简析城建档案利用信息反馈工作

众所周知，收集和保管城建档案的根本目的，除了不使其散失和安全保存外，主要是为了开发与利用城建档案信息资源。而在城建档案信息资源开发利用工作中，城建档案利用信息反馈是其中一个工作环节，其既可以反映出做好城建档案工作、加强城建档案管理给国家的经济建设、社会发展带来的效益，也可以体现出城建档案管理部门的地位与作用。虽然各地城建档案管理部门在开发利用城建档案信息资源时，不同程度地做了一些城建档案利用信息收集工作，并编写了一些城建档案利用效果实例，但笔者认为工作还远远没有到位，城建档案利用信息工作仍然是城建档案工作中的一个薄弱环节，需要采取切实可行的措施，不断加强城建档案利用信息反馈工作。

一、城建档案利用信息反馈工作存在的主要问题

一是局限于城建档案利用简单的数据统计，了解城建档案利用的实际效益不够，各地城建档案管理部门，每到年终在要求基层城建档案管理部门编制城建档案统计年报，了解城建档案利用情况时，一般只简单统计几个城建档案利用数据，如利用人数（次）、城建档案利用卷（册）数、页数及复印数据（张数）等，而了解通过城建档案信息资源的开发与利用所获得的社会效益和经济效益不够。收集统计城建档案利用数据，虽然亦能反映城建档案的利用情况，但这只是表面现象，说明不了城建档案给社会和经济建设事业的价值和作用。二是城建档案查（借）阅利用者在填写利用信息反馈意见表时，大都只填写了利用城建档案资料的目的，很少填写利用城建档案资料之后将产生的效果或效益，从而使城建档案管理部门失去了城建档案利用信息表的真正意义。在通常情况下，城建档案查阅利用者来城建档案管理部门查（借）阅城建档案资料时，按规定都要填写一份城建档案查阅利用登记表。登记表除需填写利用单位、利用人姓名和证件号码外，还要说明利用城建档案资料的目的。而城建档案查阅利用者在填写利用城建档案的利用目的时大都较为简单。由于城建档案管理部门在这个工作环节中大都未做好深层次了解，一旦城建档案资料利用结束就了结完事，很少再要求档案利用者填写一份信息反馈意见表，而失去了城建档案利用信息反馈的机会。众所周知，城建档案信息资源的开发利用，一般可分为两个阶段：第一阶段，即城建档案查阅利用者到城建档案管理部门查（借）阅城建档案资料或城建档案管理部门主动为利用者提供城建档案资料，此阶段反映了城建档案利用工作情况；第二阶段，即城建档案通过利用者在工作、学习、生产、建设等社会实践中，不同程度会产生一定的社会效益和经济效益，也就是体现出了利用城建档案后的作用和价值，是通过填写信息反馈表获得城建档案利用实例。要取得这种利用实例的信息，即在利用时有目的地作些深层次了解，并一一记录在案，继而再作必要的跟踪寻访。

三是编写的档案利用效果实例，一般局限于内部和系统内发行，大多没有重返社会。社会对城建档案利用的作用和价值了解很少，因此不同程度地影响了城建档案信息资源的开发与利用。如果将城建档案利用实例汇编，向社会发行，使社会了解城建档案利用实例，知道城建档案工作的作用，不但会促进城建档案的开发利用，而且还会使社会和全民更加深刻地认识城建档案、了解城建档案，使城建档案的使用价值得到进一步体现。

二、城建档案利用信息反馈的作用

各级城建档案管理部门虽然都能够把每年城建档案资料查阅利用情况反映出来，但笔者以为这是不够的。城建档案管理部门查阅利用工作情况确实需要了解和统计，但更重要的是要在了解和掌握城建档案利用实际效益上下功夫，即了解和掌握查阅利用城建档案之后所产生的社会效益和经济效益，而要了解和掌握城建档案利用效益，除了要求城建档案查阅利用者主动反馈信息外，城建档案管理部门应组织跟踪调查，做好城建档案利用信息反馈工作，调查收集城建档案利用实际效益，具有如下作用：

一是有利于了解城建档案的价值和作用。如果城建档案不再利用，城建档案也就失去保存的意义。而只有通过城建档案的利用和开发，才能让大众了解城建档案，知晓城建档案。城建档案管理部门要有地位首先自己要有作为，靠埋怨社会对城建档案工作不够重视将于事无补，其中一个很重要的原因还是大众对城建档案工作了解不够，加上城建档案部门长期处在较“封闭”状态，与社会接触的不多，那些误认为城建档案管理部门做的是事务性工作，不会给经济建设、社会发展带来什么效益。其实这完全是一种误解，实践证明有保存价值的城建档案，一般都具有利用价值，但其价值的大小和价值的体现，必须通过利用，一旦利用定会产生一定的社会效益和经济效益。

二是有利于城建档案的鉴定工作，大家知道，城建档案的保管期限定为永久、定期两种，城建档案到了规定的保管期限，就要组织鉴定，确定其销毁还是延长保管期限。而城建档案的价值是鉴定时必须考虑的一个重要因素。城建档案利用频率高、周期长，即使已到规定的保管期限，也要适当继续延长其保管期限；反之，城建档案利用率较低，保存价值不大，即使未到规定的保管期限，亦应适当降低其保管期限。而通过调查收集城建档案利用的实际效益，就可以为开展城建档案鉴定工作提供一些依据性和参考性的资料。

三是有利于了解和掌握城建档案利用信息，进一步拓宽城建档案利用工作的渠道，最大限度地发挥城建档案的价值和作用。通过城建档案利用实际效益的调查和收集，可以进一步了解国家经济建设、社会发展各个方面对城建档案利用的需求和利用者的心理，从而改进城建档案利用服务形式，拓宽城建档案利用渠道，使城建档案工作更好和更有效地为社会主义现代化建设服务。如果城建档案管理部门不重视调查和收集城建档案利用的实际效益，要想拓宽城建档案利用渠道就缺乏科学的依据，城建档案利用渠道拓不宽，就会影响到城建档案价值作用的充分发挥。

四是有利于编发城建档案利用效果实例，做好城建档案宣传工作，扩大城建档案工作的影响。通过调查和了解收集城建档案利用的实际效益，就可以获得一个又一个的城建档案利用实例，充分体现城建档案的保存和利用价值，再将其进行筛选、整理、编印成册，向社会发行，使社会了解城建档案的作用和价值，进而关心城建档案事业，支持城建档案工作，尤其是对那些不太了解城建档案，不熟悉城建档案价值的大众来说，城建档案利用效果实例是一个很实在、很具体的城建档案宣传和教育手段，可以使他们通过城建档案利用效果实例，了解城建档案的作用，继而支持做好城建档案工作，提升城建档案的社会知名度。

五是有利于城建档案管理部门业务工作实绩的体现。城建档案业务工作的内容很多，而开发利用城建档案信息资源应该是整个城建档案业务工作中的“形象工程”，因为收集和管理城建档案的根本目的，是为了利用，否则就失去保存城建档案的意义。而要衡量一个城建档案管理部门的业务工作与实绩，城建档案利用信息或实例是最能说明城建档案管理部门工作实绩，其所作的贡献是无可替代的。

三、加强城建档案利用信息反馈的对策

一是认真做好城建档案查（借）阅登记工作。查（借）阅登记是各地城建档案管理部门在接待利用城建档案时必须做的一项工作。登记城建档案利用情况，必须做到一要认真负责，要按项目逐一填写清楚，必须填写的项目不要漏填；二要把查（借）阅城建档案的利用目的，填写清楚，不可填写得太简单，特别要注意填明查阅城建档案的具体内容和预估将起到的作用和效益，这样便于及时掌握和了解城建档案利用实际效益的线索和确定是否要跟踪进行调查等。

二是加强与城建档案用户的联系。一般来说，在接待查阅利用城建档案工作环节上，看不出利用城建档案所产生的经济和社会效益，而一旦城建档案用户把所查阅的城建档案内容用于社会实践和经济建设，就会反映出城建档案的实际作用和价值，并由此带来一定的社会效益和经济效益。因此，为了及时收集城建档案利用信息，城建档案管理部门应加强与城建档案用户的联系，可以把城建档案用户联系方式登记在册。城建档案管理部门也可把自己的联系人和联系电话告诉城建档案用户，以便城建档案用户及时反馈有关信息。因此，城建档案管理部门还要注意不断改进城建档案利用服务方法，更好地为社会和城建档案用户服务，增强在城建档案用户中诚信度或信任度。

三是适时分发城建档案利用信息反馈表。即在城建档案用户查（借）阅城建档案后发给一张城建档案利用信息反馈表，主要内容包括城建档案利用单位、利用人、时间、案卷名称和获取的社会效益、经济效益。特别要提示城建档案用户的是：效益要写得具体一点，详细一些，应有时间、地点、人物、数据和具体或典型事例。

四是定期编发城建档案利用社会效益、经济效益实例。反馈的城建档案利用信息仍要通过编辑再重返社会，这样既可以进一步宣传城建档案的作用和价值，又可使社会各界进一步了解城建档案、熟悉城建档案、利用城建档案，进而经常关心城建档案管理部门，不断支持城建档案管理部门的工作。

五是定期组织城建档案利用信息实地调查和电话来访。根据城建档案用户查阅时登记在案的线索，城建档案管理部门可以定期组织到实地进行调查或进行电话采访，掌握城建档案利用效果的第一手资料。许多城建档案用户在各自不同的工作岗位上，都担负着一定的工作和任务，有时没有时间来编报城建档案利用效果实例，也不知道城建档案管理部门收集、整理城建档案利用效果实例的要求，这就需要城建档案管理部门主动上门服务，调查了解通过利用城建档案后所产生的社会效益和经济效益的情况，以便于汇集城建档案利用效果实例，编写城建档案利用效果典型实例汇编。

综上所述，城建档案管理部门做好城建档案利用数据统计工作是必要的，通过它可以反映城建档案利用工作的一个侧面，但更重要的或今后要注意的是要做好城建档案利用效益信息的反馈工作，了解、收集城建档案的实际利用效益，以便进一步加强城建档案管理，做好城建档案信息资源的开发利用工作，使城建档案管理部门更好地为社会各界和经济建设服务。