浅析Access数据库在高校招生管理系统中的应用

摘要：随着计算机技术的突飞猛进，Access数据库的进步，全国高校应该充分地将Access数据库应用于招生管理系统当中。本文就将针对Access数据库在高校招生管理系统中的应用进行简要的分析和研究。

Abstract： With the rapid development of computer technology and the progress of the Access database， the colleges and universities should fully apply the Access database in the enrollment management system. This article will briefly analyze and research the application of Access database in enrollment management system.

关键词：Access数据库；Access 2007；高校；招生管理系统；应用

Key words： Access database；Access 2007；universities；enrollment management system；application

中图分类号：TP39 文献标识码：A 文章编号：1006-4311（2012）35-0188-02

0 引言

传统的招生管理系统能够方便学校有效地了解到考生的相关基本信息、填报志愿、高考各门成绩等等，也能够对考生进行相关的择优录取或退档工作，以及对各个专业的报考人数进行适宜的调整工作，但是此系统却不能提供单个字段信息输出的功能。高校在完成录取工作之后，仍然还要为每一个被录取得考生邮寄录取通知书，而传统的招生管理系统所提供的录取通知书以及信封设计打印命令应用的邮件合并功能往往都只是针对那时的数据库操作起作用，所以对于要在全国各省份进行招生工作的高校而言，都必须每次重新设计，这样一来就大大地增加工作量。下文就将基于Access 2007数据库来重新设计一个通用数据库报表，其主要特点就是不依赖当前的数据库，以此来更为便捷地输出与学校实际情况相吻合的通知书以及信封格式。

1 Access数据库

Access指的就是关联数据库的开发工具。数据库能够收集各种各样的数据信息，并提高响应的储存、查询以及搜索功能。数据库包含了很多条记录，而且每一条记录都是由多个字段组合而成的，不一样的字段存放着不一样的数据。因此，数据库被严格地定义为一组有关记录的集合，其中的字段就是最根本的数据项，亦是里面最小的单位。人们往往将用来管理数据库的计算机系统称为数据库管理系统，该系统是构架在单个或者若干个的数据库之上，然后对数据库中的所有数据进行有效的管理工作，如图1。

数据库技术发展至今，已经形成较为坚实的理论基础，发展成为了较为成熟的各种商业产品，并且被广泛地应用到社会的各个领域中，也吸引着越来越多的研究者参与对其的研发领域当中。当前世界上已经建立了成千上万个数据库，它们俨然已经成为社会各界（企业、政府、个人等）工作、生活、学习的基础设施。与此同时，随着数据库应用的不断拓展，其数量和规模也日益壮大，进而不断地深化着数据库的研究领域，研发出各种类型的数据库，当前较为流行的数据库就有：DB2、ACCESS、ORACLE等等。

Access数据库属于小型的桌面数据库系统，是组成当前Office办公套件的重要部分之一。Access数据库准许用户通过构造应用程序来收集相关的数据信息，而且还能够利用各种手段来分类筛选数据库里面的信息，然后将于要求相吻合的数据信息提供给用户查阅。Access数据库的使用其实和Windows保持着完全相同的风格，选用面对对象的方法将数据库系统当中的所有功能对象化，把其中的经常使用到的功能安装在各种对象的属性或者方法当中，然后再通过对象的属性或者方法来管理以及操作数据库，以此来促使用户的工作简单化。另外，针对用户的数据库应用系统开发所需，Access数据库能够提供七种用来构造数据库系统的对象，这样一来开发人员才能快速、便捷地研发出满足要求的数据库系统。由于Access数据库内置各种各样的功能，包含了丰富多样的各种函数，所以它能够帮助开发工作人员开发出功能更为完善、操作更为便捷的数据库系统。Access数据库能够同时拥有若干个表、窗体、报表、查询、wbe页、模块等数据对象，然后在Access数据库主窗口当中，相同时刻只能有一个数据库是打开状态。

2 Access 2007数据库的主要特点

Access 2007数据库最大的特点就是使用方便，它能够促使用户充分地利用信息的力量，即便用户不是数据库专家，也能够大显神通。其主要特点分别为：①操作容易，在Access 2007当中，用户可以选用其他人所建立的数据库模板，而且还能分享自己的独特设计。②Access 2007能够为用户的数据建立集中化的存取平台，可以使用多种数据联机，也可以从其他来源链接或者汇入的数据信息，来整合用户的Access报表。③用户在任何地点都能够存取自己的应用程序、窗体、数据。将数据库延伸到网络上，这样一来即使没有Access客户端的使用者也可以通过网络浏览器开启网络窗体以及报表。④Access 2007能够让专业设计深入到用户的Access数据库中，可以将亲切熟悉、赏心悦目的 Office 主题，原汁原味地套用到Access客户端与网络数据库上。⑤Access 2007以拖放式为数据库的导航功能。⑥Access 2007 能简化用户寻找及使用各项功能的方式，进而更快速、更轻松地完成工作任务。⑦ Access 2007 具备了焕然一新的宏设计工具，这样一来用户就能够更为轻松地建立、编辑并自动化执行数据库逻辑。⑧Access 2007 将数据库部分转化成可重复使用的模板，能够重复使用由数据库的其他用户所建置的数据库组件，以此来就能有效地节省时间与精力。

3 Access 2007数据库在高校招生管理系统中的应用

3.1 打开数据库

3.1.1 找到用来保存考生信息的文件 2012年全国普通高校招生管理系统院校子系统进行的更新和修改，在默认路径安装目录下都会在我的文档里有一个名为 .NacuesCAStorage2012的文件夹，在进行招生的时候，系统会.NacuesCAStorage2012的文件夹下自动地生成与所招生省份相对应的文件夹，而这个文件夹里面就存放着所有考生的信息文件，如考生照片，体检表等相关信息，这里所要用到的信息基本都存在于NacuesCUniv.mdb数据库文件当中。

3.1.2 打开T-TDD.MDB数据库 打开NacuesCUniv.mdb，有51个相关的基础数据表，其中在表对象窗口中找到一个名为T-TDD表，然后双击这个表，这样就能够浏览到考生的详细信息。T-JHK表：然后双击这个表，这样就能够浏览到学校在该省份所招的专业数量，专业名称，专业代码，专业代码是专业的的国标代码，专业代号是学校在该省招生专业的代号。

3.2 设置T-TDD和T-JHk之间的关系 表T-TDD中考生专业使用的是代码，而表T-JHK中存放着的是与专业代码相对应的中文名称。工作人员在进行输出录取通知书的时候，务必应该将代码转换为与之相对应的专业中文名称，因此，这就要求工作人员在两表之间应该建立相应的关系。具体操作如下：在表对象窗口中右击——选择“关系”——打开——把T-TDD和T-JHK添加到关系窗口——调整两表的窗口大小以及位置——将T-TDD表中的LQZY托到T-JHK表中ZYDH，这样两个字段之间就能够建立一条连线。

3.3 建立查询功能（图2）

3.3.1 “新生英语成绩查询”的建立 操作如下：单击数据库主窗口的“对象/查询”——双击“使用导向创建查询”——选择“简单查询向导”——选择“表/查询”中的“表：T-TDD”——双击“可用字段”中的“XM、GKCJX03”——保存查询——将此查询命名为“新生英语成绩查询”。

3.3.2 “新生身份证号码查询”的建立 按照建立“新生英语成绩查询”来建立 “新生身份证号码查询”，需要注意的是在“表：T-TDD”中要选择的是字段“XM、SFZH”。

3.3.3 “新生录取通知书和邮寄地址查询”的建立 操作如下：单击数据库主窗口中的“对象/查询”——双击“使用向导创建查询”——选择“简单查询向导”——选择“表/查询”中的“表：T-TDD”——双击“可用字段”中的“KSH、XM、LXDH、YZBH、YJDZ、SJR”——选择“表/查询”中的“表：T-JHK”——双击“可用字段”中的“ZYMC”——保存查询——命名。

3.4 制作报表

3.4.1 新生录取通知书报表的制作 操作如下：单击数据主窗口的“对象/报表”——双击“使用向导创建报表”——选中“表/查询”中的“新生录取通知书邮寄地址查询”——双击“可用字段”中所要使用的字段，将其添加到“选定字段”中——单击“下一步”——选择布局中的“表格”和“调整字段宽度……一页中”——选择“请确定所用样式”的“组织”——剩下的步骤进行默认设置——输入“通知书报表”名称——选择“预览报表”——单击“完成”。然后根据实际情况进行修改工作，调整好各个字段以及标签的位置，最后保存退出即可，如图3。

3.4.2 信封报表的制作 按照上述操作制作“信封报表”，需要注意的是要选择可用字段中的“YZBM、YJDZ、SJR、XM”。

3.4.3 其他报表的制作 对于邮局所要用到的新生身份证号码报表输出、新生录取专业报表输出、英语成绩报表输出等，工作人员皆可以根据以上报表的制作方法来进行设计工作。

4 结语

综上所述，为了适应新时代的发展要求，高校应该充分地将Access 2007数据库应用到高校招生管理系统中，以此来有效地提高工作效率，减少工作量。对于那些录取不同省份考生的高校而言，只要将相关数据库导入通用的通知书和信封数据库当中，就可以将修改工作量降至最低，并顺利完成通知书和信封报表的输出工作任务。

参考文献：

[1]揭琳.基于AJAX研究生招生管理系统的设计与实现[D].南昌大学，2010.

[2]李程.学生成绩管理系统的设计与实现[D].大连理工大学，2009.

[3]孙晓军，时嘉赟.采用ASP技术的学生信息网络化管理的设计与实现[J].计算机光盘软件与应用，2010，（14）：141.