浅论医院人事档案利用功能的强化

摘要：时代的发展赋予了人事档案以特殊的价值和功能, 医院人事档案也随之由一般的资料升华为信息资源。如何开发利用这一资源，充分发挥其在经营发展中的作用，已成为医院崭新的课题，并被提上了各级领导及人事部门的议事日程。文章对此进行了探讨。

关键词：医院 人事档案 利用功能

中图分类号：G275 文献标识码：A

文章编号：1004-4914（2012）10-278-02

医院人事档案管理是为医院人力资源管理和利用提供相关人事数据和信息支持的重要职能，在决策参考及人才培养选拔方面有着重要的作用和无可替代的利用价值。因此，增强档案利用意识，更新人事档案管理的服务理念，加强人事档案管理，充分发挥人事档案的资源优势，更好地为医院选拔和使用人才提供更加真实可靠的材料，就显得更为重要。尽可能地将个人人事信息客观、真实、系统、全面地提供给组织人事管理部门，积极对人事档案进行开发、挖掘和利用，使其发挥最大化的利用效力，将是人事档案工作者的重要任务，也是今后医院人事档案改革的主导方向。

一、强化医院人事档案信息的利用意识

1.管理观念的更新。提高医院档案管理人员对人事档案信息的利用意识，积极主动地为医院现代化建设服务，是当前人事档案管理工作发展的方向。长期以来，由于人事档案本身不能直接带来经济效益，所以医院领导及人事档案工作人员只满足于人事档案资料的收集和保存，停留在一般的查阅服务状态，观念守旧，业务单一。在管理制度、管理手段、管理模式、管理人员等方面尚存在许多不适应之处。新形势赋予了人事档案新的价值和功能，开始扮演新的角色。就必须强化档案管理人员档案利用意识。要深刻认识到，档案的管理不仅是收集、整理、保管，更重要的是如何开发和利用。管理应该以充分开发和利用人力资源信息为基础和前提，医院档案室应对现有的档案管理方式作出相应的创新和改进。

2.管理职能的创新。在管理观念更新的同时，人事档案室的职责定位也必须转移到信息资源的利用上来。从设备的配备、查阅速度的提升、信息的丰富性、管理的条理性等等，一切需围绕利用服务，为利用创造良好的条件。不仅为领导利用提供方便，还要为各部门的共享提供方便，为学术科研提供方便。要记载利用次数，跟踪利用效果，并将其列入档案人员的考核范围。

3.服务态度的改善。人事档案管理人员要改被动服务为主动服务，随时了解工作动向，及时掌握有关需求的信息。一是使档案工作由被动存放、保管变为主动提供利用，不断提高服务质量，提高工作效率，使档案的利用率得到提高。二是主动进行信息资源的开发和利用，医院档案工作人员可以对现有档案进行归档加工整理，编写出一些适合利用者查阅的编研材料。

二、为医院提供人才资源信息的有效利用

干部人事档案真实地记载和反映着一个人的经历、能力和品德等，因此是组织工作、人事工作不可缺少的重要依据，在各类人员的合理调配、人力的合理利用以及行政、医疗部门人才结构调配方面都将发挥重要作用，以确保医院在人才培养、职称晋升、干部聘用等方面的合理性和公正性，真正做到人尽其才，才尽其用，进而为医院可持续发展奠定坚实的基础。

1.基本信息资料的综合利用。在长期档案管理工作中，医院储存积累了专业技术及管理人员大量的档案材料，形成详尽的人事信息。一是个人基本的原始信息。包括学历、学位、学绩、培训、工作经历、专业技术情况等个人履历资料; 二是加入党、团、派及干部任免的政治性资料;三是工资待遇晋升晋级的相关切身利益性资料；四是考核奖惩、奖励记过、违纪国法的功过性资料等等。为方便检索利用，应通过管理软件统一建立档案材料目录数据库，编制代码，实现档案信息的数据化。

2.工作表现业绩资料的全面分析。有效的人事档案管理对分析医院内人力资源状况是否适应医院的改革与发展的要求有积极的作用。不仅可以及时给医院领导决策提供准确、全面的人事信息，为医院的岗位设置、人员编制、工资套改、职称评定、年度考核等提供准确的依据和信息参考，还可以为医院的人员调整、人员开发、人员使用、人员培训、人才的中长期规划等诸多方面提供可靠、详细的资料。医院档案工作人员不但要提供基本的个人信息资料，还应将查阅档案材料与实际考察的业务水平、个人素质、思想言行、历史情况等原始材料有机结合起来。考察其“德、能、勤、绩”等情况，准确地了解个人的情况，提供完整的综合评价分析资料，为人力资源的正确选拔和使用起到了参考作用，避免决策的偏颇与失误。

3.实现信息资料的网络化共享。随着信息化时代的到来,一方面我们必须及时更新人事档案管理的内容、范围和方法,迎接新挑战；另一方面加快人事档案信息化建设,维护更新人事档案信息库,保证人事档案的时效性、真实性和准确性,并逐步向规范化、科学化方向发展,使人事档案工作逐步进入一个崭新的档案管理模式。电子文档的发展为信息资料的网络化共享创造了条件，然而，医院电子文档涉及的问题比较广泛，仅靠主管科室很难完成，必须赢得其它部门的支持配合。可以采取主管科室、管理科室、业务科室相结合的办法，共同协作来解决电子材料归档问题，特别是一些员工的业绩考核和业务培训资料要做到及时归档。各部门相关的职能要相互渗透，取长补短，发挥各自的优势，在电子文档归档中集成一体，共同形成质量较好的电子文档，实现资源的网络化共享。以员工工资套改为例, 有完整准确的人事档案信息作为基准和依据,即可以参阅每个员工的学历、工龄、职称、岗位以及日常业绩考核等历史性信息材料，对照相关政策,认真核对,使这一涉及大家切身利益的大事顺利进行，圆满完成。

三、为医院临床、教学和科研工作服务

随着经济建设的快速发展，医院的竞争越发激烈。医院要生存，要发展，人才是发展的焦点。形势要求作为人力信息资源的人事档案必须服务于经济建设，充分发挥其在医院临床、教学和科研方面的作用。

1.加强向效益转换的意识。医院的人事档案资料是广大医务、科研和管理人员长期从事实践活动的缩影。但从目前看来，医院对档案资料的应用价值还没有引起足够的重视，对档案信息资料如何为医疗、科研、管理服务还心中无底。人事档案资料利用范围还不够广泛，多数档案只停留在保存价值阶段，档案信息资源不能有效地为医院的医、教、研、管服务，也不能服务于社会，以实现经济价值的转换。人事档案管理人员应该以充分开发和利用人力资源信息为宗旨，加强效益转换意识，使信息资源转化为医院的经济效益。

2.专家技术业务信息的经济转换。医院要实现人事档案信息资源向经济效益的转换，必须注重专业技术人员档案的建立。医疗技术水平及专家是医院生存与发展的根本，这些信息应该走出档案室，走出医院，走向社会。医疗专家技术人员的档案应包括基础材料：学历、学位证明等个人基本情况；继续教育及专业技术进修证明、证书；专业技术工作总结；专业技术职务任职资格申请表、申报表、考核表和审批表；专业技术职务资格证书、聘任证书和聘任合同；著作专题研究报告，学术论文(分级)，参加专业学术会议的证书、专业技术成果鉴定书等卫生技术成果材料；典型病历、成功病案、手术分析等科研资料；医德医风评价材料、优秀医务工作者的材料、证书和奖状等。这些专家及其技术人员技术业务档案的建立，在为医院管理提供准确信息的同时，还为医院技术优势的对外宣传提供了方便。医院应该注重这类信息的开发利用，使之为医院的经济创收与发展服务。

3.通过软件等深层次的开发实现经济转换。档案使用价值的提高，有待于通过人才信息软件等深层次的开发等手段，实现人事信息的共享，进而为医院的经济发展提供必要的服务。一方面，档案管理人员要强化服务意识，变封闭式管理为开放式服务，主动开发人力资源信息，使人事档案信息资源向临床、教学和科研工作等多领域的服务延伸。另一方面,可以积极探索医疗人事档案的查询服务，对于一些重要且可予以公开的涉及公共利益的医疗人事档案，可以通过开展网上服务业务，如网上查询、搜索和评价等公开查询的方式,向社会公众提供一些医疗资源的查询服务。

参考文献：

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2.王萍，李咏梅.医院人事档案管理的现状.中国新技术新产品，2009（7）

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4.吴哈丽.医院人事档案管理的设想.民营科技，2011（6）

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