德国档案馆档案接收征集带来的启示

德国联邦政府设有联邦档案馆，各州、市、县也分别设有档案馆，这种体制从1866年普法战争后开始形成。德国各级政府档案馆在档案鉴定和接收方面具有绝对权威，法律赋予了他们在档案的归属和流向上的最终决定权。2007年10月，笔者随国家档案局档案培训团，走访了位于德国科布伦茨和柏林的联邦档案馆、位于黑森州威斯巴登市的州档案馆以及海德堡、曼海姆、迪伦等市档案馆、麦阿克、奔驰等企业档案馆和德国电视二台、海德堡大学档案馆等。德国档案馆的档案接收征集工作给我们留下了深刻的印象，并给我们带来了许多启示，值得我们借鉴。

德国档案馆的档案接收征集工作

1　德国档案馆的档案接收工作

从档案接收工作的角度看，德国的档案管理体制有其自身的优势。德国联邦政府设有联邦档案馆，负责接收总统府、总理府以及联邦法院、环境保护部、财政部、国防部、警察局等各部门的档案；各州政府设有州档案馆，负责接收州政府各机构形成的档案；各市、县政府分别设立市、县档案馆，负责保存市、县政府管理机构的档案。这样的档案馆网布局，使国家档案馆在档案资源建设上永远处于主导地位。德国的档案管理体制在档案资源建设上另一个优势是中间档案馆。德国在联邦和许多州、市都设立中间档案馆，根据法律规定，政府机构形成的所有保管期限的档案首先进入中间档案馆，这就使档案馆对档案资源控制的关口大大前移。如曼海姆市政府规定，所有市政管理机构的档案形成3年后必须移交中间档案馆保存，在中间档案馆保存若干年以后，将永久保存的档案再移交到市档案馆保存。比如一个公司，关闭后其形成的档案按规定在中间档案馆保存10年，然后再由中间档案馆决定这些档案是永久存在，或是部分永久保存。保管期限的确定在中间档案馆向档案馆移交前就已经确定了。

根据德国法律的规定，各级政府档案馆在档案鉴定和接收上拥有绝对权威。联邦和州政府及其管理机构形成的档案究竟是永久保存、或者应该销毁，完全由档案馆的专业人员全权决定。在德国现行的档案管理体制下，这样的规定，实际上也就是赋予了档案馆在档案的归属与流向上的最终决定权和档案资源建设上的主导权。

据黑森州档案馆馆长艾拉博士介绍，德国档案馆的传统职责有以下几个方面：

1　与政府管理机构联系，让他们知道哪些档案如何交到档案馆，为他们提供咨询，

2　对档案进行鉴定，决定存档或销毁；

3　保存档案，对所有的档案进行保护；

4　对档案的抢救与修复；5　进行档案宣传和介绍。

可见，在德国，实现对档案资源的有效控制是档案馆的首要职责。正是因为这一权威的存在，使档案资源大量向各级政府档案馆集聚。

德国国家档案馆正常的档案接收来源是，接收政府各管理机构形成的档案。据曼海姆市档案馆统计，其馆藏档案大部分来自市政管理机构，只有少部分由私人提供保存的。因此，在这种状况下，接收工作就应该更好地做好档案接收咨询工作。

(1)档案接收的咨询工作。档案接收的咨询工作是德国档案馆的一项重要职责，也是档案接收工作能顺利完成的重要基础性工作。德国联邦档案馆，所有的档案专业人员都负责档案的接收工作，每个人分工联系总统府、总理府及各部档案接收的咨询工作。黑森州档案馆共有工作人员40名。其中馆内的16名官员分别联系几个市政管理机构，做好档案移交的咨询工作。海德堡市档案馆有7名工作人员，所有工作人员都参与档案接收工作。档案接收咨询的主要内容是：查看各单位是否按规定将文件目录做好，各单位还要按规定将文件装订好，档案馆提供一个表格，让各单位填写之后拿回去分析。移交档案通过档案馆检查后，各单位约好时间用车将档案送来，办完交接手续后，将文件存人档案库。据曼海姆市档案馆介绍，这样的移交一年％-40次左右。

(2)档案馆接收市政管理机构档案的程序。德国各级政府档案馆接收市政管理机构档案的程序主要分两种：一种如曼海姆市档案馆是通过中间档案馆进行的。中间档案馆首先对各市政管理机构提出档案接收要求，各市政管理机构按照要求做好档案移交前的相关准备工作，然后由中间档案馆接收。市政管理机构的档案在中间档案馆保存一定期限后，经鉴定属永久保存的部分再向档案馆移交。另一种如海德堡市档案馆是直接接收，各部门档案在3年内向海德堡档案馆移交经鉴定为永久保存的档案，进馆后去除金属物，装入无酸纸盒中保存。

2　德国档案馆的档案征集工作

德国对战争中遗失档案的收集补充十分重视。19世纪的档案大多在战争中都遗失了，战后进行了收集，许多档案是私人收藏的，后来逐步交给档案馆收藏。德国各级档案馆在向社会征集档案方面主要采取了以下措施：

(1)开展档案社会宣传。如始建于191 1年柏林市档案馆，每月都以馆藏为题举办一次学术讲座，诸如德国社会党人卢森堡女士1919年牺牲前的审判档案、妇女运动档案和东德时期群众、团体、基金会等利用者关注的档案。柏林市档案馆还请一些亲身经历过重大事件著名人士、地方志专家、史学教授在档案馆讲解本地历史事件、名人掌故；在档案馆开放日，任何人可以持身份证件参观档案馆库房、目录室，除档案内容外，其他方面都可以随意浏览，并有专人讲解，还有供参观者任意索取的参考材料。各级档案馆还利用所有媒体和档案馆的刊物做宣传，让市民知道珍贵的历史档案只有放在档案馆是最可靠的，也是最能发挥作用的。

(2)出钱购买。通过购买的方式，向社会征购有价值的历史档案是德国档案馆资源建设常用的一个渠道。如曼海姆市档案馆花费5万欧元，征购了2万多幅与城市历史有关的图片。迪伦市档案馆从旧货市场购买了一批反映地方历史的古钱币。档案馆征购档案的经费支出既有财政拨款，也有许多来自社会的资助。曼海姆市里有许多基金会，为档案馆征集城市文化、历史方面的档案提供了资助。

(5)鼓励市民提供。在曼海姆市档案馆，市民向档案馆提供档案有两种情况：一种是无偿移交，如一卷摄于1917年反映曼海姆市的大型城市历史展览的无声老电影片子，就是由市民无偿提供给档案馆的。另一种是代为长期保存。这种情况，双方要签订一个保管协议，如果市民到期想取回档案的话，需要向档案馆支付一定的保管成本费。

(4)主动拍摄。主动将城市建设的历史面貌用照片的形式记录下来，作为档案资源保存下来，这是迪伦市档案馆的一条经验。迪伦市和汉诺威市在二战时期都毁于盟军的轰炸，战后重建时为了延续城市传统风格，主要依靠的是两市馆存的老照片。档案馆主动将城市街道、建筑拍摄存档，形成大量的城市建设照片，记录城市变化的历史，这项工作在迪伦市档案

馆已坚持了30年，取得了很好的效果。

德国档案馆工作给我们的启示

要提高国家综合档案馆对国有档案的集聚能力，必须从法律上加强其在档案资源建设上的主导权。通过修改完善档案法律法规，进一步明确国家综合档案馆收藏档案的范围，强化政府机关移交档案的义务和法律责任，确立国家综合档案馆在收藏国有档案上的主导地位。

在德国，联邦和州政府及其管理机构形成的档案究竟是永久保存或者销毁，政府档案馆拥有完全的决定权。在实际工作中，这种鉴定工作也全部是由档案馆的专业人员来承担的。在我国，党政机关形成的文件材料是否归档保存以及档案的保管期限多长，是由各机关档案部门确定的。根据我国的档案移交制度，档案是否进馆是按照保管期限确定的，具有永久保存的档案才最终被移交到档案馆保存。在我国目前的档案鉴定制度下，档案存毁和流向的决定权实际上掌握在各个机关手里。这种情况造成了国家档案馆面临“长期卷”的尴尬。如果只收“永久卷”，可能导致许多反映机关业务职能的档案留在了原机关。德国的经验告诉我们，由档案部门(档案局或档案馆)来决定档案资源的归属和流向，对于国家档案资源建设具有十分重要的意义。从全局上看，如果档案部门不能掌握国家档案资源归属和流向的最终决定权，国家档案资源就无法有效地集聚。因此，我们应该借鉴德国的经验，赋予档案部门在档案资源归属上的完全决定权，以确保国家档案资源的有效整合和科学分布。

档案接收的咨询工作是档案馆接收档案前的一项重要准备工作，它既可以加强与移交机关的沟通联系，又可以更好保证进馆档案的完整性和质量。德国的档案馆十分重视档案接收的咨询工作，馆内所有的业务专家都会参与这项工作。每个人都有具体的分工，如有人负责接收总理府的档案，有人负责接收国防部的档案等，做好移交档案准备的咨询辅导工作，负责帮助移交机构解决遇到的业务问题，直到该管理机构的档案进馆为止。反观我国档案馆的档案接收工作，各档案馆也有负责档案接收的专门人员，承担着一定的档案接收和咨询任务，但人数普遍很少，往往顾此失彼。

德国各级档案馆利用档案数字化对外提供利用对档案接收和利用起到了很大的作用。联邦档案馆从档案接收、整理、提供利用开始逐步进行档案数字化加工工作，科布伦茨、柏林、弗赖堡三个分馆统一使用一个数据库。在柏林有170万条数据，科布伦茨有150万条数据，弗赖堡有45万条数据。按照目前的档案数字化加工能力，他们预计5年后将有1500万条数据。联邦档案馆使用的软件并不是简单购买的，是档案馆与有关公司共同开发制作的，档案软件现在还在不断研发升级。通过档案数字化数据共享，他们可以做到哪份档案在哪个城市哪个档案馆架子上存放，不管档案在哪，电脑上都有一个登记显示。接收进馆档案后，他们在30年保密年限设置上，严格按规定30年以后开放。当然，私人移交的档案是双方约定的解密期。电子目录可以在档案馆阅览室任意浏览，由于技术和其他客观原因联邦档案馆还不能满足利用者在家浏览档案。曼海姆市档案馆开放的馆藏有1.3万张图片和7000多份文件数据可以在互联网上搜索，虽然设有密码，只需申请即可。如施拉普纳在曼海姆的档案只许看，不能放大和传播，因为页面下都标注了法律规定。德国档案馆的数据检索的层次是到达一个保管单位(即我国的“卷”)，他们认为对利用者来说，同专题在一起使用最方便。曼海姆市现存1900年以前家族卡片29万张全部实现了数字化，1900―1985年户口卡片200多万张数字化已完成了一半。按规定每个人在退休的时候都要出示工作证明，以此来领取各项社保待遇，这种情况使人人都能充分感受到档案的重要。数字化加工后的档案方便了广大公众的利用，对各政府部门按时向档案馆移交档案也起到了推动作用。

档案馆的档案征集工作离不开与社会公众的互动。德国档案馆把与社会公众互动看作公共事务的一部分，通过街头宣传、档案陈列展览、出版档案宣传画册、举办学术讲座、档案馆开放日等形式让社会更多地了解档案馆，更经常地走进档案馆。同时，也吸引更多的人把个人收藏的珍贵档案交由档案馆保存。

近年来，国内的档案馆也越来越重视档案的社会宣传，加强与社会公众的互动，但在广度和深度上发展还不够平衡。特别值得一提的是，在德国的档案馆开放日，任何人只要持身份证件，参观档案馆库房、目录室、技术用房，并配有专人讲解，备有详尽的阅读材料，让参观者全面、深入地体验档案馆。这样的互动必然会给每一个走进档案馆的参观者留下深刻的印象，有助于档案馆征集工作的开展。