医院电子档案的整理与保护

电子档案忠实地记录着医院发展历程，是医院发展最宝贵的无形资产。加强医院电子档案信息资源的整理和保护，能提高医院档案管理水平，提升医院职能部门的工作效率，促进医院可持续发展。

1 电子档案的整理

电子档案，简单地讲，就是有保存价值的电子文件。按电子文件产生的工作领域，可将其分为两种：一种是人们在处理一般事务或交流信息过程中产生的文书性电子文件；另一种是人们在生产或科研活动中产生的技术性电子文件，如CAD（计算机辅助设计）等生成的电子文件。

1.1 声像档案的整理。声像档案资料生动记录医院的发展，是医院电子档案管理的重要组成部分。

1.1.1 照片档案的整理。首先，医院日常拍摄的照片应及时整理移交，收集的照片像素数需在500万以上，扫描照片的线数不低于600dpi。在分辨率不变的前提下，转换成“TIFF”、“JPEG”格式。其次，在整理时，应遵循“有利于保持档案的有机联系，有利于保管，便于提供利用”的整理原则。依此原则，医院照片的整理按其内容大致可分为：院内外活动、会议、专科专家、医疗设备、技术考核等类别，再一一对其建立相应的电子文件夹分类存储以便日后查找。每月底，需从收集的各类活动照片中精选出一张并洗出，按类别，分别以时间的先后顺序进行编号后归入档案相册中，并注明时间、地点等基本信息，实现电子档案与纸质档案相结合同步的整理。年终时，将日常整理分类好的电子照片刻录成DVD光盘，标明年份备份保存。

1.1.2 录像档案的整理。医院各项重大活动、重要会议以及特殊病例手术内容的记录，很大一部分是由录像来完成的。录像资料的整理，一是要做到录像资料传输的及时性，每次录制活动结束后，及时把内容传入计算机，以免信息丢失。二是要做好录像的剪辑工作。利用便捷的“Ulead VideoStudio”或专业的“premiere pro”影像编辑软件通过计算机进行剪辑制作。根据需要删减信息，并对段落视频进行技术上的衔接，使录像画面内容及语句保持流畅完整。三是标明活动信息。将已制作好的视频刻入光盘并注明录制时间及活动内容。四是要做好编目工作。将光盘按内容分类存放于光盘档案夹中收藏。不同内容的视频分别按时间的先后顺序编序，再依次按序号将活动时间及内容输入电脑，编成电子目录，便于日后查找和利用。

1.2 技术性电子文件。技术性电子文件在整理收集时，应注意其对设备的依赖性及设计版本的限制性。通常情况下，高版本的设计软件可以打开低版本的设计软件，反之，则不行。对此，在制作时，应考虑到版本的兼容问题，选择适用范围广的版本制作。常用的技术性电子文件有“CorelDraw”、“Photoshop”等。整理此类电子文件资料时，需将制作中使用到的原图片、字体及文字内容同制作原件一并存放于文件夹中进行刻录并注明时间、图像内容等信息。

2 电子档案的保护

2.1 软磁盘的保护

2.1.1 规范使用。为避免刻伤软盘，应使用软铅笔书写标记；贴标签注意不能挡住磁头窗或中心孔及索引孔；要避免在软盘面上留下指纹，存放时需直立放置。

2.1.2 保管环境。软磁盘需在无尘、避光、温湿度适中的环境下存放。远离有腐蚀性气体、有机溶剂以及带有强磁场的地方。

2.1.3 加强病毒检测。确保磁盘在无病毒的情况下并长久置于保护的状态下存放。

2.2 光盘的保护

2.2.1 规范排放。可直立放置光盘以防光盘翘曲，叠放不可超过10张。

2.2.2 清洁。当光盘表面出现水汽凝结时，在使用前，应取干净柔软的棉布将光盘表面轻轻擦拭，切勿使用含化学成分的溶剂，以免腐蚀光盘内部的精度。

2.2.3 温、湿度控制。过高的温度会使光盘变形、氧化或老化，潮湿会使光盘片基霉变。一般控制温度在14℃~24℃，相对湿度在40%～65%为宜，避光保存。

2.2.4 防磁。要注意远离磁场，以免造成信号失落，破坏记录信息，影响读出效果。

2.3 电子档案信息保护。基于电子档案本身易修改、易删除、易复制、易损坏等特点，电子档案存档前应进行多份拷贝，放置到信息相关部门进行异地保存。还可利用对电子文件操作者的身份识别、访问权限控制等方式防止非法侵入，防止信息泄露。

（作者单位：河南省中医院 来稿日期：2012-04-11）