做好新形势下的园林监理档案工作

园林建设监理资料是园林工程实施过程中形成的，是反映建设监理服务质量和工作水平的重要依据，是监理单位实施建设监理的真实写照，又是监督承包商按建设施工合同要求控制施工质量、投资、进度的实际记录。监理单位必须结合工程的特点，建立一套档案管理制度，并在实践中不断完善，为园林工程建设服务，为园林档案的整体管理打下良好的基础。

一、园林监理档案工作存在的问题。一是强调抓园林工程实体质量而忽视工程档案管理。对绿化工程而言，植物、小品等本身是“硬件”，而工程资料只是一个“软件”，往往容易被忽视。所以在园林建设过程中，更多的精力都放到了前者上，抓进度，抓质量，抓关键目标的实现。经常是等到面临验收了，才开始想到档案资料问题，于是抽调人员，加班加点进行突击。二是档案材料收集不全，不规范。在实际工作中，一些园林监理档案人员不按规定的管理流程办理，违反规定程序，不符合档案规范要求的操作不胜枚举，给园林档案的利用带来了一定的困难。三是监督人员素质参差不齐，监理意识不强。现实中好多园林项目的竣工验收，具有“三控制”“两管理”“一协调”完整内容的监理档案很少，大部分仅有体现控制质量的资料，如工序报检、材料进场报检、抽检、复检等，监理指令几乎没有。有的甚至仅凭口头指令，虽在施工中实施，但无文字依据。

二、做好园林监理档案工作的建议。一是明确园林建设工程监理文件的归档范围，提高归档质量。根据国家标准《建设工程文件归档整理规范》的规定，建设工程监理文件归档范围主要包括：（1）监理规划；（2）监理月报中的有关质量问题；（3）监理会议纪要中的有关质量问题；（4）进度控制；（5）质量控制；（6）造价控制；（7）分包资质；（8）监理通知；（9）合同与其他事项管理；（10）工作总结。为提高归档质量，第一，归档的监理文件应为原件，工程文件必须真实、准确，与工程实际相符合。第二，监理文件的内容及其深度必须符合国家有关工程勘察、设计、施工、监理等方面的技术规范、标准和规程。第三，监理文件应采用耐久性强的书写材料。第四，监理文件应字迹清楚、图样清晰、图表整洁、签字盖章手续完备。第五，监理文件文字材料幅面尺寸规格宜为A4幅面（297mm×210mm）。图纸宜采用国家标准图幅。第六，监理文件的纸张应采用韧力大、耐久性的纸张。第七，监理文件所有竣工图均应加盖竣工图章。第八，利用施工图改绘竣工图，必须标明变更修改依据。二是实现园林监理档案信息的现代化管理。要实现具有园林监理特色的办公自动化管理与必要的人工管理的有效结合；要积极参与当地档案行政管理部门组织开展的档案工作达标升级活动，促进园林监理业务档案的优化管理。三是坚持4个原则。第一，总监理工程师负责制原则。《建设工程监理规范》规定“建设工程监理实行总监理工程师负责制。”并在第7.4.2条写明“监理资料的管理应由总监理工程师负责”。因此，总监理工程师对监理业务档案的真实性、准确性、完整性、系统性负有首要责任。第二，责任终身制原则。监理业务档案是保证工程监理质量的基础。因此，国务院《建设工程质量管理条例》确立的责任终身制原则同样适用于监理业务档案的管理，也应该适用于园林监理档案的管理。第三，真实可靠性原则。档案的本质属性在于真实，监理工作的基本要求也在于保证真实。作为园林监理人员，不仅要有完备的园林专业知识和技能，而且应当具备良好的职业道德。保证自己监理工作范围内所形成的档案材料真实、可靠。第四，及时有效性原则。园林监理档案应当随着工程的进展同步形成，并及时整理，监理人员完成签证、验收等监理工作的同时，就形成相应的档案资料，应该成为衡量其工作称职与否的内容之一。

园林建设监理资料的管理是一项综合性、业务性，技术性都较强的工作，不仅需要监理单位在机构建设、人员配备和制度建设上加大管理力度，更需要包括项目总监、各专业监理工程师、监理员、见证员在内的各级监理人员自觉遵守建设工程监理档案管理原则，在履行各自监理职责的同时，树立档案意识，规范档案管理，从而提高建设项目档案管理水平。

（作者单位：唐山市园林绿化管理局）