国企档案资源管理创新方式探究

摘要：国企（以下简称国企）档案是国企财产的重要组成部分，是国企重要的无形资产，为国企的决策和发展提供了可靠的信息资源，在国企管理中起重要的作用。而国企档案资源作为国家档案资源的重要组成部分，不仅是国企的重要财产，还是国家的重要资产。国企档案管理，为国企进一步发展提供了可靠的基础。

关键词：国企档案创新管理研究

中图分类号： G271 文献标识码： A

国企从建立以来，档案管理工作经历了从一般的资料室，情报室等分散管理的形式逐步发展成为集中统一管理国企各种门类、各种载体档案的综合档案部门的过程，通过档案升级，达标，目标认定等级活动的开展，国企档案部门硬件的升级，基础业务假设有了很大的提高俄，形成了一套成熟的适应计划经济条件的管理体制、管理方法和管理思路。

一、国企档案工作现况分析

（一）国企档案机构呈多元化

国企档案机构不同于政府的档案机构，在现代国企下，国企一切活动都必须以各生产经营管理活动为中心，根据自身的特点，国企选择适合本单位的档案管理模式，随着国企进步和科技发展，国企的档案机构形式也是多种多样的，它可以是终极的国企档案馆，综合档案室或者档案管理网络，也可以是区域协作组，甚至也可以委托管理。当然最理想的是构建成档案信息中心，有的国企档案管理人员只管理档案，而现在一岗多能的环境下，多数国企的档案管理人员还兼管着图书，资料，晒图，复印，摄像等工作。但是无论怎么变化，都会想着适合国企自身，对国企有利，富有创造性和自身特点这样的档案管理模式来发展，并在发展过程中得到提高和完善。

（二）国企档案工作面临新的结构环境。国企为了在激烈复杂的市场竞争中取胜并获得较为丰厚的利益，会选择旨在提高综合服务能力的纵向一体化、相关多元化等战略，逐步向主营业务的上、下游延伸，向相关的产业和国际市场拓展。在这一过程中肯定有大量的文件资料等档案资源伴生。这就需要档案部门针对不同的新业务在档案的门类设置、馆藏结构调整等方面有所考虑。

（三）管理关系变化使国企档案工作面临新的组织环境。无论是国企的战略性重组还是国企内部的适应性改革，也无论是产业结构调整还是业务链条的完善，其间必然有资源权属的变化和相应组织结构的调整。为了适应这种情况，在档案工作层面必须对原有的相关档案资料进行分析、界定，在保持统一、齐全、完整的前提下，就档案资料的分拆、移交和继承作出安排。

（四）信息化使国企档案工作面临新的技术环境。随着国家信息化建设的逐步推进，国企在局域网和远程互动平台建设以及产品资料的数据化生成、流转、利用、共享等方面均取得了不同程度的进展。档案管理部门作为国企各种信息归集、编研、提供利用的部门，其管理手段、存储介质等不可能游离其外，也不应该落后于技术环境的发展。

（五）改革发展使国企档案工作面临新的环境。瞬息万变的信息社会，对国企信息的运转效率提出了更高的要求；国企改革破题攻坚，伴有大量的深层次历史问题，需要档案工作提供佐证；在异常激烈的市场竞争中，国企比任何时候都更加需要信息的收集、整理和利用，档案部门理应承担起这些重任。

二、目前国企档案工作的不足

（一）机制变革迟缓，与新的外部环境不适应。档案管理工作基本上是几十年一贯制，带有明显的党政机关档案管理的色彩。同时，实际工作中一直存在重藏轻用的传统思维，档案人员将大部分精力都集中在档案的收集、整理、鉴定、保管等业务上，而忽视了对其他工作的渗透及体现现实价值的服务，使得档案工作机制滞后于环境变化，档案工作的价值大打折扣。

（二）管理创新不够，与产业产品结构的调整不适应。国企根据市场导向和人们消费升级的需要，不断地进行产业或产品结构的调整。这种调整必然引起档案工作内容和管理方式的一系列变化。然而，目前档案工作的现状基本是甘居管理链条的末端而无主动延伸，拘泥于原有体系而无结构调整和细化，被动地应付，缺乏方式方法创新。这一现状使档案工作难以敏感地反映国企内外的变化和调整，对现实的生产经营活动难以起到推动促进作用。

（三）制度失灵，管理体制不健全。目前的现实是国家及行业的制度创新力度很大，国企大的制度建设有分管领导主抓，而具体到档案规制修编就很少有人问津。于是在档案管理遇到新情况新问题时，大类问题参考国家机关标准、新的业务问题随意处置的现象时有发生，制度失灵，管理体制不健全，严重影响了管理的科学化、法制化、正规化。

（四）管理措施落伍，与现代企业需求不适应。大多数国企的档案部门往往是匆忙地配备上微机，进行电子文件接收保存，再脱网单机编目或提供检索。这种被动、孤立的档案信息化过程，充其量仅能使档案成为信息化“孤岛”，而无法成为基础性、知识性的资源被便捷利用。

（五）员工队伍素质参差不齐，与档案工作需求不适应。员工素质低下业务技能不足，而在显性价值标准体系下，档案部门往往成为机构改革、机关精简的对象，成为职称评聘、薪酬改革、闲杂人员安置的“灾区”。这种与新环境、新技术、新要求背离的队伍状况，将会给档案工作本身或国企带来无法弥补的损失。

三、创新改善国企档案工作价值的办法

（一）紧跟需求，适应档案工作新要求。

国企档案管理是直接关系到国企运行及发挥效益，是国企衡量单位综合管理水平的标志之一。应该提高认识，把档案管理工作纳入整体发展规划。高度重视国企档案工作。明确领导责任制，建立和完善档案管理网络。面对国企改革攻坚实际，档案部门要随时注意国企重组、资源整合、组织结构和队伍结构的变化，适时调整档案工作的领导机构，保持健全的专兼职档案管理骨干队伍，使档案工作始终有人管、有人干，有责任制，同时要做好历史档案的接转传承。根据国企完善产业链和进行产业产品结构调整的需要，档案部门要对原有馆（库）结构、分类、编目等进行适应性调整，有的新业务要设立独立的档案单元，新产品要纳入产品档案细分体系。这样才能方便利用，体现档案的现实价值。

（二）建立和完善档案管理制度和机制。

国企要建立和健全相关的国企档案管理制度，如综合性的规章制度，立卷归档、档案保管制度，档案保密、保卫制度、井放档案的利用制度，未开放档案的利用制度，档案专(兼)职人员的岗位责任制等，从根本上加强国企档案的管理和制度建设。以保障国企档案的日常管理规范、有章可循。还要甄别废除完全不适宜的规定，修改完善部分不相宜的规则，建立新兴业务的管理办法，扬弃结合，弥补缺失，反映变化，全面覆盖。将这些新的制度与原有制度有机结合，形成横到边、纵到底的完整体系。要建立阶段性修编档案规范的制度。在档案部门环境不断演进变化的过程中，档案工作制度建设不可能一蹴而就。为此应定期对现有的规章制度进行评审，组织系统内的管理力量集中进行筛选、修订或补充，以使制度符合实际和行之有效。

（三）加强国企档案的硬件建设。

从档案保密的角度来看，档案库房和办公室应该尽量分开，门窗加固，以防盗窃。从档案安全的角度来看，档案库房要求有防火、防潮、防尘、防热、防磁、防冻等严密的措施。因此，保障国企档案库房的相对独立和保密，是单位硬件环境建设的一个重要方面。

（四）全面提升档案管理人员素质。

随着当前形势和社会发展的需要，档案的经济价值、市场价值逐渐显现出来，这就要求档案管理人员树立超前服务、主动服务的意识，深入社会调查研究，了解信息需求方向，充分发挥好档案信息资源的作用，服务经济社会发展，所以档案管理人员还需具备广博的知识、现代信息技术应用能力、信息加工处理能力等。为适应新时期档案管理工作，档案工作人员必须具备较高的政治素质、高尚的职业道德、大胆的创新精神、严谨的工作作风、过硬的业务技能等素质。只有具备较高素质的档案工作人员，才能更好地适应新形势下档案管理工作。随着社会的发展，对档案管理人员的要求也越来越高，档案管理人员不仅要掌握档案管理基础知识，还要在意识、能力、精神3个方面有新的提升。树立服务意识、安全意识和创新意识，打造操作能力、管理能力、学习能力；培养爱岗敬业、求真务实、甘于奉献的精神。要对管理人员进行多途径、多形式的培训教育，在提高理论知识的同时，注重实际工作能力的培养，多提供参观学习先进单位的机会，多提供创新实践的平台，以不断提高档案管理水平。要建立优胜劣汰的用人机制，要公平，保证档案工作人员在职务晋升、职称评聘、福利待遇等方面享有与其他岗位平等的权利，保持骨干队伍的稳定；另一方面要加强职业危机教育，建立日常的考核机制，充分调动档案人员的积极性和创造性。

（五）加强国企电子档案工作建设。

国企档案数据要经常进行备份保存，系统要进行日常维护和及时升级。年终形成测量数据电子档案存储在磁性介质或光盘上，根据这些信息载体的物理特性，在形成电子档案时应当实行双备份。备份时注明形成档案的时间和操作人员的姓名，并贴上保护封签，要异地存放一个备份，防止意外事故发生引起整个监测数据的毁灭与不可恢复性。同时，保存电子档案的位置要远离磁场，注意防磁、防潮、防尘、防火等，定期进行检查，定期进行复制，防止由于磁性介质的损坏而使国企档案丢失，造成无法挽回的损失。要树立现代的档案管理理念，确立档案管理网络化是信息化建设重要组成部分的主流意识，扭转研发者对档案管理无效益的片面认识，克服软件应用者嫌麻烦的思想，转变管理者手工方式可靠的传统观念，形成研究新需求、接受新技术、应用新手段的强烈使命感。其次要把电子文档管理系统的研发融入网络大系统，把档案管理的计算机化纳入国企信息化建设的总体方案，使档案从收集、整理到检索、利用与国企物流、资金流、信息流的形成部门资源共享、网上流转，这不仅关系档案管理的技术进步，而且事关国企信息化建设的进程和成败。第三要抓紧解决历史问题，根据国企信息化建设整体需要，对档案部门先期采用新技术的情况进行排查，解决与国企整体信息化的系统接口、技术接口问题，使之融入网络运行环境。同时要着手解决历史档案的数据化问题，逐步实现全信息计算机检索，满足全方位、多层次、便捷高效的服务需要。

总之，加强国企档案管理是国企管理建设不可缺少的重要方面，在关键时刻可以为领导的决策提供可靠的历史依据。在相关单位的各类业绩评价和管理考核中，国企档案也越来越体现出它的重要性。所以，根据国企档案管理的特点，用创新思路改进管理现状，才能从根本上保证国企档案的安全性、完整性和实用性。