高校图书馆办公室管理特性探析

《普通高等学校图书馆规程》规定：高等学校图书馆是学校的文献信息中心，是为教学和科学研究服务的学术性机构，是学校信息化和社会信息化的重要基地。高等学校图书馆的工作是学校教学和科学研究工作的重要组成部分。图书馆办公室是图书馆的行政管理部门，也是为读者提供服务的一个窗口。随着信息化、网络化、数字化的迅猛发展，图书馆办公室的职责范围也在发生变化，由过去单一的行政事务管理向多元化管理发展，其内容既有专业性较强的工作，也有一般的事务性工作，其主要职责包括：（1）负责学校有关图书馆决定的落实；以及与教学、科研、其它部门工作的联系与协调。（2）协助馆领导做好有关报告、总结等的文字处理及文件复印等工作，负责各类公文的传递和立卷归档。（3）协调和组织图书馆各类会议和活动。（4）负责各种业务数据的统计，并上报有关部门。（5）负责全馆对外宣传和信息汇总、，报送有关部门；负责读者意见的整理、协调与反馈工作。（6）做好馆际之间的交流与外事工作；与国内外各有关单位的信函、传真、电子邮件等通讯往来工作。（7）管理图书馆日常办公用品的采购供应、分配使用。（8）协助馆领导制定财务预算，统计汇总季度年度财务报表。（9）负责图书馆固定资产的维护与维修、分户账目资产的管理工作。（10）负责办理全校读者图书借阅证开通手续，办理离校、进校者的有关手续。（11）负责职工考勤，领取劳保用品及职工福利；做好临时工作人员、勤工助学学生管理工作。（12）组织落实安全保卫、消防检查、清洁卫生、环境布置工作。（13）负责馆领导交办的其它临时性工作。

高等学校图书馆办公室管理工作具有综合性、服务性、规范性、协调性、专业性、创新性、高效性等特性。

1.综合性

高校图书馆办公室管理虽具有一定的专业性，但又有别于其他各业务部门的工作。它并不具体负责业务工作，而是协助馆领导成员处理好图书馆的各项工作，期工作范围相当广泛，起着承上启下、沟通内外、联络各方的桥梁和枢纽作用。图书馆办公室是各种文书处理和公文来往的集散地，是领导机构制定决策的勤务兵，是图书馆领导召集会议的具体组织者，因而可以说高校图书馆办公室工作是一项综合性的工作。办公室工作的这种综合性特征，决定着大事要事需积极参与、小事需妥善处理，工作必须有全局观念。

2.服务性

图书馆办公室不仅要为图书馆领导决策提供全面、准确的资料，配合图书馆领导做好会务、接待等各项工作，而且也要为图书馆各业务部门服务，为全体馆员服务；为各部门提供办公所需用品和设备维修服务，为全体馆员做好各种后勤保障服务，确保各业务部门工作的正常开展；还要与读者（用户）打交道，解决馆员与读者（用户）之间的矛盾及读者的各类投诉等。作为高校图书馆的一个窗口部门，办公室工作人员要做到嘴勤、腿快，事事想在前面，做在前面，热情地接待，周到地服务。其中为领导服务，为决策者服务，为全局服务是办公室工作的最大特点。为领导决策提供依据，就要求办公室开展经常性的调研活动，提供必要数据和信息，做好形势和动态的定性、定量分析。

3.规范性

高校图书馆办公室工作规范，是对高校图书馆办公室各项工作制度、内容、程序、方法、标准和要求等所做的一种定量/定量与定性相结合的统一规定和规则，是科学管理办公室工作的依据及应达到的要求，是图书馆办公室工作具体化的形象工程。 办公室管理的规范化有利于克服办公室工作的随意性，制度订立与执行的分离性，可提高图书馆办公室工作人员的时间观念及标准化意识、程序化意识，促发人员的能动性，使工作效率得以最大限度地提高。作为图书馆行政管理部门的办公室，其管理工作暨复杂 又具体，具有多层次、多结构、多目标、多头绪等特点。

4.协调性

图书馆办公室是纵向沟通和横向联系的桥梁和纽带，要处理好图书馆领导与各业务部门之间、图书馆领导与馆员之间、各业务部门与馆员之间、图书馆与读者（用户）之间以及图书馆与学校各职能部门之间的关系。协调好了，办公室各项工作就会“左右逢源”；协调差了，就会影响到某个业务部门乃至整个图书馆工作的正常运转。因此，图书馆办公室要在职能范围内，要善于把握分寸，既坚持原则，又机动灵活；要善于总结和综合分析各业务部门意见，在领导和馆员之间、各业务部门之间、馆员与馆员之间架起一座理解信任、配合协作的桥梁/纽带，致力于形成同轴共转、齐心协力的生动局面。

在做各项协调工作时，要心平气和、平等待人，认真仔细听取有关方面的意见/建议，充分体谅有关各方的难处，对他们面临的实际困难、问题等，及时向有关领导反映并积极配合解决；要利用自己的政策优势、信息渠道优势、及善解领导意图优势，帮助各业务部门出点子、理思路和想对策。协调工作的原则是：统一领导、公平公正、诚心服务、可接受。在开展协调工作时不能主观臆断，要主动同有关各方商量，要营造轻松、愉快的协调氛围，使协调各方在心理上接受，在感情上共鸣，因势利导、循循善诱地使协调各方心悦诚服地听取别人的观点和见解。

5.专业性

高等学校图书馆一般具有较强的专业性，而图书馆办公室需要协助馆长处理业务工作，参与图书馆的各项决策，也服务于各业务部门，因此图书馆办公室工作人员应善于学习掌握图书情报文献信息方面的专业知识，使之能当好助手、当好参谋，为图书馆领导提建议献良策。

6.创新性

泛在信息环境要求高校图书馆办公室工作人员克服工作简单化、程式化，陈旧保守的思想，树立创新发展理念，积极探索新路子，勇于改革创新，优质高效地为图书馆发展提供决策支持，为各业务部门协调地工作提供有力保障，为读者（用户）服务工作提供井然有序的支持性条件。只有改革创新才有发展动力，创新是事业发展的正能量。在高校图书馆的各项工作中必须强化创新意识，要对新事物、新方法、新经验有高度敏锐地洞察力和接受力，大胆冲破传统思维模式，积极探索新的发展路子。不断总结经验、教训和完善提高，建立起科学且行之有效的工作机制，大胆创新，应用新生事物于工作中。创新服务，要综合考虑高校图书馆的发展趋向，树立以人为本的管理理念及以读者（用户）为中心的服务理念，积极主动地为图书馆领导提供决策性信息。

7.高效性

图书馆办公室的工作职责范围决定了办公室要处理大量重复性的事务性工作。大量的事务性工作是图书馆办公室工作中绕不开的重要工作事项。图书馆办公室人员不得不从牵涉范围广、工作事项既具体又繁杂的事务性工作中找出实现最佳工作效率的方式、方法、途径。图书馆办公室工作要力求高效，高效是人们追求的最佳目标。建立工作目标，实施目标责任制，实现量化与定性相结合的考核模式，把责任与目标有机地结合起来，变压力为动力，是提高图书馆办公室管理效能的最有效途径之一。树立良好的工作作风：①严格按上级的方针、政策和法规办事，遵纪守法的作风。②全身心地为图书馆领导、各业务部门、馆员及读者（用户）服务的作风。③调查研究、实事求是的作风。妥善协调好图书馆内各部门之间、图书馆领导与部室主任之间、部室主任与馆员之间、馆员与读者（用户）之间以及图书馆与学校之间等的关系，是提高图书馆办公室工作效率的一个侧重面。关系协调好了，可在机构内形成一个衔接严密的系统、一个有机体系，进而有效地遏制1+1

参考文献：

[1] 施芸芸.高校图书馆办公室管理功能实现之初探[J].高校图书馆工作，2004，24（1）：66-67

（作者单位：沈阳医学院图书馆；辽宁 沈阳 110034）