论建设工程施工资料的编制与管理

【摘 要】建设工程施工资料是工程项目的文字资料，也是工程项目质量合格的书面证明材料。本文针对建设工程施工资料编制与管理中存在的一些问题，重点提出一些措施以提高施工资料的收集、整理、归档等编制与管理工作效率，为从事施工资料管理工作人员提供参考。

【关键词】建设工程；施工资料；编制与管理；注意事项

一、建设工程施工资料的编制与管理现状

建设工程施工资料可以为工程项目的建设、维修与改造提供技术手段、质量参数等方面的参考，对于同类工程项目的建设有着参考作用。因此，国家对于建设工程资料的编制与管理工作比较重视，相继出台了许多规范性文件并制定了一系列规定来规范建设工程资料的编制与管理工作。但是在实际工作过程中，施工单位对建设工程资料的编制与管理工作缺乏重视，在工作过程中存在许多问题：例如原始数据资料收集不全、文件的复印件未盖章；工程施工资料填写内容不全、格式不规范、其数据资料真实性难以考察；工程施工资料手续不全；施工资料与工程实际进度安排有出入，工程完结之后并没有将资料及时归档处理；施工资料分档的时候没有按组排好，不方便日后查询。

二、提高施工资料编制与管理工作效率的途径

首先，建筑施工单位要做好工作人员培训工作，建立健全施工资料管理制度，并设立相关机构专门负责施工资料的编制与管理。建筑施工企业要能够定期举办施工资料编制与管理培训活动，安排相关部门管理人员参加培训，以提高工作人员的专业知识水平与技能，提高资料编制管理人员的工作责任心，从而为建筑施工资料编制与管理工作提供人员技术保障。另外，建筑施工企业还要能够根据项目工程的具体特征与实际情况，为每个施工部门配置施工资料编制与管理人员，保证施工资料的收集与汇总，以免资料的遗漏。监管人员在施工过程中要能够做好施工资料的审查工作，要能够督促相关部门人员做好施工资料的编制与管理工作。建筑施工企业应该将施工资料编制与管理工作作为工作人员的绩效考核标准，以此来提高工作人员对施工资料编制与管理的重视，提高工作积极性。建筑施工企业还要能够对各部门施工资料管理工作进行定期检查，建立奖惩机制。

其次，建筑施工企业要能够做好施工资料收集工作。因为施工资料形式较多、来源较多并随着施工活动有增多的趋势，这就需要建筑施工企业在建设初期就开展注重施工资料收集工作，注重施工资料的完整性与真实性。由于施工资料能够反映出施工工程的实际情况，所以施工企业需要将那些有长期保存价值的资料系统地保管起来。施工资料收集工作也有具体的要求：第一、建筑施工单位需要按照项目管理的具体要求来安排资料员做好施工资料收集、处理、保管工作；第二、资源员在收集资料的时候需要保证资料的真实性，要能够及时将有效的资料信息收集好；第三、资料员在收集施工资料的时候要尽可能将原件收集好，对于购置的施工机械、建筑材料等等都应该按照其品种、数量、批次、质量等收集好合格证及采购单的原件，以供以后查询。当数量较少的建筑材料的合格证原件丢失时，要能够保存复印件，提供复印件的时候要能够加盖原单位的印章；最后，资料员收集资源的时候要能够保证图像文字清晰。

第三，建设工程施工资料的编制与管理工作需要保证资料填写规范。施工资料能够反映出工程项目的建设情况，因此要能够保证施工资料的真实性与准确性。施工资料的真实性与准确性就在于把握以下几个环节：填写资料时需要如实地反映工程项目的施工、验收的实际情况；在填写资料时需要能够根据要求规定来记录信息；施工资料中有表格，因此在填写时要使用标准格式；要保证文字与图像的清晰，避免模糊不清；各个施工资料的签字手续要齐全，日期要标注清楚；在验收记录的时候要能够按照标准程序；各个工程项目的检验要划分好、分批次放好；在填写验收意见的时候要能够用词规范、语句简练，保证没有语病，以免引起歧义。

第四，要做好施工资料分卷工作。资料员在收集好各项施工资料后，要能够严格按照建设工程文件归档整理规范要求来整理施工资料，将资料进行汇总处理，将那些有价值的施工资料按部门进行分类整理，尽量保证资料条目清晰，方便以后查阅。施工资料整理要求主要有五个注意点：施工资料要按照项目工程进行分卷管理；每卷施工资料要按照封面、目录、资料部分、备考表和封底的排序来排放，资料案卷要整洁。当一个施工资料卷里有多份施工资料的时候，要能够将同类资料按照时间顺序与工期顺序进行排放，如果有不同的施工资料，就要将相同类别的资料进行汇总；放置案卷的纸面不宜过厚，一般不应该超过四厘米，案卷里不应该有重复的资料；对于那些项目工程比较复杂、专业化程度比较高的施工资料，要能够将每个分包工程的资料单独放置，例如电梯部分的资料单独放一个宗卷、钢结构部分的资料单独放一个宗卷等等。另外，施工资料分卷主要分为工程质量保证资料、工程技术档案资料、工程质量验收记录资料与工程竣工图这四大类。要按照这四大类进行资料排放。

最后，建设施工资料编制与管理人员需要及时将资料进行整理归档。建设工程施工资料是建筑施工企业后期管理、维修或扩建时的重要参考依据，没有建设工程施工资料就会给这些工作带来不便。所以，在项目工程竣工之前，建筑施工项目负责人要能够以施工资料为参考依据进行质量检查，然后由监管单位进行质量审查，审查通过之后，建筑施工单位要能够按照相关规定验收收集好的资料，在确保资料真实有效后，进行工程验收。建筑施工单位要能够在规定时期内将施工资料移交给建设单位。在工程竣工三个月后，建设单位可以将施工资料移交给城市建设档案管理中心，有城建档案观进行保管。

综上所述，建设工程施工资料是工程项目的重要组成部分，施工资料的真实性、有效性与完整性直接影响到工程项目验收结果，直接影响到日后维修、重建工作的进行，因此建筑施工企业要提高对施工资料的编制与管理工作的重视，确保施工资料的真实有效，保证资料编制与管理工作的正常开展。

参考文献：

[1]薛永盛.浅谈建设工程施工资料的编制与管理.甘肃科技.2010，08

[2]陈伟方.建筑工程资料编制和管理的现状与分析.建筑监督检测与造价.2009，05

[3]李秀梅，林楠.浅析建筑工程资料管理常见问题及规范管理之措施.城市建筑.2012， 11

作者简介：

彭珊，女，铜川市第一建筑工程有限责任公司。