政府机关OA办公系统应用现状及改善对策

摘要：在信息网络化的时代，各种各样的数字技术以及自动化技术层出不穷，OA办公系统的出现在技术上为企事业单位以及高校的建设中做出了重要的贡献，提高了办公方面的专业化水平和质量。OA办公系统就是办公自动化系统，它是用网络和OA软件一起建立的一个单位内部的办公通信平台，它的用处是用来辅助办公的。文章通过对当前政府机关OA办公系统应用现状的分析，针对政府机关OA办公系统应用提出合理化的建议和改善的措施，从而提高我国政府机关的办事效率。

关键词：OA办公系统；应用现状；对策

随着近年来我国办公自动化体系的建设，OA办公系统在政府机关的应用成为科技发展的新趋势。OA办公系统在政府办公方面的应用有效地提高了政府的办公效率以及工作水平，让政府更好的为人民服务。政府机关的OA办公系统要跟上时代的变化和科学技术的更新，保障以低资金投入获得高效益的回报，让我国的政府机关的OA办公系统的建设有一定的发展方向。

1 我国政府OA办公系统的应用现状分析

在科技发展的今天，OA办公系统已经运用到政府机关的办公过程中，提高了机关的办事效率和人员的管理水平。政府不同于企业，但是对于办公自动化软件的需求可以说是大同小异，因为OA办公系统本身的价值就是体现在更好的组织和管理上，凡是社会上的组织单位都需要OA办公系统，只不过他们的侧重点不同而已。

政府OA办公系统是实现机关内部各级部分之间以及机关内外部之间办公信息的收集与处理、活动与共享、实现科学决议计划的具有战略意义的信息系统。政府OA办公系统的总体目标是通过科技和通讯水平为主要的手段，在政府部门建立一个覆盖政府办公部分的办公信息系统，以提高政府与其他计算机网络之间的信息交流，建立起质量较高的政府信息网络，为政府领导提供合理的决策。

办公自动化系统应用内容包括收发文审批签发治理、公文流转传递、政务信息采集与等应用，是以网络为基础、以工作流为中心，提供了文档管理、电子邮件、目录服务、群组协同等基础支持，实现了公文流转、流程审批、会议管理、制度管理等众多实用的功能，极大地方便了工作，规范了组织管理、提高了工作效率。在当前我国的政府办公系统工作内容管理中，公文和会议的管理是最重要的。实现政府机关办公自动化和提高政府机关办公效率的关键所在就是实现会议和公文的办公自动化水平，政府机关单位办公自动化系统均以公文处理和机关事务治理为核心，因为各个机关单位的业务和职能各不相同，所以对于OA办公系统的需求也存在差异。

2 政府机关OA办公系统应用中的主要问题和改善方法

OA办公系统操作时利用Internet技术，为单位内部人员提供快速便捷的共享信息，高效地协同工作，相比起来比过去的手工办公方式更能实现迅速、全方面的信息采集、信息处理、让管理更方便。但是由于现代科技飞速发展的弊病，不免又存在着一些相关的问题，针对OA办公系统的重要性，要积极应对改善。

2.1 网络的安全问题

由于政府机关实现了办公的自动化之后，对于信息技术的依赖更加的强烈，计算机网络成了办公的主要工具，因此计算机网络在使用的过程中不能中断，所以在政府机关OA办公系统使用中，除了保障网络的正常运转之外，还要对计算机网络进行专门的监管和修护，让专业人员进行技术的检测。目前OA办公系统中最重要的就是安全问题。政府机关的办公涉及国家的机密，安全是最大的问题，而目前我国的网络安全的维护还存在一定的问题，而安全防护方面的技术还不全面。产品相对较少，并不能满足政府机关部门办公对安全的需要。

2.2 增强系统信息的安全管理

政府机关的信息属于国家的机密，而办公的主要内容是公文和会议的管理，这都属于内部的保密信息，因此信息的安全十分重要。而目前的网络应用十分广泛，政府机关人员已经普遍的使用网络工具，也成为了获取信息的重要途径，因此解决政府机关OA办公系统的安全问题迫在眉睫。所以在机关实现OA办公自动化系统以后，针对各科室的工作人员，由管理员给其注册一个身份文件，一个口令，上网时只能看到符合其身份权限范围内的机关内部上传下达的各种信息，这种身份限制就减少机密信息的泄露，通过系统中的密级管理引擎，实现人员密级（内部、秘密、机密三种）和信息密级的对等管理，确保高密级信息不向低密级传递。

2.3 电子文件与电子签名的法律效力问题

在政府机关部门使用了OA办公系统之后，政府人员的文件都以电子档的形式传送，政府人员为了增强办事的效率会在电子档案上进行签字，以便于档案传递的快捷性和办事的速度。但机关人员在电子档上签名的法律效率问题也成为政府机关OA办公系统应用中一个不可忽视的问题。电子的签名是利用电子技术进行签名，但其中涉及到有关的签名的法律效力问题。纸质的签名可以为问题的处理提供一定的法律依据，如果出现法律问题。则有迹可循，但电子签名包含着技术层面的问题，因此没有纸质的签名更有法律效力。在OA系统验证签名时，首先验证制章者的签名数据，保证印章本身合法、真实；验证通过后，用签章者的数字证书解开签章签名值，得到签章Hash值，然后对已签文档的Hash值和签章信息进行二次Hash运算，与解开的签章Hash值进行比对，从而验证签章是否可信。同时由于签章者的私钥是唯一的，所以通过解签名达到了认证签章者身份的目的，使其不可抵赖。在验证文档时，计算当前文档的Hash值，然后和已签文档的Hash值进行比对，便可以判断文档的真实性。

2.4 OA办公系统的研究和保障问题

在政府机关的办公过程中应用OA办公系统是为了提高工作的办事效率以及为人民服务的水平，因此必须保障OA办公系统的研究，不断地加强OA办公系统在政府机关部门工作中的作用，在政府机关的工作中发挥重要的作用。为了保障OA办公系统在政府机关部门工作汇总正常的运行，必须加大对OA办公系统的研究和技术的不断开发，把新型的技术和新型的系统应用到OA办公系统中，改善OA办公系统的运行环境，才能跟的上时代的发展和科技的进步，才能不断满足政府机关工作人员的工作要求。

2.5 加大对OA办公系统的资源投入

为了保障OA办公系统研发的顺利进行以及在政府机关工作中正常运转，政府部门必须做好资源的投入。在OA办公系统的开发中，投入足够的人力、物力和财力资源，给予一定的技术支持。OA办公系统在政府机关办公的运用过程当中，必须要投入一定的财力，对OA办公系统进行定期的维护和保养，对信息的安全进行检测。在OA办公系统的设计和安装上也要投入_定的财力给予支持。在OA办公系统的设计和技术研究上，要投入大量的人力资源，建立专业的技术人才队伍，开发研究新型的OA办公系统的技术，促进OA办公系统技术上的更新，满足政府机关人员的办公需要。在OA办公系统的配套资源上也要投入相应的财力，运行OA办公系统所需要的电脑的硬件设施以及软件系统等等。

2.6 培训专业的OA办公系统管理人员

OA办公系统在政府机关的应用当中，对OA办公系统进行管理的专业人员是必不可少的，其中要参与到OA办公系统的设计与研究，还有系统的维护当中。因此政府机关也要培训相应的技术管理人员来保障OA办公系统在政府机关部门的有效运作。另外政府有关人员也要对OA办公系统熟练地掌握，在日常的办公中经常用到OA办公系统，必须加强对OA办公系统知识的掌握和熟练的运用，对人员进行专业化的培训，让他们在OA办公系统应用中的知识有所提高，对人员进行定期的专业培训，培训的内容包括对OA办公系统的使用注意事项、具体的应用方法以及设计的理念等专业方面，力求达到政府机关的每位工作人员都能熟练地应用，从而提高政府机关的整体办事效率，实现为人民服务的目的。

3 结语

OA办公系统的应用改变了过去复杂化、低效率的办公方式，实现了信息采集和整理的迅速和全方位的功能，为领导的管理提供科学的决策和准确的信息依据，在办公的过程中运用现代电子技术的管理理论，融组织、控制、情报以及通信等为一体协作办公，实现办公信息采集和整理的科学化和自动化，从而保障部门工作的高效率。

由此可见，OA系统在政府机关的应用是发展必然需求，OA办公系统在政府机关中的应用大大的改变了传统的低效率的办公方式，有效地提高了政府机关部门人员的工作效率和办事的水平，为提高政府工作职能提供了重要的技术保障。