企业档案监管信息化发展趋向

随着社会的发展，工作的深入，各行各业的档案数量逐步增加，依靠人工手段进行档案管理已远远不能适应发展的需要，所以采取现代化手段进行档案管理工作势在必行。而档案工作要与之相适应的唯一出路，就是加速自身的现代化进程。

一、当前企业档案管理工作中存在的问题

档案管理是企业发展的重要信息资源，其客观地记述和反映了企业在筹备、成立、经营、管理及产权变动过程中的全部内容。随着以办公自动化、社会信息化为核心的企业档案管理的深入发展，档案在企业的生产和发展过程中起着越来越重要的作用，然而，就目前的档案管理工作，却存在着许多需要研究和解决的问题。

（一）当前企业档案管理中存在的问题

1、企业档案工作未遵循长期性、连续性的发展规则近年来，企业档案工作在各级领导的重视下，进行了档案达标升级。但由于部分干部对档案综合管理的参与程度不够，对档案在企业中的重要作用认识不足，企业决策者往往只注重企业有形资产，而不重视从已积累的记载企业经验教训的档案中寻找创造效益的突破。档案室在某些人眼里成了废纸仓库，造成了档案工作有领导、无计划、有任务、无落实，有形式、无效果。档案工作未遵循长期性和连续性的发展规则。

2、档案意识不强，档案利用率低档案信息资源的有效利用可以为企业带来巨大的社会效益和经济效益，但是许多企业长期以来对档案利用产生的社会效益和经济效益缺乏应有的认识和广泛的宣传，使企业员工对档案利用效益知之甚少，造成重视程度不够、资源开发不足、利用率不高。一些企业领导认为企业的主要工作是生产、经营、档案工作无足轻重，对档案室抱着可有可无的态度。档案人员兼职多，在现有专职档案人员中，有一大部分人员是以做档案工作为主，兼做其他工作。

3、企业档案工作管理体制尚未完全符合现代企业制度的要求随着企业的重组与改制，很多企业不再具有对应的专业主管机关，这必然会使部分企业档案工作的管理出现某种真空地带。其次，由于企业正逐步走向“自主经营、自负盈亏”的市场主体，档案行政管理部门在企业档案工作管理中也遇到不少问题。一方面，档案行政管理部门疲于进行业务监督指导及一些具体的业务工作，无法集中力量进行有关业务标准、规范、法律、法规等的制定；另一方面，企业，尤其是非国有企业，可能会反感档案行政管理部门对其具体档案业务的干预，不予积极配合等。

（二）部分企业重利润轻投入，造成企业档案管理的滞后。当前形势下，企业档案作为企业资产，其管理工作的优劣完全由企业自身重视程度决定。现代企业制度更要求企业能最大限度地节约成本，提高效益，企业档案管理工作是一项需要投入人力、物力与财力等成本的工作，企业必然要求其档案工作适应生产、经营的需要，必须符合效益原则。当企业档案工作不能为企业带来相当于或者大于其成本的效益时，其日益萎缩将成为不可避免的事实。

二、存在问题的原因

撇开外部因素，仅从档案工作自身来看，笔者认为造成企业档案工作遭受冷遇的原因有三：首先，现行企业档案工作微观管理方式植根于计划经济体制，计划经济体制下的高成本、低效益始终影响着目前的企业档案工作，并与现代企业制度的效益原则产生摩擦。这是导致企业档案工作处于劣势最根本的原因。其次，企业档案工作自身在很大程度上仍沿袭了原有的工作思维与方式，未能跟上企业改革步伐，积极服务于企业。这是造成企业档案工作现状最直接的原因。再次，企业档案本身所能产生的效益的隐蔽性使其计量化难度较大，这是造成企业管理层忽略档案工作的间接原因。为保障企业档案工作的可持续发展，深化企业档案工作改革，实现企业档案管理现代化已成为企业档案工作自身发展的迫切需要。

三、实现企业档案管理现代化的几点意见

（一）更新观念，增强企业档案管理现代化意识

要实现企业档案管理现代化，首先要进一步解放思想，转变观念，认真贯彻执行各级文件精神，不断强化档案管理现代化意识，大胆探索符合档案工作自身特点的规律，能够有效为当代中国经济、政治、文化建设服务的档案工作理论与方法，建立和完善中国特色的档案管理现代化体系，坚持一切从我国的基本国情出发，从企业的实际出发，制定档案工作目标、任务、方针、政策，创造性地开展计算机技术的应用，要拓宽服务领域，提高质量，增强企业档案工作的生机与活力。

（二）更新设备，充分利用现代化技术

随着社会的发展，工作的深入，各行各业的档案数量逐步增加，依靠人工手段进行档案管理已远远不能适应发展的需要，所以采取现代化手段进行档案管理工作势在必行。计算机、多媒体，特别是超媒体的出现，为解决这一矛盾展示了光明的前景。这就需要企业领导及档案管理人员，从思想观念上对新技术给予足够的重视，用新的观念看待事物，引进使用现代化技术设备，以促进档案管理工作的健康发展。使用计算机系统管理，可对档案资料进行复制、扫描、取样，实现企业档案数字化。通过人机结合的方式，检索者只要在屏幕上指出自己所需要的计算机管理程序，就可以将所需的档案目录摘要等显示出来，大大提高了工作效率。

（三）合理用人，培养新型的档案人才

未来的竞争，是人才的竞争，在企业档案管理现代化过程中人起着决定性作用。档案管理者的现代化是企业档案管理现代化的前提条件和核心内容。因此，要实现档案管理现代化，首先必须实现档案管理者现代化，因此，要理解、尊重人才，关心、爱护人才，要努力创造一个尊重知识、尊重人才的良好氛围。根据企业档案工作的特点，要合理用人、留人。知识结构要高、中、低配备，年龄结构要老、中、青结合。要扩大选人、用人视野，要选择有真才实学、有实干精神而又坐得住的人做档案管理工作。企业档案工作者不仅要有一定的政治理论水平、业务水平，还要有广博的知识，强烈的开拓、进取意识，尤其要一专多能，既要能熟知档案管理法规和基本的档案管理业务知识、技能，还要熟练掌握计算机管理知识和操作技能，以尽快实现企业档案数字化。

（四）重视企业档案利用，回馈企业投入

企业档案是企业建设、生产、经营活动的记录和汇总，是企业信息资源的汇集地、成品库，企业档案虽然本身具有较高的技术经济价值，但这是一种“潜在的价值”，只有重视企业档案的利用工作，努力拓展新的服务空间和服务领域，才能为企业创造经济和社会效益，实现它的真正价值。大力开发利用企业档案信息资源，为企业发展服务，是现代企业和档案工作者都应当全力关注并思考的问题。

未来的社会是以智能化、信息化和高科技化为主导的社会，因此，档案工作要与之相适应，就要加速自身的现代化进程。档案实体的有效保护和档案信息的广泛利用，是与电脑网络以及档案数字化等紧密相连的。企业档案管理若不能加快改革步伐，就会影响企业档案的保护和利用，进而影响企业的生产、经营和科研。企业档案工作者若不能主动占领高科技阵地，就无法在社会进步中展现自身的价值。