决战Office之巅

本文可以帮你学到

1.每到写论文时才发现不会使用Word？别急，本文将教会你如何论文写作必备技巧;

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⑥插图编号

在写论文时，最好是将图片进行编号，当然不是手动来输入编号，而是让Word来帮我们为图片自动标号。

第一步:在插入图片之前，先点击菜单中的“插入引用题注”，打开对话框单击“自动插入题注”按钮。

第二步:在弹出的如图7所示的窗口勾选“Microsoft Word 图片”，然后点击“新建标签”按钮，在弹出对话框中输入“图”。如果需要，单击“编号”按钮打开对话框选中“包含章节号”，并选择“章节起始样式”列表中的章节标题样式。

第三步:再选择菜单中的“插入图片来自文件”，这样插入的图片就会自动加入图注了。

小提示

对于已经添加到文档中的图片，可以能过右击鼠标，选择“题注”的方法添加图片编号。

图片插入文档以后，一旦发生了增加或删除等情况。例如在原来的编号之间插入了新的编号，Word 2003会根据图片所在的章节以及前后的图片编号，自动给予选中的图片正确的编号。如果删除了论文中的某一张图片，只须将对应的编号删除。然后右击已删除编号前后的某个编号，选择快捷菜单中的“选择格式相似文本”，将文档中的所有图片编号选中。再次右击鼠标选择快捷菜单中的“更新域”命令，所有图片编号就会按照顺序自动调整。

Word 2003编号默认的是字体是“黑体”，字号为“10磅”。如果需要修改编号的字体和字号，可以右击任意一个编号，选择快捷菜单中的“选择格式相似的文本”，将文档中的图片编号全部选中，然后使用“格式”工具栏修改“字体”和“字号”即可。除了编号以外，凡是使用“域”的功能。例如“目录”、“脚注和尾注”和“交叉引用”等都可以采用上述方法修改它们的字体和字号等属性。

小提示

除了图片以外，凡是如图12所示对话框中列出的对象，包括表格、文档、公式等等，都可以采用上面介绍的方法自动编号。

⑦图片的引用

我们在论文中经常会引用某个图片，比如“请参见图2-1”，“参见第x章、如图x所示”等，这时不要手敲，而要使用“交叉引用”功能。

第一步:先将光标定位至需要插入图号的位置，比如“请参见”后，点击菜单中的“插入引用交叉引用”。

第二步:打开“交叉引用”对话框，在“引用类型”下拉列表中选择“图”，在“引用内容”下拉列表内选择“只有标签和编号”，然后在“引用哪一个题注”框内选中“图2-1”(见图8)，单击“插入”按钮即可插入一个交叉引用。

第三步:

小提示

如原来是“请参见图2-1”，由于章节顺序调整需要改为“请参见图2-2”，就需要对交叉引用进行修改:首先选中“图2-1”，再单击“插入引用交叉引用”菜单项，再选择新的引用项目，最后单击“插入”按钮即可。

如果论文中的某个对象(例如图片)连同编号被删除，那么它后面的所有对象的编号必须手动刷新。办法是选中整个文档，按“F9”键使Word 2003更新域，图片编号和交叉引用等即可自动更新为正确状态。

⑧页眉页脚

页眉页脚的制作有很大学问，制作好一个特殊的页眉页脚还是很麻烦的。

第一步:点击菜单中的“视图页眉和页脚”，弹出“页眉和页脚”设置窗口。

第二步:输入好页眉页脚的文章，然后点击“页眉和页脚”中的“设置页码格式”，对页码进行设置。通过“页面设置”窗口中“版式”选项卡下的“奇偶页不同”和“首页不同”可以让页眉和页脚有更多的变化。

第三步:可能有很多朋友需要在页眉中插入章节标题，这需要用到“域”。将光标定位至页眉后，点击菜单中的“插入域”，在“域名”中找到“StyleRef”，在“域属性”中找到“章标题”，然后点击下侧的“域代码选项”按钮，在弹出窗口中的“开关”处选择“\n”。

第四步:确定后，每页的页眉处就会显示出相对应的章标题。

小提示

添加过分页符后，可以通过“页眉和页脚”窗口中“链接到前一个”，来对文档页码进行控制。比如可以页码从第五页开始显示，只要解除链接，删除前面的页码，再通过“页码格式”窗口，将“起始页码”设为“1”即可。

⑨目录生成

老师评论文的时候，第一印象主要来自标题、目录和摘要，可见目录制作的好坏直接影响了论文最终效果。

第一步:将光标定位至文章开始处。

第二步:点击菜单中的“插入引用索引和目录”，在弹出窗口中点击“目录”标签。

第三步:点击“选项”按钮，将“目录级别”中“标题1”至“标题3”中的数字清除，然后将“章标题”和“节标题”的“目录级别”分别设置为“1”和“2”(见图5)。

小提示

如果我们使用过大纲，目录也可以通过大纲进行设置，后面我们会对大纲的使用方法进行介绍。

Tips

论文写作中的小麻烦

找资料

要写好一篇论文，足够的参考资料是必不可少的，学校图书馆中的“科技期刊阅览室”及“科技论文阅览室”都你要去到的地方。当然互联网也给我提供了很多有用的信息，除了Google和百度外，你还可以登录、.cn或www.lib/等网站来查找资料。

翻译英文文档

除了国内的参考资料外，导师通常还会给你一篇篇幅适量的英文原版论文用于让你翻译引用。如果是电子版资料，当然很简单，不过你拿到的要是一份文字书面稿件就要麻烦些了。其实我们可以能过OCR软件或是搜索关键词的方法，将“文字版”转换为“电子版”。

2.多文档同时操作

如果要进行较长文档的排版(比如你要排书，或是论文过长)，建议你将Word文档分开，通过Word中的“主控文档”功能，我们可以将这些独立的文档有效的组成为一个整体。

第一步:新建一个空白文档，点击“视图大纲”项，同时在工具栏内会显示出“大纲”工具栏。

第二步:按事先拟定的大纲输入文档，然后把光标定位至标题任意位置，从“大纲”工具栏的下拉菜单中，为每一个标题选择合适的级别(见图11)。文档标题只有获得了“大纲级别”，才能在自动编写文档摘要和目录等应用中发挥作用。

第三步:下面就要开始创建子文档，只要选中标题，然后再点击图1中的“创建子文档”按钮即可。

3.页眉章节添加有诀窍

前面我们已经介绍了如何在写论文时，用域添加章标题，不过这个方法只显示出章标题的内容，并未显示出第几章，我们可以通过手动添加域的方法实现。

第一步:激活页眉，选定域，按下Alt+F9，显示域代码。

第二步:此时的域代码为“{STYLEREF “标题1” \*MERGEFORMAT}”，修改此代码为“{STYLEREF “标题1” \r}{STYLEREF “标题1” \*MERGEFORMAT}”(见图12)，\r参数表示“插入相关内容这引用段落的段落编号”。

第三步:按下Alt+F9，隐藏域代码就可以看到最终的效果了。

4.巧用分节符，横纵任意变

你是否可以制作出如图13所示的文档呢？在很多报告都是正文为纵向的，附表或是插图需要横向排版，这个问题其实是可以通过分节符来解决的。

第一步:将光标定位至需横向排版页的前页的最后一行，选择菜单中的“插入分隔符”项，在弹出窗口中点击“下一页”。

第二步:将光标定位至需横向排版页的最后一行，选择菜单中的“插入分隔符”项，在弹出窗口中点击“下一页”。

第三步:选择菜单中的“文件页面设置”，将“方向”设置为“横向”，“应用于”设置为“本节”即可(见图14)(图14 当需要每一章(每章之间用加入分节符)从奇数页开始时，可以点击“版式”，将“节的起始位置”设置为“奇数页”即可(通过“打印预览”可以查看正确的效果))。

5.英文双引号变中文双引号

在对文档处理里，把英文引号替换为中文引号是让人头痛的一件事，以前《电脑爱好者》也介绍过用VBA代码的方法替换，不过太过复杂。这里再告诉大家一个简单的方法。

第一步:将光标定位至文件开头，选择菜单中的“编辑替换”，打开“查找和替换”窗口。

第二步:点击“高级”按钮，勾选“使用通配符”，在“查找内容”中输入“"(*)"”(不含外侧中文引号)，“替换为”中输入““\1””(不含外侧中文引号，这里的“1”为数字)(见图15)，最后，点击“全部替换”按钮即可。

小提示

使用这个操作完成的是:查找英文引号及其中间的文本，将其替换为左右中文引号的表达式1(即原文)的文本。

6.去除添加的页眉和页脚

添加了页眉和页脚后，怎么去掉呢？以前很多人是把页眉和页脚的横线隐藏掉，并清空所有的文字，而下面的方法是真正的去除方法。

第一步:点击“工具宏Microsoft脚本编辑器”菜单项。

第二步:在强出窗口左侧的“项目资源管理器”中找到要去除页眉和页脚的文件名，双击其下的header.htm。

第三步:按Ctrl+A键，再按Del键，删除所有的代码，再回到Word中，刷新即可。

7.选中文章中的所有汉字及中文标点符号

如果要提取一篇文档中的所有汉字怎么选择呢？当你需到这个问题时，下面的方法是最佳的解决方法。

第一步:点击“插入符号”，在“子集”下拉菜单中确认是否有“CJK兼容字符”项，如果有则使用的是Unicode 3.0字符集，如果没有则为Unicode 2.0字符集。

第二步:点击菜单中的“编辑查找”项，在弹出窗口中点击“高级”按钮，勾选“使用通配符”，如为Unicode 3.0字符集，则在“查找内容”中输入“[一-]”;如为Unicode 2.0字符集，则在“查找内容”中输入“[一-O]”。

第三步:勾选“突出显示所在该范围找到的项目”项，点击“查找全部”即可(见图16)(图16 可以从/cfan/200610/cz.txt复制“查找内容”中的字符)。

小提示

如果要查找包括标点符号，则“查找内容”中输入“[!^1-^255]”，这样可以选中所有的非西文符号。

和Word的N个不爽说拜拜

1.段前空格

不少人还在使用打空格的方法来设置段前空格。其实最简单的方法就是用标尺来快速调整:选中文章段落，拖动标尺上侧的“首行缩进”，进行调整即可。

(插入10hhtbhtwordjqBB.tif)(对于较长文档，还是推荐大家使用“样式和格式”进行设置)

2.去片页眉页脚的横线

去除页眉页脚的横线已经介绍过N次，但是仍然还是有朋友不会用:先激活页眉或页脚，点击菜单中的“格式边框和底纹”，将“设置”改为“无”即可(插入图10hhtbhtwordjqAA)(选择时需要注意，有时会出现选不中的情况)。

3.拉平分栏

我们将文章分栏后，如果输入的文字不足一两栏，则内容只会占右侧的一栏，打印时非常难看，其实我们只要在结尾处，插入分隔符就可以解决这个问题:点击菜单中的“插入分隔符”，选择“连续”即可。

4.减小无法调整的行距

每次用“公式编辑器”插入数学工式后，公式所在行的行距就会变得过大，这时即便修改行距也无效，要解决这个问题可以通过两种方法来解决:①点击需修改的数学公式，通过六个控制点缩小公式占用的尺寸，减小行距;②如果公式过多，可以点击“文件页面设置”，选择“文档网络”选项卡下的“无网格”，然后再进行微调即可。

5.去除随Word启用的输入法

点击菜单中的“工具选项”，去除“编辑”选项卡下“输入法控制处于活动状态”项，这样再打开Word时，就不会再启用输入法了。

6.取消自动编号

每次输入“1.”和后面的文字后，按下回车就会自动添加“2.”。这个问题别看不大，但的确很烦人，取消它吧。

点击菜单中的“工具自动更正选项”，在弹出窗口中点击“键入时自动套用格式”标签，去除“键入时自动应用”下的“自动项目符号列表”，“确定”后即可。

(插入10hhtbhtwordjqCC.tif)

7.取消版面上的多于标记

有时我们要将Word文档截取为图片，这时就要将页面中段落标记，拼写和语法检查等标记去除。

点击“工具选项”，在“视图”标签可以去除“段落标记”、“制表符”等项的勾选;点击“拼写和语法”标签，去除“隐藏文档中的拼写错误”及“隐藏文档中的语法错误”即可。

8.取消自动超链接功能

在Word中输入网址，回车后，就会自动变为超链接，这个功能对于不少人来说用处不大，而且误点链接后，还会造成Word的假死，让我们去除这个没用的功能:点击“工具自动更正选项”菜单项，点击“键入时自动套用格式”标签，将“键入时自动替换”下“Internet及网络路径替换为超链接”的勾选即可。

9.页面不合适 缩小来打印

拿到一个文档，打开一看，页面尺寸是A3，而打印机最多只支持A4纸的打印，这时候应该怎么解决呢？这时就需要使用打印时Word的缩放功能:点击“文件打印”菜单项，从“按纸张大小缩放”下拉菜单中选择“A4”即可。