浅议高校基建档案管理工作

随着教育事业的快速发展，很多高校为适应社会发展的需要，都在努力扩大办学规模，改善办学条件，每年新增的基建项目越来越多，基建档案材料随之增多。基建档案是高校档案管理的重要组织部分，高校建设离不开基建档案，它既是学校建设过程的真实反映和记录，又是学校建设发展的重要依据。高校基建档案管理工作如何在新形势下发挥应有的作用，服务于高校的改革和发展，是摆在高校管理层和档案工作管理者面前的新课题。

一、高校基建档案的现状

长期以来，许多高校对基建档案的收集、整理、归档重视不够，造成了许多基建档案残缺不全，它的作用也得不到有效发挥。高校基建档案建设与管理中目前存在不少问题，主要表现为以下几个方面：

1.领导重视不够，归档意识不强。

目前，大部分高校对教学、科研及文书等档案的归档和管理比较重视，而常常忽视基建档案的收集、归档和管理。基建部门隶属高校的辅助部门，主管领导及基建部门领导对基建档案工作重视不够，这也影响了一些基层管理人员档案意识淡薄，普遍存在着“重建设、轻档案”思想，从而忽视对档案资料的随时收集工作，造成资料收集不全，事后整理基建档案难度加大。

2.档案意识淡薄，编制质量不高。

从已归档的材料中发现，基建档案的质量普遍不高，如图纸表面有污染不清洁、或任意涂写；图纸不按规定要求折叠、有部分缺角；有些归档文件不是原件而是复印件；有的重要文件还有缺少领导签批或无公章现象；更有甚者，B项工程的重要文件会在A项工程案卷中体现，却无文字说明。

不规范的档案编制会对高校基建维修及改建、扩修的后续工作造成不利影响。

3.档案管理不规范，体制不健全。

一个建设项目一般经过决策、设计、招（投）标、施工、竣工等五个阶段，因此基建档案的形成周期长。由于缺乏严格的约束机制和调控手段，许多基建兼职档案人员在保证完成本岗位工作的前提下，不太重视兼顾建设过程中产生文件的收集，因此在收集基建文件过程中随意性大，导致归档内容不真实。如部分项目论证、可行性研究等依据性文件经常与其他事务性文件混杂在一起；对施工过程中设计变更中的一些相关材料在收集时由于对工程专业不熟悉，往往造成疏漏或缺失；有些兼职档案员忽略全过程文件资料的完整归档，特别是对建设前期形成的设计立项和后期形成的交工验收、工程监理等方面的文件材料收集的残缺，使基建档案的成套性、完整性存在缺陷。

档案的信息化程度也普遍较低，在已归档的基建档案中，大部分学校只能做到“目标级”管理，即只能在档案信息管理系统上检索到目录，而没有相应的电子文件。

4.归档立卷不清楚，查阅不方便。

基建部门由于基建任务很重，收集材料的人员往往是基建部门的文书人员，基建业务不熟悉，档案管理业务也不熟悉，对整个工程产生的文件相互关系不很了解，容易造成文件的缺失。同时，高校档案管理部门的人员一般较少，档案专职人员往往一个人管好几个类别，对基建业务和基建进程也不够熟悉，业务水平不高，且与基建档案员沟通不当，对收、管基建档案业务流程也不甚了解，在实际工作中很难做到基建档案资料管理的规范性、合理性及准确性，因而不能对日后的档案利用、查阅工作提供及时、准确的服务。再加上基建部门的兼职档案管理员变动较为频繁，更加重了这种问题的严重性。

三、完善高校基建档案管理工作的对策和建议

针对以上存在的问题，结合自己从事档案管理的工作经验，建议在实际工作中可以从以下方面加以完善。

1.提高档案科（室）的职能作用，争取领导重视。

一个单位基建档案管理的好坏，主要在于领导对基建档案的重视程度，也是强化档案意识的关键。档案工作是一项基础工作，也是一项默默无闻的工作，所以档案科（室）要主动加强与基建部门的联系，参与到建设的各个重要阶段；还要发挥作为一个职能部门的作用，大力宣传基建档案重要性和基建档案的利用成果。

2.完善档案管理制度，建立同步管理机制。

基建档案资料收集必须与工程项目建设同步进行，在整个过程中，档案科（室）的工作人员要与学校基建部门的文档管理人员加强沟通。从前期工程项目立项阶段到中期工程施工阶段再到后期竣工验收阶段，档案科（室）专职档案人员在每一阶段结束后，检查、指导基建部门的兼职档案员收集该阶段的文件资料，包括从项目的建议书、立项报告、可行性研究、方案阶段的文件等前期一系列事宜，到工程的整个设计、施工、竣工验收的所有资料，这样做的目的是防止基建档案的漏收。在工程项目建设中，档案科（室）专职档案员要主动了解项目进展情况，在工程项目竣工验收后，档案科（室）专职档案员要协助基建处的兼职档案员，核实各阶段资料文件，查遗补漏，对材料编制不够完整或不符合归档要求的，要提出整改意见，保证档案进科（室）质量。

3.提高基建档案管理人员的综合能力。

基建档案管理是一项专业性很强的工作，作为专职和兼职的基建档案管理人员，一定要基本熟悉工程项目的建设过程，包括已建、在建、待建的工程。它既需要有档案管理方面的知识，又要有建筑工程方面的专业知识，因此档案工作人员的能力和素质直接影响基建档案工作质量的好坏。学校应该组织基建部门的兼职档案员和档案科（室）专职档案员定期进行基建档案业务培训，了解、掌握工程建设过程各个阶段所产生的文件资料；学校档案部门也要对基建档案人员进行基建档案整理指导，掌握基建档案整理立卷规范操作规程。

完善基建档案人员的沟通能力，在工程决策、立项的同时，基建档案人员要及时与学校档案部门相互沟通，档案部门需全过程跟踪服务，提出各阶段收集资料方案，确保基建文件资料不遗漏按时移交归档。

专职档案管理人员也必须努力加强业务学习，优化自己的知识结构，在钻研档案理论的同时，学习和掌握运用现代信息技术进行档案管理的各种知识和技能，提高自己的综合能力，使自己具备较全面的知识结构以适应档案管理现代化的需要。

4.加强电子化档案管理的工作力度

采用传统的纸质归档方式已跟不上现代档案信息资源的收集的发展，传统档案管理是一种物理管理，而电子档案是一种逻辑管理。高校应加强硬件建设，努力实现档案管理现代化。先进的档案管理条件是提高档案利用率的基础，它具有操作简便、查询搜索快捷、统计功能强大、存贮安全等优点，能提高工作效率和质量，把档案管理从传统的手工劳动中解放出来，使广大利用者足不出户就能享受到方便、快捷的服务。作为高校档案中的重要组成部分的基建档案管理，也应顺应时代的需求，实现档案信息化管理，利用数据库技术、使用档案管理软件，利用外包扫描、数据压缩等技术，逐步实现基建档案网络远程传输、查阅、保管和开发利用，经过数字化处理后，不仅节省了档案存贮空间，也提高了档案信息的检索速度；减少档案原件因使用频繁而造成的破损等状况，从而充分发挥档案的信息优势，提升档案信息的价值。

要合理有序地进行基建档案管理信息化。保障相应的硬件，如电脑、打印机、传真机、扫描仪、服务器等是进行高校基建档案信息化管理的前提。目前的高校档案部门往往有这些硬件设施，但数量和质量不太符合档案管理需求，经常发生电脑不够用或是服务器容量太小等情况，影响档案的信息化管理和档案的利用。因此，在配备硬件设施时，应有超前意识和预见性，配备合适的档案信息管理软件和计算机专业技术人员。

（作者单位：交通运输部管理干部学院）