档案利用数据统计与实际效益

收集和管理档案的根本目的，除了不使其散失和安全保存外，主要是为了开发与利用。而在档案信息资源开发利用工作中，存在着传统式的被动服务形式和不重视档案信息反馈的两大问题。本文针对问题，结合工作实际，重点对档案利用数据统计与实际效益作一探讨。

一、当前，在档案信息资源开发和信息反馈工作中存在的主要问题

（一）局限于档案利用数据统计，不求档案的实际效益。各地各级档案行政管理部门，每到年终在要求基层档案馆（室，下同）编制年报，了解档案利用情况时，只需统计几个利用数据，如利用人数、利用档案卷（册）数、页数及复印数据数等，而不了解通过档案信息资源的开发与利用，从而影响应获得的社会效益和经济效益。

（二）档案信息资源的开发和利用，可分两个阶段。第一阶段，又可称初级阶段，即利用者到档案馆查（借）阅档案或档案馆主动为利用者提供档案，这时只反映档案利用情况；第二阶段，又可称为高级阶段，即档案通过利用者在工作、学习、生产等社会实践中的利用，不同程度会产生一定的社会效益和经济效益，也就是体现了利用档案的作用和价值，通过学习反馈而求得。而要取得这种信息，事先必须有所了解和掌握，即在利用时有目的地作些深层次了解，并一一记录在案，以利日后跟踪调查。

（三）有了利用实例，不求汇集编发重返社会。有些馆虽也注重档案利用信息反馈工作，收集有价值的档案利用实例但只是作为档案目标管理认证和达标的材料，因此收集后就将实例束之高阁，不汇编发表，从返社会，影响档案信息资源的开发和利用。如果将利用实例编发，不但会促进档案的开发利用，使社会和全民更加认识档案、了解档案，使档案的使用价值得到进一步发挥，而且可大大提高档案的社会地位和知名度。

二、档案馆在了解和掌握档案利用实际效益上下功夫

（一）有利于档案的鉴定工作。众所周知，档案的保管期限定为永久、长期、短期三种，档案到了规定的保管期限，就要组织鉴定，确定其销毁还是延长保管期限。而的哪敢的价值是鉴定时必须考虑的一个重要因素。档案利用频率高、周期长，即使已到规定的保管期限，也应继续延长其保管期限；反之，档案利用频率低，保存价值不大，即使未到规定的保管期限，亦应降低其保管期限。通过两套档案利用的实际效益，大大有利档案的鉴定工作。

（二）有利于了解档案的价值和作用。但了解档案是否具有保存价值，最重要的一点是要提供利用。如果档案不再利用，最有价值的档案也就失去保存的意义。而只有通过档案的利用和开发，才能了解档案的价值。过去不少单位和领导，为什么对档案工作不够重视和支持，主要一个原因是档案部门长期处在“封闭”状态，单位和领导也认为档案不能给本单位出效益、出成果。其实无数事例证明，这完全是一种偏见和误解。有保存价值的档案，一般都具有利用价值，但其价值的大小，必须通过利用，一旦利用一定会产生一定的社会效益和经济效益。

（三）有利于编发档案利用实例，加大档案宣传工作力度。通过调查和了解收集档案利用的实际效益，取得一个又一个的利用实例，充分体现档案的保存和利用价值，并筛选、整理，编印成小册子，下发至基层和领导，使他们了解档案的作用，这要比空喊几句档案工作重要强得多。

（四）有利于了解和掌握档案利用信息，进一步拓宽档案利用工作的渠道，最大限度地发挥档案的价值和作用。通过实际效益的调查和收集，可以进一步了解社会和市场对档案利用的需求和利用者的心理，从而改进我们的服务形式，拓宽利用渠道，使更多的利用者了解档案，熟悉档案，利用档案，为社会主义现代化建设服务。如果我们不重视调查和收集档案利用的实际效益，档案利用渠道就无法拓宽，亦影响档案价值作用的充分发挥。

三、开发利用档案信息资源，获得档案实际效益的基本做法

（一）建立用户联系制度。档案在查（借）阅时，一般不会产生效益，而要通过实践，才能反映出档案的实际价值，产生一定的社会效益和经济效益。因此，为了及时利用信息，可以建立用户联系制度，即把用户的姓名、单位地址、联系电话和邮编等一一登记在册，以便与用户联系。档案馆亦可把自己的联系人和联系电话告诉用户，以利用户及时反馈信息。同时，也可定期召开用户座谈会，以利加强与用户联系，改进我们的工作和服务方法，更好地为社会和用户服务。

（二）认真做好查（借）阅登记工作。查（借）阅登记是各馆在档案查（借）阅时必须做的一项工作。在登记时，一要认真负责，按项目一一填写清楚，必须填写的项目不要漏填，二要把查（借）阅档案的利用目的，填写清楚，不可填写的太简单，如“工作参考”等，而应填明作那一项具体工作参考，填明具体内容和将起到的作用和效益，这样便于提供实际效益的线索和确定有否必要进行跟踪调查等。

（三）分发档案信息反馈表。即在用户查（借）阅档案后发给一张档案利用信息反馈表，主要内容包括利用单位、利用人、时间、案卷名称和获取的社会效益、经济效益。特别是效益要写的具体一点，应有时间、地点、任务和具体事例。

（四）实地调查和电话采访。根据用户查阅时登记在案的线索，可以及时到实地调查或电话采访，掌握利用效果的第一手资料。许多用户在各自不同的岗位上，都担负着一定的工作和任务，有时没有时间来编报利用实例，档案人员应主动上门服务，把通过利用档案后所产生的社会效益和经济效益情况搞清楚，便于编写。

（五）及时编发档案利用社会效益、经济效益实例。反馈的信息仍要通过编辑再重返社会，这样既可进一步宣传档案的作用和价值，又可使社会各界进一步了解档案、熟悉档案，来利用档案。特别要将实例送给有关部门（单位）的领导，使他们认识档案作用，支持做好档案工作。如果把反馈的信息收藏起来，便失去了反馈工作的实际意义。

综上所述，档案利用数据统计是必要的，也说明了档案利用工作的重要性，但更重要的是要了解、收集档案的实际效益，以利进一步加强档案信息资源的开发利用工作，为社会各界和经济建设服务。