材料供应精细化管理

摘要：材料供应是一个公司运营管理中非常重要的一环，我们这里仅对供应链的一部分即从供应商开始到仓储到制造环节进行管理，通过管理可以有效提高采购供应的效率，降低库存水平，减少运作成本，提高公司效益。通过强调“敏捷”与“动态”管理，最终实现优化库存。这就是电气公司材料供应精细化管理所要达到的目标。

关键词：精细化管理；采购；库存；价格；备案；审核；监督；管理现代化

中图分类号：U214.08 文献标识码：A 文章编号：1001-828X（2013）07-0-02

一、材料供应精细化管理的理论依据

1.执行公司会计标准——《公司内部控制基本规范》、《公司内部控制配套指引》

（1）明确采购活动中的主要风险

采购活动中的主要风险有采购计划安排不合理，市场变化趋势预测不准确，造成库存短缺或积压，可能导致公司生产停滞或资源浪费；供应商选择不当，采购方式不合理，招投标或定价机制不科学，授权审批不规范，可能导致采购物资质次价高，出现舞弊或遭受欺诈；采购验收不规范，付款审核不严，可能导致采购物资、资金损失或信用受损。

（2）采购环节关键内部控制点的确认

公司首先明确职责分工。公司应建立采购业务的岗位责任制，明确相关部门和岗位的职责、权限，确保办理采购业务的不相容岗位相互分离、制约和监督。

其次是明确购买环节的关键控制点及控制措施。公司应当建立采购申请、预算审批、供应商评估等制度，按照市场情况和采购计划，采取招投标采购、询价或定向采购、直接采购等方式进行采购；公司应当建立严格的采购验收制度等。

最后是付款环节的关键控制点及控制措施。公司应当加强采购付款的管理，完善付款流程，加强对采购活动的会计系统控制。

2.公司运营管理——库存管理与计划

库存管理与计划是公司能否获利、能否达到成本目标以及满足客户需求的关键要素。通过库存管理，可以提高公司的资产报酬率以及库存周转率，这是衡量一个公司管理业绩的主要指标。通过库存管理，可以在库存成本的合理范围内满足客户的需求、平衡生产需求。

3.公司生产管理——生产组织与现场管理

（1）生产现场是材料的直接使用地

材料质量的好坏直接影响产品的质量，材料的缺损或价格的高低直接影响产品的成本以及公司利润。通过材料的直接使用者对材料在品质、价格方面进行监督才是最有效的。

（2）生产现场是材料最大的浪费地

过多的成品、半成品、零件以及物料的存货，是不会产生任何附加价值的，反而增加了营运的成本，因为它们占用了空间，需要额外的机器或设施。这就需要公司加强管理，降低生产现场存货水平。

（3）5S管理

通过5S管理，可以减少生产现场材料的浪费，使不合格品及过多的库存显现，能够快速识别材料缺斤短两的问题，改善现场的物流并且能以简单的方式解决，使质量问题可视化，改善了工作效率，降低了生产成本。

二、电气公司在材料供应精细化管理方面的基本做法

1.材料价格备案制度

（1）基价的确认

以2011年各类材料价格为基础，对列入价格备案范围的材料进行重新招投标、询比价，并将此价格作为基础价格计入计算机管理系统。如果新购买的材料价格在入库时超过了基础价格，系统将不会通过审核。

（2）成立价格监督委员会

主要职责是参与招投标、监督价格是否合理、是否存在质量问题等。强化价格的全过程控制。从材料招投标开始，到材料到货验收入库，到生产车间领用，最后到财务审核报销，每一个环节都要进行价格控制。

（3）建立审核监督及责任追究制度

强化了财务部以及各生产车间的监督职能。财务计划部定期对材料价格变动情况以及材料验收入库情况进行审核，如有异常变动或材料价格未经审批擅自提高价格的，或者仓库保管人员不履行验收程序给公司造成损失的，将追究相关人员责任；各生产车间每天对领用材料价格进行审核，对存在的问题及时反馈。

2.材料供应及库存的精细化管理

（1）强化了材料采购的审批及购买程序

首先电气公司的材料计划强调准确性。由于电气公司使用的材料繁杂，必须保证材料计划的品名、规格、型号准确，否则会造成极大的浪费，为此电气公司材料计划由生产车间提出并经相关管理部门人员或专家确定；其次机动供应部在采购材料时应根据集团公司的有关采购招标制度执行，请购、选择供应商、确定采购价格须经生产车间、纪委、相关部门及公司领导签字确认。

（2）强化了材料的出入库管理

首先强化材料数量的准确性。在实际执行中，电气公司主要强化材料的检斤制度，如要求领用电缆的生产车间对电缆米数进行测量，看长度是否够；再次取消了生产车间的二级库房。因为二级库房会造成大量的账外资产，不好管理。

（3）材料的库存管理

首先电气公司是集团公司最早实行库存计算机管理的公司，运用计算机管理库存，可以实现最高或最低库存量的控制；可以对超储积压材料以及存在质量问题的材料进行重点管理，对造成超储积压以及存在质量问题的材料实行责任追究制，并进行赔偿。通过实施这一制度，2010年以来电气公司超过一年以上期限的超储积压材料没有增加。

（4）材料库存的5S管理

为了使库房管理更符合现代库房管理的需要，电气公司按照有利于生产的需要重新设置库房，将库房搬到生产车间，从而大大提高了领用材料的效率；同时有效利用库房空间，将库房加层，节约了空间；三是对材料的摆放实行超市化管理，使其更便于取用。

（5）对采购及保管人员的素质提出要求

作为物资管理的重要部门，不断提高采购及保管人员的执业水平，是公司义不容辞的责任。为此，电气公司对采购及保管人员的素质提出要求，在业务能力、服务态度以及职业操守等方面加强培训与考核，保证各项制度的执行，从而提高公司材料供应及库存管理水平。

（6）强化财务监督考核及执行力

我国的公司中非常普遍的问题是并不缺少制度，而是缺少执行力。多年来电气公司一直在强化绩效考核以及制度的执行力。在材料供应及库存管理中，公司加强了财务的管控力度，降低了公司经营风险，使材料供应更好地满足生产发展的需要。

3.废旧物资回收的精细化管理

（1）部门的管理

由机动供应部、财务计划部及相关生产车间建立废旧铜材回收账目，按期对各车间废旧铜材数量、金额进行核对。

（2）废铜回收流程

生产车间根据每台电机、变压器的规格、型号以及修理项目核定理论回收废铜量，并将回收的铜线以及由相关责任人签字认可的废铜回收单上交机动供应部；同时车间根据每台电机、变压器回收的废铜量考虑损耗后，机动供应部为其领用新铜线。通过上述按单台电机、变压器核算新旧铜线的管理措施，一方面细化了废铜回收方式，有效地避免了废铜的流失；另一方面也控制了新铜线的领用量。

（3）有效利用废铜方法

为了有效地利用废铜，近几年电气公司主要采取委托加工的方式，将废铜线加工成可利用的新铜线，为公司节约了大量采购资金，同时也降低了成本；为了控制废铜的损失，电气公司对扣渣比例严格核定，甚至组织相关部门和人员亲自对回收的废铜进行扣渣比例测定。

（4）将废铜回收纳入到绩效考核体系

各部门、各车间废铜回收所得绩效考核分值是比较大的，并且奖励的力度也较大。这也最大限度地调动了职工的积极性。

（5）加强了财务监督与管理力度

在整个废铜回收过程中，都有财务的监督，有效地防范了风险，提升了管理效能。

4.建立库存盘点制度

电气公司的库存盘点不流于形式。财务计划部每年对库存材料进行盘点时，首先根据盘点表核对货架中的材料卡片，然后再核对实物数量，如发现账、物、卡不符现象，及时进行核实，查找原因，并在盘点表中注明。特别关注列入A类材料的账实不符现象。其次，公司建立积压、超储物资责任追究制，对于库存超过一年仍未使用的材料将追究相关人员责任。

盘点工作完成后，由财务计划部出具电气公司库存盘点情况报告，上报公司经理，提出存在的问题并加以解决。通过对库存盘点的有效管理，优化了库存，使电气公司库存质量状况得到了根本改善。

5.运用用友计算机管理软件进行采购及库存管理

运用用友计算机管理软件进行采购及库存管理，实现了许多在手工状态下无法准确实现的管理功能，消除了人为因素的影响，为采购及库存管理的规范化、科学化奠定了基础。

电气公司采用计算机管理采购业务，除使业务流程更加规范外，实现的主要管理功能有：对最高进价进行控制，如果价格超过设置的最低价格，系统将无法通过，可以使电气公司对材料价格备案制度进行更好地管控；采购订单审批权限：对于不同的签单金额会有不同权限的人员进行审批，当发生大宗采购时，采购业务员录入订单后，需要采购部门经理、公司经理进行审批，符合公司的权职划分；订单执行情况的监控等。

电气公司采用计算机进行库存管理，可以及时掌握库存情况，有利于生产车间对机动供应部材料价格、供货质量等更好地进行监督，也就是计算机管理软件强调解决的“敏捷”与“动态”，最终的目的是优化库存。这就是电气公司材料供应精细化管理所要达到的目标。

参考文献：

[1][英]泰勒，布拉特.生产运营与供应链管理--精益方法[M].清华大学出版社，2004.

[2]王锋.发展财务战略研究[M].北京：中国经济出版社，2006.