档案文档一体化平台解决方案

在计算机技术、网络技术和通信技术迅猛发展的今天，各央企为了适应信息技术发展的潮流，以及提高企业的综合竞争能力，纷纷开展了信息化建设。在信息化建设的进程中，诞生了HR、财务、CRM、ERP、OA、档案管理等一系列的信息系统。每个系统中都会产生一些特定的、有价值的文档资料需要作为档案保存到档案管理系统中，为了使这些文档的产生和归档能够一气呵成，便产生了档案文档一体化。

档案文档一体化介绍

档案文档一体化平台的设计重点考虑了两方面的因素：一方面是协同办公、一方面是一体化。

协同办公主要是通过平台实现企业内部的无纸化办公，实现各种文件从起草、审核、会签、签发、下发、归档等一系列过程的网络化操作，实现各种信息快速实现上情下达。

一体化主要是与档案管理系统的集成，使OA系统与档案管理系统实现统一用户管理、单点登录、文档的无缝集成。平台的业务框架主要包含三个层次，分别是应用系统层、系统机制层、平台层。

在系统部署方面，平台支持集中部署、分布部署、混合部署三种方式。

集中部署方式

集中部署是集团总部以及下属各级分支机构共用一套系统，此系统部署在集团总部，集团及下属各机构分别拥有自己的系统界面，实现统一部署、独自管理的效果。

集中部署方式适用于集团有明确的集中管理要求，并且集团也拥有性能良好的硬件服务器和带宽足够的网络环境。

分布式部署方式

分布式部署是在集团总部和下属各分支机构分别部署一套系统。绝大部分业务都在各自的系统中运行，个别需要在集团总部与分支机构之间进行交互的业务，通过系统间数据交换模块实现。

分布式部署适用于下属分支机构有较强的管理独立性，并且集团也提供不了性能良好的硬件服务器和畅通无阻的网络环境。

混合部署方式

混合部署是集中部署和分布式部署的结合，即在集团整个生态系统中，部分单位集中部署，部分单位分布部署。

平台效益分析

社会效益

使用档案文档一体化平台能够辅助业务与流程规范化、提高工作效率、增强多人协作能力、降低成本，无形中推动了企业效能、效率及形象的全面提升，从而更好地为社会服务。

管理效益

工作效率提升：档案文档一体化平台的目标是建立起一个高效、灵活、弹性的一体化协同作业的电子化环境。

规范性增强：在档案文档一体化平台上，一切权力都得按照既定规则、制度行使，相应的责任对应相应的权力，杜绝越权操作，防范经营风险，通过督办、催办等功能，强化了企业执行力。

协作性大大增强：系统化的工作方式与传统的工作方式比较，大大提高了协作的及时性和有效性。

经济效益

通过档案文档一体化平台，实现了信息快速地传递，实现了信息的有效共享，实现了文件的电子化流转，实现了电子文档的自动归档等；大大节省了人力成本、时间成本，为企业带来了巨大的潜在经济效益。