文件连续体理论在数字时代的应用及发展

摘要：本文对文件连续体理论进行了简要的阐释分析，解读了曾于20世纪80年代提出连续体管理思想方法的澳大利亚档案学者Frank Upward、Sue Mckemmish和Barbara Reed等在近年发表的关于文件连续体在数字时代新应用的论文，分析了近年来连续体模式在数字信息保存等方面的新应用，以及文件连续体模式在数字时代的新发展；结合我国档案学研究实际情况，探讨了值得我国档案学研究和借鉴的新思路，希望能促进和加强文件连续体理论和模式在我国档案管理实践中的应用。

关键词：文件连续体理论数字时代电子文件管理

一、文件连续体理论源起和发展

文件连续体理论是关于文件运动的理论，其思想最初萌发于20世纪中叶澳大利亚档案学者LanMaclean的观点之中[1]，80年代在澳大利亚学界萌发理论概念，90年代中期逐渐受到国际档案界的学者关注。1996年澳大利亚档案学者Frank Upward发展并完成了文件连续体的模式构建[2][3][4]。Upward的文件连续体模型中用一个多维坐标系来描述文件的运动过程，从4个维度、4大主轴、16个焦点来理解文件的整个生命过程，如图1所示。

（1）文件保存轴涉及人类活动所产生的各项记录及保存，包括文档、文件、单一档案及档案群。（2）证据轴追溯、探究各项活动与措施、提供的证据、乃至于一个组织或个人的历史活动至社会群体的记忆。（3）事务活动轴标识文档、文件所透露的各项活动，包括行动措施、活动、功能与目的。（4）执行主体轴显示相关活动所联系的人或机构，包括执行者、执行部门、执行组织机构以及制度。同时，该图还揭示了文件的四维运动过程。第一维（形成）关注的是文件的形成，包括文件形成者、文件形成者所承办的事务、文档本身（不管是否具有档案的特点）以及在文档中体现出来的事务处理的轨迹。第二维（捕获）指的是文件的捕获，包括与文件形成者相关联的工作部门、导致一项事务发生的业务活动、文档与其背景信息、与其他文件之间的关系共同构成一个文件整体，该文件具有凭证性。第三维（组织）是文件组织，一个组织机构与其业务职能、构成这些职能的活动紧密联系，而且与档案以及机构本身的记忆紧密相连。第四维（聚合）是社会集体记忆的聚合，反映文件与档案在社会中的地位和价值。该模式明确提出了文件连续体理论涵盖的4个方面——文件的形成、文件的捕获、个体和法人机构记忆的组织、社会集体记忆的合成。

二、数字时代文件管理的挑战

数字时代，文件和档案的形成及利用的新兴技术快速发展。我们已经陷入一个不断膨胀且还在持续不断发展的信息记录世界。KateEichorn曾在其文章中提到，网络时代的社区群体到处都在学着热爱档案（learning tolovethearchive）[6]，但富有讽刺意味的是，为什么反而是专业类的档案职业，却有被社会边缘化了的趋势呢？在谈到档案学被边缘化的问题时，Upward认为，表面上看可能是我们过于关注仅仅是对档案物理层面上的保管，而对于整个文件记录和归档的过程的精力注入不够[7]。但更深层次的原因是，没有使用连续体的理念将记录保存和归档问题整体看成为一个不断变化和求新的过程，还是停留在将档案当作是保管的静态事务而并非文件运动的视角。他认为使用基于生命周期模式来对数字时代的文件和档案进行分离管理已不再适用，要使用信息生态观代替原有的将档案看作有限的最终产品的观念，要将档案群看成是一个变化和不断创新的过程，要使用综合集成概念和以过程为中心的连续体理论来指导实践。事实上，数字时代档案学边缘化的问题全球的学者都在深入分析，我国也有不少学者重视这个挑战。如目前普遍地对档案专业的课程设置进行修改以及部分高校对档案学院名称的变更，就可窥见一斑。我国学者王新才等在提及档案学发展前景时，指出目前档案学发展壮大的难点有二：其一是如何打破档案学社会需求不足的僵局；其二是在吸收其他技术学科长处的时候，档案学怎样保持自己的专业特色。[8]

数字时代，大量电子文件的出现给传统档案管理提出了挑战。首先，在数字环境中，许多具备文件性质的信息已不再具有物质实体，因此实体的保管不再是档案专业最根本的任务，取而代之的核心问题是如何在大量的数字信息中识辨出具有保存价值者予以捕获和保存，以便提供再利用。其次，在数字环境下，电子文件的出现暴露出文件生命周期理论在理论假设上的盲点与武断。电子文件是可变的，依时间与环境而改变，它没有明确的实体可供管理。最后，电子文件也质疑了现有档案管理思维的逻辑性和合理性。数字时代的电子文件存储对档案形成机构已然不构成压力，因此将文件定期转移给档案馆的需求大幅降低，加上电子信息可轻易复制并大规模传播，档案馆所存信息未必是独一无二的内容，技术的变化也可能造成档案馆所存信息无法读取，造成信息内容全部或者部分丧失等等。文件连续体就是在电子文件这种思潮中兴起的一套理论，旨在重新建立档案管理思维，以有效整合各种形态的文件保存活动。因此文件连续体理论自上世纪中期提出和形成后，一直被用于指导电子文件管理制度与规范的构建和优化模式的实现[5]。文件连续体理论的提出与电子文件兴起有关，但它并不是专为电子文件打造的理论。Upward和McKemmish均明确指出该理论的目的在有效整合各种形态文件的管理，不因文件是纸质、电子或其他可能形态而有管理思维上的落差与断裂。

三、数字时代运用文件连续体理论重构档案工作理念

值得一提的是澳大利亚为避免传统的档案管理跟不上科技和社会发展的脚步，于2011年提出了数字连续性计划，数字连续性的涵义是“需要的时候能找到，需要的时候能打开，提供的是需要的、可理解的和可信的，信息在其全寿命期内可以满足所有用途”。

Upward在最近的文件连续体理论的文章中也指出，可以利用文件连续体方法来追踪文件记录和归档。其次是档案人员视野的多元化。在数字时代，档案中立更要专注于确保文件记录本身和归档过程中的开放以及对多元化档案的捕获和接收。档案应该有确切的准入制度，其中涉及档案透明度和问责制。也许在不久的将来我们能够欣喜地看到，作为档案专业的人员核心职能之一就是颁发“入档许可”证书，并建立相应的评级体系和制度。同时还需要注重国际合作，目前有部分国际合作的先例如国际档案理事会（ICA）和国际标准化组织（ISO）委员会和工作组，电子系统中文件真实性永久保障国际合作研究（InterPARES）等。最后是注重完善培训制度，档案从业人员在实践中需要形成连续体意识，并接受相关教育培训，了解如何更好地获取以及长远利用档案，学会捕获、形成、存储信息记录和信息传播等方面的知识和技能，在数字时代，结合网络社会中社群和集体的智慧，来真实、公正、清晰地记录和保存历史。

数字时代的社会对网络文件进行职业化归档等管理的需求其实显而易见：越是网络虚拟社会，人们越是希望能看到真实的、透明的、具有社会公平正义和负责任的网络数字文件和档案。档案界是选择迎接这个挑战，运用连续体视角和理论，积极投入档案的形成过程以保证这些纪录能交融、体现社会真实背景下的捕获、创造、鉴定和评价，并融合到真实的社会记忆之中？还是满足于将自身职能局限于那一小部分的已经完成的档案保管的角色？如果选择的是后者，那么只能说离被边缘化的一天不再遥远。但是如果选择前者，档案工作者运用文件连续体理论来投身工作实践，将自身也融入并成为记录这个扩张和多样化世界的一个组成部分，那么档案的社会需求不再会萎缩不足，而是将比任何时候都更加需要利用归档原则中的透明、权威、问责、公正和多样化来帮助管理网络信息记录。档案工作者应该也必须在数字时代的信息网络中发现并实现自己新的使命。

在实践中使用连续体方法来解决网络时代的记录保存和归档问题时（A Continuum Approach to Record？ keeping and Archiving in Online Cultures）[7]，Barbara Reed提供了一种灵活的文件连续体方式来看待网络的另类档案空间——维基解密。她提到了维基解密等新技术应用带来的对传统档案的挑战，迫使我们反思传统档案的不足和可改进之处。维基解密颠覆了传统上只开放年代较久远的档案观点，尤其是对档案的可及和可访问方面，BarbaraReed指出现有的访问框架显然不符合社会期望获取政府信息的步伐，要运用连续体方式有效应对社会对档案的需求。2011年美国总统奥巴马专门签署的政府管理电子文件的总统备忘录，高度重视新兴技术应用支持政府公共服务及社会管理创新背景下电子文件管理的重要性。奥巴马总统近年来提出建立国家解密中心：要做到“安全但常规、高效并且关注成本效益的解密”[11]。BarbaraReed认为，维基解密作为数字档案的一个案例，也教会我们创新性地使用数字技术和手段来应对网络档案的复杂管理：需要改变的还有原来认为档案是固定不能改变的观点，档案管理人员需要关心档案的形成以及档案的传播和利用。

四、文件连续体理论新发展的借鉴

KateCumming[12]认为，文件连续体模式提供了一个平台，使我们能够将文件和文件的形成结合起来认识，并有助于在形成全部文件过程中有效聚焦到文件形成时所需要的特定部分。在实践中，不要预先设定某些行为在文件中是处于“活跃阶段”或者“不活跃阶段”，而要考虑这些活动在形成文件时的含义、背景、可获得性和证据功能都能被捕获和长久保存，从而做到所有部分能够反映整体，整体亦能分解为各个组成部分的文件。总之，文件连续体理论从根本上是将文件和文件记录视为一体，并有其自身完整的时间跨度，是对螺旋上升的时空过程的整体把握，而不只局限于具体的某一段时间或者直线型的档案生命周期。文件连续体模式提供了新的视野来看待和理解文件本身和文件的形成、保存及使用的整体格局和框架。

《全国档案事业发展“十二五”规划》提出要“加强档案编研工作，挖掘档案信息资源，开发、提炼档案信息产品，出版档案史料汇编，使‘死档案’变成‘活资料’，努力把‘档案馆’建成具有特色的‘思想库’”。对目前我国的档案实践而言，本文中提到的国内外的专家学者阐述的理论观点和案例分析有不少值得在档案实践中参考和借鉴。首先，在档案实践中，文件形成与控制目前成为档案部门业务活动及其过程和管理系统的有机组成，需要用连续体理论去探索、思考，着眼于文件记录保存的信息对象的整个生命跨度，而不是将档案视作固定不变的最终产品。让无限、变化和多元的观点进入档案工作者的视野，在实践中不断挖掘档案信息资源，并确保其真实、可靠、完整和可用性，让“死档案”鲜活起来；提升信息资源管理效率、效用和效能，满足现在以及将来多样化趋势的社会需求。其次，以电子化方式提供文件服务，在日益复杂的法律环境中合法合规开展业务活动，档案机构以可信赖、可问责、过程透明和对社会公平正义负责的方式开展工作。第三，基于连续体模式的运用，档案机构、部门以及个人之间协调、协同采用枢纽和节点的形式进行，而不再是传统工作场所的单点之间的工作关系，这也有利于打造“一站式”档案信息资源共享和服务平台。第四，目前档案界面向智力与决策支持的跨学科与跨部门数字保存研究与发展合作项目逐渐增多，以及云计算等新兴技术对数字文件信息管理提出了新挑战，档案学教育中需增设与档案学交叉的信息学科课程。在互联网为信息交流和提供了便捷的渠道和日益开放的环境，使用和处理与网络相关的档案业务，先进的信息技术手段已不可或缺。但要注意的是档案学在汲取其他技术学科的长处的同时，要确保形成有自己专业特色的交叉课程。

文件和档案作为社会记忆和文化传承的根本所在，是现代信息生态资源的重要组成部分，值得档案工作者尽最大努力去捕获、维护管理、保存以及将其作为证据提供长久利用，以便构建面向社会记忆可信和可再利用的数字仓储和数字保存工程，这是档案人员的责任所在，而基于连续体理论的国际化经验则为此提供了良好的视角。

注释：

[1]Sue McKemmish and Michael Piggott ，The records continuum ： Ian Maclean and Australian Archives first fifty years， AncoraPress，1994，pp.110-130.

[2]Frank Upward， Structuring the records continuum： Part One： Post-custodial principles and properties. Archives andManuscripts[J]，vol.24，no.2，1996， pp.268-285.

[3]Frank Upward， Structuring the records continuum， Part Two： Structuration theory and recordkeeping. Archives andManuscripts[J]，vol.25，no.1，1997， pp.10-35.

[4]Frank Upward， The records continuum and the con？ cept of an end product. Archives and Manuscripts[J]， vol.32， no.1，2004，pp.40-62.

[5]安小米.文件连续体模式对电子文件最优化管理的启示[J].档案学通讯，2002（3）.

[6]Kate Eichhorn，Archival Genres： Gathering Texts and Reading Spaces，Invisible Culture [J] Issue 12， 2008. pp.1-10.

[7]Frank Upward， Sue McKemmish，.， Barbara Reed， Archivists and Changing Social and Information Spaces： A Continuum Approach to Recordkeeping and Archiving in OnlineCultures，？Archivaria[J]vol.72，2011，pp.197-237.

[8]王新才，王海佼.档案学发展的动力分析[J].档案学研究，2012.

[9]Sue Mckemmish，Yesterday， Today and Tomorrow： A Continuum of Responsibility，Proceedings of the Records Management Association of Australia 14th National Conven？ tion，1997，pp.15-17.

[10]Sue Mckemmish，Placing RecordsContinuumThe？ ory and Practice， ArchivalScience[J]，vol.4， no.1，2001， pp.333-359.

[11]Barbara Reed， Reading the Records Continuum： Interpretations and Explorations， Archives and Manuscripts[J]，vol.33，no.1，2005，pp.18-4311.

[12]Kate Cumming：Waysofseeing：contextualizing the continuum， Records Management Journal[J] vol. 20， no. 1， 2010 pp.41-52.

[13]A concept of Operations for a National Declassifica？ tion Center， 2009， pp. 3-4， [2012-6-27]http：//www.fas. org/sgp/othergov/ndc-coo.pdf.

作者单位：中国人民大学信息资源管理学院扬州大学社会发展学院