高校图书馆的现刊催缺工作探析

[摘要]高校图书馆馆藏的期刊文献资源一直是高校开展教学、科研活动的重要文献来源。但是长久以来，高校图书馆的现刊缺刊现象一直无法避免，给馆内文献资源建设和高校的科研工作都造成了一定的影响。因此，对高校图书馆期刊缺刊的现象加以分析，进一步规范现刊催缺的工作流程，已成为期刊管理中势在必行的一项工作。

[关键词]文献资源 现刊催缺 期刊管理 汇文Libsys4.5

[中图分类号]G258.6 [文献标识码]A [文章编号]1009-5349（2015）02-0076-02

作为高校图书馆文献信息资源的重要组成部分，期刊以其篇幅短小、传播速度快、信息量大、时效性强等特点，深受广大师生读者的喜爱，成为高校教学、科研的重要情报来源。但是，在实际工作中我们发现，虽然我们投入大量的人力物力对期刊进行日常管理，很多期刊仍然存在不同程度的缺期和破损现象，极大地破坏了期刊资源的整体性，影响了读者对期刊的利用率。因此，为了更好地满足读者需求，保证高校图书馆期刊资源的连续性与完整性，期刊规范化管理的重要性也由此显现出来。

期刊的管理工作是一个复杂、繁琐的过程，经历了从采购、征订，到现刊的签收、上架、催缺，再到过刊的下架、装订、验收、典藏等一系列环节。作为这一系列环节中的中间环节，现刊催缺在高校图书馆期刊管理工作中发挥着承上启下的作用――既是对期刊到馆及签收情况的又一次检验，也为期刊的下架和装订工作奠定了基础。因此，明确现刊催缺的操作流程，按时进行现刊催缺，认真分析期刊缺期原因，进一步探讨应对措施，及时做好期刊的补缺工作，不仅可以有效弥补期刊缺期对期刊资源造成的损失，还可以更好地保证期刊的读者服务质量，对高校图书馆的整个期刊管理工作具有重要意义。

一、现刊催缺管理的基本流程

我馆使用汇文文献信息服务系统Libsys4.5的连续出版物模块进行期刊管理。一般情况下，新到馆的第一批期刊要首先设置其签收参数，这是期刊到馆后进行期刊管理的第一步。签收参数的设定包括订购参数的设定、催缺参数的设定以及装订参数的设定，其中催缺参数的设置是直接关系到现刊催缺工作进一步展开的依据，是期刊催缺管理的最基本也最重要的环节。

（一）催缺参数的设置

催缺参数主要是催缺的间隔天数，可分三次进行设置。一催间隔天数是指起始天数之后的第一个间隔周期，超过这个周期便可对期刊进行第一次催缺。一催过后可再次进行现刊催缺的间隔周期就是二催间隔天数，三催间隔天数以此类推。

我馆对期刊催缺参数的设置以期刊的出版周期为依据，并根据期刊实际到馆日期进行适当的调整和修正。这样，就可以有效避免误将未到刊当做缺刊进行催缺的情况，更好地保证现刊催缺的准确率，提高工作效率，为定时开展现刊催缺工作提供便利条件。

（二）现刊催缺的操作步骤

催缺参数设置完毕，就可以在一系列的期刊管理工作中按照催缺策略进行现刊催缺。催缺过程中，为得到催缺清单，首先要在系统中对相应类型的缺刊进行查询。

根据汇文Libsys4.5连续出版物模块，缺刊类型包括缺刊、所有缺刊、未签刊以及断刊。其中缺刊是指根据催缺策略，在应到日内未签到的期刊。所有缺刊与缺刊相对应，指在应到日以内及以外的所有未签到的期刊。未签刊，是系统中已发订，但还没有生成签到卡片的期刊。断刊是指最后一期签到的期刊之前没签到的期刊。了解了这几种缺刊类型，我们就可以根据催缺目的选择相应的缺刊类型进行查询，生成催缺清单。

催缺清单生成后，首先选中清单上所列的期刊，通过打印、导出或是发送电子邮件等方式将催缺清单传给发行商，然后在系统中点击催缺按钮便完成了一次催缺。进行过一次催缺的期刊处在一催的宽限期内，不能再次催缺，只有超过二催间隔天数以后，才可以对其进行第二次催缺。

二、现刊催缺过程中的缺刊现象浅析

在高校图书馆的日常期刊管理工作中，部分期刊会或多或少地出现缺期现象，这一现象不仅严重破坏了期刊资源的完整性，降低了期刊的利用率，对高校进一步开展教学、科研活动也会产生一定的影响。因此，在现刊催缺的实际工作中对缺刊情况进行分析，找出缺刊原因并提出应对措施便成为期刊管理中十分重要和必要的一项工作。结合我馆现刊催缺的工作实践，对现刊缺刊情况的分析如下：

（一）缺刊原因

期刊从编辑出版发行到图书馆下架装订经历了邮局派送、图书馆馆内签收，以及上架阅览三个主要环节的交接。这些环节中的工作疏忽都会造成期刊的缺刊现象。

1.邮递收发部门工作失误。我馆的期刊全部通过本地邮局订购，由邮局工作人员按时派送至现刊阅览室。由于邮局自身的工作多、任务重，加之我馆订购的期刊数量、种类繁多，工作人员在工作中难免会出现差错，误将我馆期刊派送至其他单位或是私下扣留，造成期刊的错发、漏发，导致缺刊。

2.馆内工作人员签收失误。期刊到馆后，首先要进行签收，然后才可以上架供读者阅览，而现刊的签收也是一项较为复杂的工作，相关工作人员稍有疏忽，就会造成现刊的签收失误，给以后的现刊催缺工作带来麻烦。例如签刊人员将更名刊误判为新刊或未订刊而漏签，将停刊误作为缺刊处理，对同名不同版的期刊未加以区分导致错签，对合刊未进行卷期合并，对增刊、副刊、索引刊等非正刊未进行新增卷期的处理导致漏签等。此外，签刊人员使用汇文Libsys4.5进行签收过程中的操作失误，也会造成现刊的错签和漏签。

3.读者人为的破坏和占有。期刊的签收手续完成后，便可入库上架，进入流通环节。在流通阅览的过程中，期刊的丢失和损坏是造成缺刊的主要原因。我馆期刊采用开架阅览的流通方式，读者可随意选择自己需要或喜爱的期刊进行阅览。但是，在这一过程中，个别读者不顾他人利益，仅考虑自身方便而将自己需要的篇章撕下带走，使原本完整的期刊变得残缺不全，或是趁工作人员不注意将自己喜欢的期刊偷偷带走占为己有。读者对期刊的这些损毁、偷窃等破坏和占有行为，也是造成缺刊的主要原因之一。

（二）应对措施

期刊的缺期以及破损等情况，不仅直接影响了高校图书馆馆藏资源的完整性，对高校开展学术研究工作造成了一定程度的阻碍，同时也使图书馆的职能得不到最大限度的发挥。因此，针对缺刊原因提出并实施一系列行之有效的应对措施，成为现刊催缺管理中势在必行的一项工作。

1.专人负责，规范期刊的验收、签到程序。在所有的期刊管理工作中，期刊的签收工作的重要性显而易见。期刊签收是期刊到馆情况的最原始记录，是一项复杂而又繁琐的工作。而签收所得的记录也成为以后工作中进行现刊催缺的最基础的数据来源。因此，期刊的签收工作应当由专人负责，并不断标准化和规范化。在签收工作中，签刊人员应该做到严格按照期刊签收的相关流程进行签收操作，同时随时关注和了解期刊的更名、合并、停刊等最新情况，对现刊签收过程中的相关问题进行及时的修改和更正。总之，签刊工作人员应具备高度的耐心和责任心，认真负责、细心周到，尽可能地避免由于人为的失误或操作不当而引起的错签和漏签情况。

2.按时催缺，密切与邮递收发部门的联系。为了及时了解期刊的签收情况，尽早掌握缺期信息，按时对现刊进行催缺是最直接有效的办法。为了避免盲目催缺，现刊催缺工作人员需要以系统中查询所得的催缺清单为基础，比对期刊的上架及馆内员工外借情况，对催缺清单进行必要的删减。修改后所得的催缺清单应尽快交予发行商，以便相关工作人员及时查对和反馈缺刊的相关信息。现刊的按时催缺不仅能够检验期刊从馆外派送至馆内的交接情况，还有助于我们与邮递收发相关部门加强沟通，了解和掌握期刊的发行状况，及时更新期刊的变化信息，为后面的期刊催缺工作做好铺垫。

3.提高认识，加强读者的教育和管理工作。为保证期刊资源的完整性，为高校的教学、科研工作提供更全面、更高质量的服务，仅仅做到馆内工作人员的严格签收、按时催缺是远远不够的，对读者的教育和管理也必不可少。高校图书馆可以通过入馆教育、讲座、座谈等方式让广大读者了解期刊阅览室的相关规定，明确每一位读者都有权力阅读和使用，同时也有义务爱护和珍惜阅览室内的每一本期刊资源。另外，在阅览室内的适当位置可张贴或放置《现刊阅览室读者须知》用以提醒读者相关情况。总之，良好的期刊阅览秩序需要工作人员与读者的共同维护。

三、期刊的多渠道补缺

实施现刊催缺工作的目的是尽快地查缺补漏，保证期刊文献资源的完整。由于缺刊现象是由多方面的原因造成的，我们需要根据现刊的缺期原因及所缺现刊的重要性，有针对性地开展多渠道补缺工作。对于邮递收发部门因工作失误而漏发、错发的现刊，应及时与其联系得到补刊。而对于流通阅览过程中被读者损坏或占有的缺刊可通过多种方式进行补缺。例如，根据高校的专业设置，学术价值较高的现刊，可通过邮局进行补购，或是与兄弟院校图书馆进行馆际互补，也可以采取复印的方式补缺，实在无法找到纸质期刊的，还可以用电子期刊替代纸质期刊进行补缺。而对于收藏价值较低的休闲类期刊，则可酌情不予补缺。

总之，现刊催缺是一项漫长、繁琐而又复杂的工作。它不仅需要期刊管理人员具有足够的耐心和细心、高度的责任感和敬业精神，同时也需要邮递部门和读者的共同努力和维护。只有在每一个环节中，相关人员都能切身做好自己的本职工作，团结一致、相互配合，才能更好地优化和完善高校图书馆的馆藏期刊资源，从而进一步做好高校图书馆的读者服务工作。

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