综合档案室整体搬迁的问题及对策

随着新城、新区的建设及办公用房的清理，很多单位的综合档案室面临着整体搬迁的命运，在搬迁的过程中，如何制定科学的搬迁方案，如何清理改制单位的遗留档案，如何保证档案的安全、完整，成为很多档案员甚至分管领导面临的重要问题。慈溪市供销合作社联合社的档案室顺利搬迁具有一定的代表性，本文以此为例，就单位综合档案室整体搬迁的问题及对策进行阐述，希望能为机关、企事业单位提供档案室整体搬迁的策略及借鉴方法。

一、档案室整体搬迁面临的问题

档案室的搬迁是一个系统工程，稍不注意就会造成档案的丢失、损毁，给国家财产造成损失。市联社在档案室搬迁过程中同样面临着许多困难，制约着搬迁工作的进程。

（一）全宗数量众多，档案数量庞大。市联社历史悠久，系统庞大，2003年前，28家改制企业的档案主要是文书档案和会计档案，其中有案卷目录的文书档案17000余卷，会计档案58000余卷，另有未整理、无案卷目录的档案约30000卷，时间跨度长达50余年。

（二）搬迁时间紧迫，工作任务繁重。由于单位的整体搬迁计划、时间已经制定，为了保证整体搬迁工作的顺利进行，档案室必须根据市联社统一要求，在两年内完成本级及下属单位部分档案的重新整理、鉴定、销毁、进馆和搬迁工作。

二、制定搬迁前各项工作措施

如何保证搬迁工作的保质、保量、按期完成，成为市联社和档案局共同关心的问题，必须拿出具体的方案及措施。

（一）结合实际，制定科学的搬迁方案。档案室的搬迁不同于一般办公室的搬迁，必须结合实际，调查研究，制定切实可行的搬迁方案。一是统计档案情况，对28家改制单位的档案门类和数量建立台账，做到心中有数。二是制定一个统一的鉴定标准，根据相关法律法规制定文书档案和会计档案的鉴定标准，供具体的档案整理人员把握。三是预测工作量，预测一个人一天的工作量，根据时间倒推算出总的工作量。四是制定搬迁预算，把人工费、消毒费、搬迁费等列出一个具体的预算供领导参考。五是采取实体整理与电子条目的录入同期进行，为后期的档案利用创造便利条件。

（二）领导重视，人力物力财力予以保证。市联社领导对本次档案室整体搬迁给予高度重视，多次召开专题会议，讨论搬迁策略，对搬迁过程中可能会出现的突况研究预警方案，并成立了以主任为组长，分管副主任为副组长，专兼职档案员为成员的档案工作领导小组和鉴定小组，落实搬迁经费、整理场地，配备必要的档案装具，做好档案整理人员的后勤保障工作。

（三）监督指导，事前事中事后全程跟踪。档案局对市联社的档案室搬迁给予大力支持。一是事前对所有档案提出整理指导意见，进馆单位的档案经整理鉴定后安排进馆，其他改制单位档案整理后搬迁到新办公大楼，经鉴定失去价值的档案按规定预以销毁。二是事中对整理过程中的具体情况加强业务指导，制定分类方案、档号编制方案，做好档案软件的维护及案卷质量的把握。三是事后对档案进行评估，提出处置意见。对符合进馆标准的5个进馆单位的2161卷档案及时接收进馆，对其他改制单位未到保管期限的31325卷档案经消毒后搬到新档案室，对80070卷已到保管期限的档案经鉴定备案后销毁。

（四）创新方法，改制企业档案分类管理色彩化。由于档案数量众多，进行全文扫描的工作压力太大，改为录入电子条目。为了便于快速查找档案实体，档案室对案卷目录和存放档案实体的档案柜实行了色彩化管理，即在档案案卷目录上分别用红色、绿色、橙色等不同颜色进行一种或几种搭配色彩的标识，同时在对应的档案柜上也用相同的颜色进行标识，做到分门别类、色彩鲜明、一目了然，以便档案员分类管理，快速查找，在以后的档案利用中发挥了巨大的作用。

三、档案室整体搬迁的体会及借鉴意义

市联社的档案室整体搬迁为我们提供了一个基层档案室，尤其是有大量改制企业档案的档案室搬迁成为指导借鉴的范本，为后来指导贸粮局、公共资源交管办等单位的档案室整体搬迁起到了借鉴的作用。

（一）领导重视、积极参与是搬迁工作的基本保证。市联社档案之所以能在规定时间内顺利完成搬迁，是得到了领导的鼎力支持，落实人力、物力、财力，聘请专业整理人员，配备设施设备，提供经费保障，还多次亲临整理现场，帮助解决实际问题，同时加强与档案行政管理部门的沟通联系，共同探讨、制订、修改搬迁方案，为搬迁工作的圆满完成提供了组织保障。

（二）全程监督指导是保证档案质量的必要措施。档案局对本次搬迁整理提供事前事中事后全程跟踪指导，无论是宏观的方案的制定、制度的建立、标准的修改，还是微观的检索工具、统计台账的建立，编研材料的撰写，档案实体的搬迁、上架、保护，都从专业角度提出中肯意见，保证了档案的安全和完整。

（三）搬迁过程中不间断查阅利用是档案发挥价值的重要手段。档案整理的最终目的是提供利用，为领导决策、编史修志、保障民生提供服务。即使在搬迁整理过程中，也要不间断查档，尽量为广大群众提供服务。市联社利用经整理的改制企业档案电子条目，为338人享受精减退职待遇在档案中找到了原始依据，为133人找到了部分原始档案。在搬迁过程中还同时为资产处置、人员安置、社会保险、编史修志提供了大量第一手的原始资料，尽最大可能地发挥了档案的利用价值。

（作者单位：浙江省宁波市慈溪市档案局）