Excel在房产数据管理中的应用

摘 要：Excel是Office办公软件的核心组件之一，具备强大的数据处理工具和数据处理功能，在越来越讲求效率的时代里，Excel在房产领域已得到了广泛的应用。将阐述在房产数据管理中利用Excel工具进行处理，提高房产管理人员的工作效率。

关键词：Excel；房产管理；房产数据；应用

中图分类号：F49

文献标识码：A

文章编号：1672-3198（2013）15-0164-02

1 前言

在高校的各项管理职能中，房产管理是其重要的组成部分。根据国家和学校的相关政策，运用科学的管理手段和方法，对传统管理模式进行改革，目的使学校的房产资源保持良好、高效运行状态，尽可能地改善教职工的居住条件和满足、优化他们的工作环境。随着高校的扩增，导致房产数据量的膨胀和工作的复杂化，从而对高校房产管理工作者提出了越来越高的要求。面对大量的房产档案信息采集、整理、统计、分析工作，很多高校的房产管理工作仍在沿用台账式管理和单机信息式管理模式，由于传统的管理方法效率低、质量差，已不能满足新形势下房产管理工作的需要。因此建立一套与高校发展相适应的房产管理体系，是高校房屋管理部门努力奋斗的目标，也是信息时展对其提出的要求。为此，采用现代化办公系统，结合相关资产管理软件，实现房产管理工作的高效运转，成为高校房产管理发展的必然方向。但多数软件比较复杂，对从事房产管理工作的人员，在软件专业知识方面提出了很高的要求，这阻碍了房产管理的自动化趋势，也不利于这个领域整体管理技术水平的提升。Excel是Microsoft Office办公软件最为重要的组成部分之一，其主要特征是操作简便，应用广泛，是实现高效数据处理行之有效地办公自动化处理软件。下面谈谈如何运用Excel软件做好高校房产档案信息管理工作。

2 Excel房产数据库构建

2.1 数据整理与范围设定

在进行房产数据整理时，经常会碰到一些格式的转换，如日期转换，字符转换，数据格式转换以及逻辑的判断等，因此就会采用相关函数：

（1）日期处理函数，如根据日期提取年、月、周的数据：Year，Month，Week；（2）字符串处理函数，如提取字符串中的某一内容：Left，Mid，Right；字符串联结，Concatenate；（3）数据格式转换函数，如将数字强制转换成文本：Text；（4）逻辑判断函数，如条件判断：If。为了操作简便，高效，基于高校房产资料中有关房屋面积、使用年限等数据都在一个小的范围内，因此采用数据菜单中的有效性命令，对这些数据表项设定为相应的范围和格式，比如房产数据中的常出现银行账号和身份证号码，因为它们的位数较长，在输入到Excel表格中，就会出现后几位变为零，这与数据的格式有关，这时只要选中相应单元格或列，单击鼠标右键选择“设置单元格格式”中“数字”选项卡，在“分类”中选择“文本”选项，所输的数据就会变成文本格式，银行账号和身份证号码的后几位就会显示出来。

2.2 根据数据特征进行分类

在输入数据时要根据数据的类型进行分类操作，这对于保证输入数据的准确性具有重要意义。房产数据处理时也会经常采用函数Vlookup对其进行分类。如按照房屋的面积进行分类时，首先建立一张字典表，然后在数据库里面的目标单元格中输入函数Vlookup，同时设置函数参数，再对整个字段进行填写，就可以根据字段房屋面积获取其相应类型。

3 Excel房产数据处理

数据库建立好之后，就可以充分利用Excel强大的数据分析功能，灵活方便地对数据进行处理。下面介绍几种常用的处理方法。

3.1 对数据进行比对处理

采用Excel的数据透视表工具，就可以对数据库中归类的数据实现对比处理。首先将鼠标定位到“数据表”，单击左键“插入数据透视表”，同时根据需要选择表中的筛选字段、行标签、列标签等。对比处理时，在列标签应该选择时间字段。另外，为比较数据大小，可以采用排序方法，首先选中所有数据，鼠标点击菜单中的“数据”选项中选择排序，在排序对话框中，选择“升序”或者“降序”，再选择“有标题行”或“无标题行”，最后选择要排序的“主要关键字”，“次要关键字”……，点击“确定”完成，数据会按照你的需要排序。

3.2 数据趋势处理

在房产管理过程中，对数据趋势进行分析处理是对房产资料进行统计与分析其中规律的一个常用方法，通过趋势化处理，可以清楚直观地反映出房产数据的变化趋势。在Excel建立趋势处理过程中，同时要制作数据透视表，并且为了更能直观地进行分析，还要画出相应辅助图，如“折线图”、“柱形图”等。

3.3 数据统计处理

利用Excel提供的强大数据管理功能，在其加载宏中还提供了分析工具库。启动Excel，在工具菜单中找到数据分析命令，浏览数据分析工具（方差分析，F检验，T检验等），使这用些分析工具时，只需指出数据所在的单元格区域和提供必要的参数，该工具就会自动对数据做出处理，并给出相应的结果，使繁琐复杂的统计工作瞬间完成。

4 数据的更新与保护

在房产数据库按要求建立完成后，根据需求还要对数据进行不断地更新工作。在数据库动态更新过程中，只需在数据表末端标记出相应记录，数据库通过相应软件就会智能地将标记数据记录加入其中。另外在修改数据后，如要更新数据透视表或数据图，只需要在任意表内，单击“更新数据源”，则所有基于数据库的透视表或图都同步更新，操作方便快捷。另外，为了防止数据的掉失和误操作改写已录入的数据，可以通过选择单元格属性中的保护功能和主菜单中的工具保护功能的组合，对初始录入的成绩进行锁定，达到对成绩的保护。

5 结语

Excel具备灵活简便、功能强大的数据处理功能，同时其数据库的维护和更新也非常简单，数据库也相当安全，从而弥补了常用房产管理软件薄弱环节。另外凭借Excel还具备更多的数据处理功能，结合房产人员在工作中不断发挥的创新性，这对于实现房产管理办公现代化、提高房产管理效率具有重要意义。

参考文献

[1]张瑞君译.EXCEL在房产管理中的应用[M].北京：人民大学出版社，2007.

[2]廉洁.浅谈Excel应用技巧与财务数据分析[J].无线互联科技，2012，（8）：87.