深化档案管理活化档案资料论文

编者按：本文主要从高校档案编研工作现状；影响编研工作的一些因素；高校档案编研工作的原则、特点；进一步加强编研工作进行论述。其中，主要包括：主动有效提供档案信息服务的档案利用和档案信息资源开发、档案编研工作因其提供的档案内容系统丰富、档案信息资源的不断增加和高校自身以及社会对档案利用的日益频繁、选题狭窄陈旧，形式单一、重视“编”而忽视“研”、重视“编”而忽视“研”、社会上还存在着对档案工作不了解、不重视的现象、档案馆（室）自身因素、高校档案编研工作须坚持的原则、高校档案编研的特点、主动宣传，争取领导的进一步重视、加强学习，进一步提高档案人员的整体素质、广开渠道，进一步丰富档案信息资源、开拓思路，深挖馆（室）藏，进一步发挥高校档案优势等，具体请详见。

高校档案编研工作，是以高校档案馆（室）藏为对象，以满足高校和社会利用档案的需求为目的，在研究档案内容的基础上，按照一定的题目，对档案资料进行收集、挑选、编辑和评价，以多种形式提供档案为高校和社会服务的一项重要工作。它是使档案管理“深化”，档案资料“活化”，主动有效提供档案信息服务的档案利用和档案信息资源开发的一个重要手段，是高校档案管理工作向高层次方向发展的一个重要标志。

改革开放以后，档案编研工作因其提供的档案内容系统丰富、使用范围广泛、服务方式主动、查阅时间节省而越来越受到我国各级档案部门的推崇，被认为是深化档案利用工作的一种新举措。档案事业的迅猛发展，给高校的档案编研工作开辟了广阔的天地，使高校具有了开展档案编研工作的资源、人员、设备、技术等方面的条件，高校档案编研工作取得了长足进步。广泛开展档案编研工作，充分挖掘档案资料的使用价值，是档案工作上台阶出成绩的重要方面。

一、高校档案编研工作现状

档案信息资源的不断增加和高校自身以及社会对档案利用的日益频繁，使各高校在编研方面都下了一定的功夫，也取得了一些系统的、有效的编研成果，为高校的建设和发展发挥了很大的作用。但同时也存在以下一些问题，影响了高校档案工作的自身建设与发展，制约着档案作用的进一步发挥。

1、选题狭窄陈旧，形式单一。有些高校还停留在最基本的编写参考资料上，诸如基础数字汇编、大事记等等，没有新的突破。

2、重视“编”而忽视“研”。高校档案编研工作大多只是把档案中已有的一些统计数据、现成材料照搬摘录，忽视了在汇编的基础上加以研究这一面。因此，编研成果往往质量不高，过于简单化。

3、编研成果没能产生一定的社会效益与经济效益。高校档案的信息编研资料大多只是用来应付各类检查、评估之用，或作内部参考，真正能走上社会，产生社会效益和经济效益的不多。

二、影响编研工作的一些因素

1、社会因素。由于社会上还存在着对档案工作不了解、不重视的现象，谈起档案工作，人们总要将其与古老的房子、破旧的书刊、默默无闻的工作者相联系。档案人员地位低下，待遇差，愿入档案这行的人员较少。社会上的偏见直接或间接地影响高校档案工作者积极性的发挥。

2、领导因素。相当一部分高校领导对档案工作还存在另眼看待的态度，或是配置的档案室工作人员不足，甚至配置的就是闲杂人员，要不就是资金投入少，还可以随意抽调档案工作人员做其它事务，没有真正把档案工作摆到相应的高度。档案人员也较难争取到再学习、深造的机会，等等。

3、历史因素。各高校的规模有大有小，办学历史有长有短，因此各校室藏数量也是“贫富不均”，且室藏结构不合理，文书、教学类档案居多，科技档案少，档案包含信息范围较窄，大多局限于高校内容。

4、档案馆（室）自身因素。高校档案室大多只有1－2名工作人员，有的甚至只能算“半”个。因人员不到位，档案员常身兼数职，平时只能忙于档案的收集、整理等日常管理工作，没有过多精力进行编研，且学历层次不高，是档案专业班科出身的更少，由此造成编研材料过于简略。这也势必造成领导及校内各部门对档案的作用发挥、档案员的地位产生误解，在一定程度上挫伤了档案员的积极性，容易形成恶性循环。档案人员流动性大，队伍不稳定，档案编研工作越来越跟不上形势发展的要求，未能发挥出真正的作用。

三、高校档案编研工作的原则、特点

1、高校档案编研工作须坚持的原则

（1）服务性原则。提供档案的资料信息服务，促进本校工作的发展进步，是高校档案编研工作的主要目的。管理就是决策，而决策必须对各种信息，包括档案信息进行综合性分析。档案信息快捷、准确，充分利用档案资料，就能为工作决策提供可靠的依据。档案编研工作针对性强，就能为管理者、领导者的决策提供良好的服务，使决策更准确，更符合学校实际。

（2）真实性原则。高校的档案编研工作，一定要以档案资料为依据，坚持实事求是的原则，绝不可以造假、虚构、拔高、篡改，不可随意地添加编者自己的主观意愿和思想倾向。只有真实的档案资料和档案编研材料，才有实际的价值。

（3）适用性原则。高校档案编研工作更应讲究适用性原则。档案编研成果一定要有实际的效用，针对性要强，要符合学校工作的实际需要，以满足学校领导、群众对档案资料的需求，进而满足社会对学校档案资料的需求。适用，才能发挥作用；适用，才能产生价值。

（4）精确性原则。高校档案编研工作，要有精品意识，绝不能粗制滥造。在档案编研工作中，必须坚持科学的态度，运用科学的方法，对档案进行“去粗取精、去伪存真、去劣存优”的深入分析研究，确保档案编研工作的精确、恰当、科学。

2、高校档案编研的特点

（1）编研成果的时效性。信息时代讲究节省时间，提高工作效率，这就要求档案编研成果能够高效率为之服务。高校档案馆（室）作为基层档案部门，处于教育、科技文化活动第一线，直接为学校领导决策服务，因此档案编研工作从选题、编纂到出版等都有时间性强的特点。它要求选题上不要贪大求全，题目要小些，进度要快些，效果要大些。

（2）编研成果的针对性。针对当前学校的各项中心工作，结合本校实际而进行档案资料编纂，这是高校档案编研工作的又一重要特点。如编纂《学校组织机构沿革暨教职工名录汇编》，它包括学校组织机构演变、机构负责人姓名及各时期全体教职员工名单。这些经过加工的集中的优质档案信息，针对学校机构精简、人员分流、减员增效等项改革，提供了历史的、比较系统的档案材料，有目的、有针对性地配合了学校的中心工作，因而很受欢迎。

（3）编研成果的知识性。所谓知识，是包括人类有史以来的创造的全部知识，其中最主要的是指科学技术知识、管理科学和行为科学的知识。高校肩负着人类社会知识的生产、传播和为社会所有行业输送知识人才，高校的档案编研工作，从自身档案信息出发，就自然使所编研的档案信息具有很强的知识性。

（4）编研信息的集散性。编研工作是高校档案馆（室）的一项重要工作，它以自身收藏的档案为主要对象，以满足档案利用者需求为目的，在调查研究的基础上把分散的原始素材按照一定的选题和形式进行整理、选择、考证，形成一个比较系统的、相对集中的档案资料，为学校教学、科研、行政管理和经济建设服务。

四、进一步加强编研工作

1、主动宣传，争取领导的进一步重视。领导对档案工作的重视是做好档案工作的关键。只有领导重视，档案室才能配备足够的人力、物力、财力。高校有大量的人才资源，如何充分发挥高校的人才优势，依靠各方面的力量进行档案信息编研，领导的决策至关重要。怎样才能使领导对档案工作进一步重视呢？这需要：（1）加强宣传。有些领导不是不重视档案工作，而是对档案工作不了解或不完全了解。因此，档案人员就应主动进行宣传，使领导及时了解和掌握国家有关档案工作的方针、政策，认识到档案工作的重要性。（2）干出实绩。在做好宣传的同时，还应干出成绩来，让事实促使领导对档案工作的重视。做好编研工作，为领导的各项决策提供相关的材料、数据，让档案工作的地位在领导心目中日益提高，这样，档案室在人力、物力、财力等方面才能得到领导的大力支持。

2、加强学习，进一步提高档案人员的整体素质。档案事业的不断发展，使档案员不再是档案仓库保管员，档案工作已由简单的经验管理向复杂的科学管理发展，简单的手工操作管理已发展为复杂的电子计算机管理。这就要求档案工作者不但要具有一定的政治、文化素质，还要具备一定的技术素质。档案人员如仅满足于现有的文化知识水平，就很难适应档案事业发展新形势的要求，最终被时代所淘汰。档案员可以通过各项档案业务培训、自学、函授教育、高校协作活动等等途径加强学习。平时还要注意在工作中找寻不足，有的放矢地进行理论学习，通过不断的进取，成为新一代的档案工作者。

3、广开渠道，进一步丰富档案信息资源。档案编研工作，是以馆（室）藏档案为主要对象。俗话说“巧妇难为无米之炊”，没有丰富的馆（室）藏做基础，编研工作也就成了纸上谈兵。这要做好以下几项工作：（1）建立完整、严格的规章制度，特别是对收集材料要有一整套的措施，不让一份该归档的材料漏归。（2）发挥各方力量，广征博采。如借校庆等大型活动向社会各界征集有关本校的档案资料。（3）平时做个有心人，脑中时刻有着档案意识，在不同场合都注意发现和收集档案资料。（4）在报上、杂志上多留意有关学校的报道，并进行剪辑。

4、开拓思路，深挖馆（室）藏，进一步发挥高校档案优势。开发档案信息资源的目的，就是为学校各项工作提供优质、系统的服务。编研材料须对现实工作有指导意义，对教学有参考价值。因此，编研内容要与本校教学、科研、管理等中心工作紧密结合，也就是说在选题时必须结合自己的具体情况，充分发挥本校馆（室）藏所特有的优势。（1）以查找利用频繁与否来确定编研题目。服务工作要讲究“以人为本”，档案员平时要注意对那些查找利用次数多的档案进行编研。（2）不限于简单的信息罗列、汇集，而是对档案信息进行综合分析研究，提出明确结论，为学校重大决策提供建设性意见。（3）与其他部门相结合，走合作编研之路。有些编研题材很广，靠档案馆（室）单方面工作需很长的时间，花费很大的精力，所以我们有必要联合相关的部门共同合作。（4）编研工作切忌大、滥。过大过滥均不切合实际，浪费人力、物力、财力。每个档案馆（室）应结合自己的具体情况，考虑自身条件来进行编研。