同的目的，这是一种合作共赢。

同样，系部各部门之间的配合也是十分重要的，因为各部门之间并不是孤立的，而是互相配合、共同作用的。系部教学秘书的工作需要依托系部各教研室、学生科、实训科等部门来开展。比如每学期教学任务的安排和落实，如果各教研室教师不参与进来，那么教学任务很难落实，这样势必影响教学秘书工作的及时完成，同时教学任务没有按时落实，那么系部正常的教学进度就会耽搁。

四、协调意识

教学秘书在教务处和系部各职能部门之间起着沟通、枢纽作用。在工作中，有些任务是教务处下发给各位教师的，教学秘书只在其中起中转作用，但是中转并不是简单地转达，要承担沟通、协调作用。比如，每学年的数据采集工作多数是由各系部教师来完成，教务处就将下发多种表格给各系部教学秘书，由教学秘书传达给教师。而教师在填写过程中必然会有很多疑问，如果每个教师都直接与教务处联系，势必会增加教师和双方的工作量，同时也大大降低了工作效率。而此时如有教学秘书的沟通、协调，将教师反映的问题一一反馈给教务处，得到教务处答复后，及时与各系部教师交流沟通，使教务处与教师之间保持信息畅通，如此填写的表格才规范、正确，并能及时上交。

此外，教师和学生之间的很多问题也需教学秘书发挥协调作用。对于教师反映的学生上课出勤、纪律、学习等方面问题，以及学生反映的有关教师上课情况的问题都要逐一记录并及时沟通，使之达成一致的意见，为师生营造一个良好的氛围，激发师生的积极性，推进教学工作的良性进展。

五、制度意识

制度是管理的重要依据，也是教学工作走向规范化、标准化的有力保障。一名合格的教学秘书必须熟悉有关的教学管理制度并且在实际的工作中严格按照规章制度来安排和处理事情。工作流程的制度化是教学工作开展的有力保障，能帮助教学秘书合理安排日常的教学事务，使教学秘书的工作走向规范化、程序化，极大提高教学管理工作的质量和效率。此外，还要求教学秘书在日常工作中不断地向师生宣传学院各教学管理制度，让师生及时学习并在实际中按照有关的教学管理制度来解决遇到的有关问题，不至于遇到事情不知道如何解决，进而影响管理者与师生之间的有效沟通。

六、创新意识

教学秘书必须有创新意识，包括创新管理手段和办公方法。现代教育要遵循科学的管理方法，实施科学的管理手段。在实际工作中，教学秘书要从观念上创新，打破旧思路，充分发挥主观能动性，积极采用现代教育管理手段。现代教育管理，更要注重人性关怀，一切管理活动都以人为根本出发点人本管理，因此教学秘书与教师、学生的沟通应建立在互相信任的基础上，注重培养与师生之间的感情。

由于教学秘书的服务对象多元化、工作内容复杂化，在实际工作中应根据现实情况有所侧重，但是以上六种意识是紧密联系、密不可分的。责任意识是起点，是做好其他各项工作的出发点，责任心到位了，对广大师生的服务就有了保障。教学秘书与其他部门的沟通、协调合作，最终目的是为了给师生提供更好的服务。在整个教学管理过程中，管理者必须运用制度来规范工作的流程，工作流程的制度化是提高工作质量和效率的重要保证。此外，创新管理手段和办公方法也是新时期高职院校发展对教学秘书提出的新要求。

参考文献：

［1］曾永春.高职院校学生学习特点探析［J］.前沿职教新观察，2009，（11）.

［2］李春媚.关于高职院校教学秘书工作改进的思考［J］.湖南环境生物职业技术学院学报，2009，（9）.