新形势下提高职业院校学生学籍档案管理的策略探究

摘要：随着职业院校发展学生学籍档案管理工作面临着新形势和新要求，而辅导员作为学生学籍档案管理的主要负责人之一，只有不断完善管理的方法和策略才能做好该项工作。为此，本文结合个人辅导员工作实践，就新形势下职业院校学生学籍档案管理的策略进行了探究，提出了几点管理的认识和建议。

关键词：职业学院；学生档案；管理；策略

中图分类号：G718 文献标识码：B文章编号：1672-1578（2015）04-0033-01

随着国家对职业院校的重视，职业院校无论从招生规模还是学校管理等方面都面临着新的形势和要求，特别是管理理念和手段的发展，也给职业院校管理带来了新的机遇和挑战。而学生档案管理工作本身就是一项涉及社会机构多个方面的服务性工作，尤其是高职院校的档案管理，更是涉及学生个体和高校整体的重要工作，不管是学生的学历认证、考评、就业，还是未来的晋级和提干，都离不开学籍和档案，所以这是一项关乎学生现在和未来的重要工作，作为学生学籍档案管理的主要负责人的辅导员要紧跟时代步伐要求，积极改革创新，为学生档案管理服好务。

1.加强对学籍档案管理工作的重视

随着社会发展和用人单位对高校毕业生要求越来越高，对毕业生鉴定的一个最重要也是最直观的方法就是看毕业生的学籍档案情况，高职院校的学籍档案充分体现了学生在校的实际表现情况，所以占据院校管理工作的重要地位。辅导员作为学生学籍档案管理人员，要充分认识到自身工作的重要意义，正确认识学籍档案管理对院校顺利发展的重要性，而且要认识到当前信息技术等手段的影响，以及学生社会实践、顶岗实习等非在校或非考试内容等新形势，对学生学籍档案管理带来的新变化和新要求，积极提高自身管理素养，采用科学合理的方式管理档案，并有效利用，全面推进学校各项管理工作的有序发展。同时，要强化管理意识，要求辅导员在管理学籍档案的过程中，一定要认真负责，严格把关，细致做好建档工作，规范遵守学籍档案移交和保存制度，杜绝弄虚作假、敷衍了事。此外，要加强普及档案知识，提高学生认真对待自己档案的意识，让学生认真填写每一份资料，尽量避免在将来就业时因档案问题出现麻烦。

2.提高学籍档案管理工作的规范性

学籍档案是跟随学生一生的、具有考察功能和利用价值的文字性资料，其中主要包括：成绩单、考核表、学籍表、毕业登记信息等，真实有效的记录了每一位学生的成长经历。由此可见，学籍档案是反馈教学质量的重要载体，也是学校教学工作的重要记录，我们要不断提高和强化对学籍档案的重视程度，完善学生的学籍档案，力求做到真实和完整，充分发挥学籍档案应有的作用，体现学籍档案的真实价值。辅导员在建立学籍档案时，应采用统一的格式，并要求各部门对学生的基本信息进行及时完善和更新，并认真考核和鉴定，给出客观公正的考核意见，用词用语要准确。所有需要手工填写的材料一律采用碳素墨水和黑色签字笔填写，并保证内容真实、字迹工整、内容准确、无随意涂改等现象，全面提高学籍档案的利用率和有效率。此外，由于高职院校的学生人数较多、类型较广，并具有多元化、开放性、多层次性等特征，所以高职学校的学籍档案管理工作不但要具有很强的开放性，还要有周期性、重复性，比如，学校中经常出现学生中途休学、退学、转学等变化，使得日常管理工作量增大，再加上学籍档案管理本身就比较复杂，且直接关系到学生的切身利益，所以作为学校管理者，应注重完善学籍档案管理制度，提高档案管理的规范性和政策性，这是高职学校管理工作的重要方面，做好此项工作，有助于推进教育体制改革的全面发展。

3.采用信息技术加强管理工作

随着科学技术的快速发展，推进院校学籍档案管理工作的信息化与科学化，成为高职院校管理工作发展的必然趋势。然而从实际调查中发现，很多高职院校学生学籍管理也在走数字化的道路，但开展的程度达不到形势的发展要求，很多辅导员在实际管理中存在着不同程度的问题。作为高职院校辅导员，更要充分利用现代化信息技术，加强各项管理工作，以此为管理的工具和载体，提高学生学籍档案的管理效率。同时要加强学籍档案管理部门和院校其他各部门之间的联系与对接，建立统一规划的操作平台，最大限度的节约学校资源，减少不必要的浪费，提高院校管理工作的效率。在推行档案电子化进程的过程中，要做到电子文档与纸质档案共存，同步更新和完善，实现档案的双重保障，防止因意外而造成数据丢失。在信息化建设过程中，要充分利用网络资源进行信息采集，对于从网上录取学生的学校，要与教育部高校学历电子注册系统联网，实现直接从档案库中下载学生的信息资料。例如，通过网络中的学籍管理系统，可以录入学生的姓名、年龄、专业、身份证号码、学籍变动等基本信息，还可以借助音频功能录入学生的照片和音容笑貌，使学生在毕业后可以根据企业需求发送自己的档案信息，给予企业更加直观的印象，提高学生的就业率。此外，在学生各项成绩管理方面，也可以通过现代化信息技术加强管理，通过网络上传学生的成绩查询信息，不但可以减轻管理者的工作量，还可以及时反馈学生的学习情况。因此，必须根据院校的实际情况建立完善的网络学籍管理系统，在各部门、各院系中进行数据共享，也可以在结合自身特点的前提下，完善现有的软件系统功能，从而满足院校学籍档案管理的要求，或者可以采用引进先进学籍管理软件的方式，在不断积累经验的过程中推动院校学籍档案管理数字化的进程。

4.从整体上提高辅导员综合素养

由于辅导员是高职院校学籍档案的管理人员，所以要系统掌握相应的档案管理知识，并具有扎实的档案管理能。众所周知，理论与实践密不可分，任何理论都来源于实践，档案管理工作亦是如此，作为辅导员，首先要全方位的掌握档案管理的基本知识与技能，不断提高自身的综合素养。特别是当前学籍管理网络化的大趋势下，辅导员作为学生学籍档案管理主要负责人，就必须要通过参加培训和自学等途径，不断提高自身计算机操作水平以及各种电脑管理软件的应用能力，从整体上提高自身的档案管理水平和能力，适应新形势下学生档案管理的要求；其次，辅导员在收集、整理、保管档案资料时，一定要伴随分析、探究、判断、综合等各种研究活动，只有不断深入调研，才能在实践操作过程中发现问题、分析问题，并自主解决问题，也只有这样才能进一步适应学生学籍档案管理的新变化和新要求；其三，辅导员要不断提高自身的思想政治觉悟，加强保密意识，在做好本职工作的同时，为领导解决服务问题。实际上，档案管理工作效率的高低，不但要做好相关记录，而且要充分利用学籍档案，发挥其优势作用。因此，要想适应新形势下职业院校学生学籍档案管理的要求，无论从学院层次还是从辅导员自身都要认识到管理者综合素养的重要性，并为辅导员们提供各种途径加强培训，同时辅导员个人也要积极参与学习，从整体上提高自身管理的素养。

总之，作为高职院校的辅导员，一定要认识到高职院校学生学籍档案管理的新形势和新要求，从思想上高度重视学生学籍档案管理的重要性，并在实际的管理过程中积极采用科学合理的管理方法，适应社会发展需求，不断完善学籍档案的管理制度，强化信息资源的开发与利用，逐步提升管理效率，真正做好高职院校学生的学籍档案管理工作。

参考文献：

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