试论如何做好高校科研档案的管理与利用

随着高校办学规模的扩大，高校自身科研水平也获得了显著的提高。高校科研档案作为重要的信息资源得到了社会的普遍认同和重视，在高校的教学、科研、管理以及校园文化建设等方面，高校科研档案发挥着越来越重要的作用。科研档案的管理与利用不仅促进科研工作的可持续发展，也是发展高校教育事业的组成之一。所以，我们不能够忽视高校科研档案的作用。

一、高校科研档案工作的重要性

（一）高校科研档案是具有特别价值的信息资源，它不仅将科研活动的整个过程记录了下来，也将科研活动的方法、思想、结果、经验以及其中的创意性举动都一一的记录了下来，从而成为高校科研等项活动重要的参考依据；此外，从立项到研究完毕的整套完整的科研档案，也是一种科学技术的表现形式，也能够成为学科建设、科研以及制定长远的高校科研继续发展规划的依据。最后，科研档案也能够利用到科研项目的产业化过程当中去，能够促进科研成果快速地转化成为生产力。

（二）高校科研档案能够提供给科学研究人员一定的参考意见，避免走过多的弯路，节省科研经费投入，能够更快、更完善地研究出成果。另外，高校科研档案也可以给新教师及科研人员特别是上进的青年教师以帮助，为他们之后的科研活动提供理论依据以及前人的实践经验。

（三）在高校档案管理工作当中，科研档案的质量与规模是高校不同时期科学研究水平的一种记录，也是每一个高校自身科研实力的凭证。是否进行规范化、科学化的科研档案管理，直接关系到科研管理的水平、质量以及效率，并且对高校教学和科研工作的发展也有一定影响。

二、高校科研档案管理工作存在的不足

尽管高校科研档案管理工作受到了高校管理层的重视，但是由于正处于起步的初期阶段，也存在多个方面的不足。

（一）科研档案管理认识未能完全到位

其一，管理层未能完全认识到科研档案管理工作对于高校的重要性，感觉科研档案管理是可有可无的，也舍不得投入较多的经费，并且多数档案管理人员都是兼任，没有专业的档案管理人员；其二，科研人员、档案管理部门也缺乏对科研档案的认识，档案管理意识薄弱，没有制定出符合全局发展的管理与规划，常常出现各自为政的情况，导致科研材料不能够全面、及时地收集，这样对科研档案的完整性也会产生影响。

（二）没有健全的科研档案管理制度，缺乏专业技术人员

就目前高校科研档案管理人员的组成来看，大部分都是其他专业的人员兼任担当，也导致了对于科研档案重要性缺乏认识，能够真正从事档案管理工作的人员可以说是微乎其微。此外，绝大部分高校都没有制定科研档案管理制度，使得管理上缺乏系统性，没有制度的约束，档案管理人员也不知道自己应该做什么、应该收集什么，甚至是科研人员都不知道应该将什么资料上交，也不愿意上交，这也导致了高校科研档案管理工作一度处于混乱状态。

（三）出现了重藏轻用的现象

在高校科研档案管理当中，重保管、轻利用，在档案的收集上一直都是一个认识盲点。很多高校都是凭借对知识产权的保护或者是保持档案的保密性，从而将科研档案“锁起来”，久而久之，档案室成为档案材料堆放的仓库，这对于科研工作后续的开展以及为了社会而服务完全没有帮助。而这一现象与档案管理人员的信息意识、专业水平都有密不可分的联系，并且也是开发利用能力欠缺的一种表现。这一现象的出现也使科研成果无法有效、全面地利用，科研档案的社会效应大幅度地降低。甚至是经过长时间的搁置，失去档案的时效性，科研档案也会导致知识产权流失现象出现。

三、高校科研档案管理和利用的有效途径

（一）理顺程序，建立科研档案的科学管理制度

针对国务院的《科学技术档案工作条例》当中提到的归档要求，才能够对高校科研档案管理工作进行规范，才能够防止科研档案材料散落在外，不能及时收集的现象出现。此外，档案管理工作也需要结合到计划、课题以及成果等诸多方面的管理，才能够走上建档与科研工作相互协调的道路之上，才能够理顺科研档案的归档程序，掌握规律，确保能够系统、准确、完整的进行高效科研档案的收集，以此来确保科研档案归档的效率以及质量得以提高，并且让高校科研档案走上“正轨”。

（二）高校科研档案应当进行现代化的规范管理

在现代化的科研档案管理中，规范化是不可缺少的基础。规范化的管理离不开现代化的管理理念作为理论支持，并且依托现代化的网络技术实现科研档案管理的电子化、网络化，将现代办公技术与科研档案管理相结合，运用计算机、光盘、复印机、多媒体等先进技术和设备参与到科研档案的收集、整理及加工各种科研档案资料的工作中去，从而实现高校科研档案管理的规范化、标准化、系统化。

（三）网络化管理需要现代化技术的支持

现代化的科研档案管理工作并非是传统模式下的单一管理，而是需要满足信息化时代的需求。而系统化的科学管理使得高校科研档案管理的基础在于科研档案能够推动科研工作的进一步发展。所以，在科研档案管理当中需要运用计算机技术、扫描技术、复制技术等，才能够提高档案管理工作效率。在科研档案管理当中运用计算机，才能够实验信息化的科研档案管理。针对科研档案，还可以开通网上咨询为用户提供各方面的信息服务，以此来提升档案服务质量。此外，科研档案资源网络的共享，也是当前高校科研档案管理工作的重点。

（四）增强科研人员的归档意识

作为高校档案部门以及科研部门都应该让科研人员认识到归档工作对于科研的重要性，高校科研人员是科研档案形成的主体，其档案意识的提高，将会使高校科研档案的管理工作迈上一个新台阶，同时也需要明确在科研档案管理方面自己应尽的义务以及享有的权利。科研人员在研究工作中付出了很多，也投入了很多，这些宝贵的科研成果是国家的财富，珍藏并发挥作用是每一位科研人员的义务和职责。

（五）合理的进行高校科研档案的开发与利用

在高校科研档案管理工作的过程中，不可避免的会遇到开发与利用两方面的问题。从目前高校科研档案的使用来看，仍然有不少查阅依然使用手工的形式，与现代化信息技术不沾边，这种方式，不仅浪费了人力，也会耽误较多的实践。有些高校已经投入了计算机等信息设备的使用量，但也仅仅局限在录入文档的目录之上，对于网络化、无纸化、电子化的档案利用依然处于初级阶段。这样的管理，对科研档案的利用效率也产生了影响。所以，目前网络的利用，打开科研档案管理的新窗户，是高校档案管理工作的当务之急。

总之，高校科研档案管理不是一朝一夕就能够做好的工作，首先需要高校管理层、档案管理人员统一认识，采取积极有效的手段，在工作当中不断地找寻创新点，做到与时俱进，将科研档案管理工作不断地完善提高。此外，每一位与科研档案管理工作相关的人员都需要明白科研档案管理工作不是表面功夫，更多的是能够为了科研成果的延续、为了学校的发展提供最优质的服务。

（作者单位：福建福州教育学院）