人力资源管理中人事信息系统的应用

摘要：现代人力资源管理愈发看重管理效率，这也是人事信息管理系统得到人力资源管理者青睐的主要原因，该系统目前已成为各类企事业单位人力资源管理的主要工具。借助人事信息系统，人事工作者及管理者可以通过系统快速准确的完成人事管理工作，提高工作效率。本文中笔者以人力资源管理重要性为切入点，分析人事信息系统的应用，探讨提高系统应用效率的措施。

关键词：人力资源管理：人事信息系统：应用要点引言

现阶段信息技术得到大范围、深入性应用，已经慢慢改变人们生活与工作方式。在这样的背景下，人力资源管理工作模式与方法也在发生改变，借助人事信息管理系统，可以降低工作者工作强度，加强人事处与其他部门问的联系与沟通，提高人力资源管理工作效率，实现人事工作信息化。引入人事信息系统，实现资源共享，管理层可以合理分配人力资源，保证决策的正确性，促进企业健康、稳定发展。

1、人力资源管理与信息技术分析

1.1人力资源管理概述

人力资源管理作为企业管理的主要组成部分，其管理效果直接影响到企业核心竞争力。通过人力资源管理促进企业竞争力提高，主要根据企业实际需求，制定相关的管理策略，实施具体管理活动，合理配置人力资源。保证各部门工作高效、协调开展，实现企业可持续发展。

1.2信息技术概述

随着互联网技术与计算机技术发展，信息技术逐渐出现在社会生活中。企业人力资源管理工作中借助信息技术可以提高效率，常见的与之相关的技术为人力资源信息管理工具。此外，信息技术还应包括先关制度、管理条例及规范等。近些年信息技术快速发展，应用范围逐渐扩大，其本身发挥的作用越来越大。

2、企业应用人事信息系统的必要性

2.1推动企业转型发展

应用人事信息系统是实现人力资源管理模式现代化的必经渠道，也是更新与创新人力资源管理理念的过程，借助现代化的管理平台，可以明确人事管理中各项工作问的关系，让全部员工参与到人力资源管理工作中来，提高管理效率。传统人力资源管理工作仅仅是简单保存与管理人事信息，通过系统则可以分析这些信息与数据，提供数据支持保证单位政策与相关问题解决的正确性，保证企业健康发展。

2.2有效降低管理成本

企业应用人事信息系统，虽然前期需要一定的投资金额与后期维护费用，但结合企业长远考虑来说，这些投资都是值得的。人事信息系统投入使用后可以有效整合与管理各类人力资源数据，提高管理效率、降低工作人员工作强度，这样可以降低人力成本，达成降低管理成本的目的。人事信息系统作为现代化的管理系统，实现管理人员与员工的交流，拓宽员工沟通渠道，方便其将信息反馈给管理层，增加人力资源管理工作的灵活性。

2.3档案管理的需求

大型企业职工人数庞大，人员结构复杂，信息量大，信息更新频繁，信息查询频率高。在计算机不够发达的时代，档案管理只能采用人工管理的方式。大量的表格信息需要职工逐一填写，管理上不仅需要专门的档案管理室来存放纸制档案，同时还要配有数名职工来负责管理工作。档案室要求具有良好的干燥性和通风性，以便于纸制档案表格的长期保存，还要定期手动装订，这都需要企业投入大量人力、财力和物力，并不是符合企业现代化发展的要求。因此，建立一套以企业人事管理需求为核心的信息管理系统是当前人事工作的迫切需求。

本部分主要分析人力资源管理中人事信息系统应用的必要性。

3、人力资源管理中人事信息系统的具体应用

现阶段大部分企业意识到人事信息系统在人力资源管理中的优势，并有意识加强这方面的应用与研究。这里笔者简单分析人事信息系统构成及应用要点。

3.1应用原则分析

3.1.1完整性原则。这意味着人事信息系统涵盖人力资源管理的所有内容，每一项人力资源工作都对应一个标准流程，特别是大型企业来说，人力资源管理工作内容较多，涵盖人才招聘、业务培训及档案管理等内容，保证系统的完整性。

3.1.2自原则。企业通常存在多级式的标准化管理模式，每一个级别对应不同的管理，因此人事信息系统应用时应该考虑能否实现异地、多级及分层数据管理功能，这种自要求个人可以通过任何一台计算机验证登陆，完成操作，员工可以查看单位信息及人事信息等情况。

3.1.3安全性原则。人事信息系统上含有大量员工信息，直接牵扯到个人隐私，这些员工信息作为重要内部资料，其安全性不言而喻。这就需要根据不同级别设置不同的权限，此外人事信息系统还要建立日志文件，用户每一次操作情况都要进行跟踪，建立相应的数据备份机制，避免数据丢失情况发生后无法还原问题。

3.1.4L远性原则。企业管理者与领导者应该重视人事信息系统，以战略眼光看待系统。实际中部分企业并不重视人事信息系统，认为初期要投入资金属于浪费，对企业发展来说没有意义。部分企业愿意使用人事信息系统，但受到资金因素限制仅采用一些功能不全的系统，这样虽然短期不会出问题，但却不利于企业长远发展及管理水平提高，严重时甚至会阻碍企业进步发展。

3.2系统构成分析

3.2.1系统功能。人事信息系统的主要功能是管理员工基本信息，合理调配人力资源、自动计算员工工资及其他福利管理，及时、准确获取人力资源相关信息数据，根据不同要求打印出相应报表。

3.2.2系统结构。人事信息系统可以简单分析数个子系统，登陆系统、帮助系统、数据管理系统、维护系统及报表系统等。这些系统依据企业实际情况衍生出很多功能模块，主要有：①调配管理模块，主要管理企业员工的基本信息，员工工作调配情况，同时查询、统计及打印相关信息；②统计管理模块，结合企业实际需求，收集与统计员工基本情况、工资收入、绩效考核等，形成各种所需的报表，将其整理打印出，给管理决策提供准确的数据参考；③工资管理模块，提前制定好公式计算标准与公式，系统每月月底自主计算员工基本工资、奖金、津贴及绩效等数据，并且提供相应的汇总、打印及查询等基本功能；④联机帮助模块，该模块主要提供操作帮助，为缺乏操作经验的员工准备的，并提供相关目录、索引等功能，用户在提醒下完成查询与浏览信息。

3.3具体应用

3.3.1网上招聘应用。现如今网上招聘已经很普及，也有很多专门网上招聘的网站，给人们及企业问搭建桥梁，比如智联招聘、赶集网等，而且国家机关与事业单位业已开始王钊招聘，公务员考试网、事业单位公开招聘网等，这些都是人力资源管理中人事信息系统的具体应用。

3.3.2网上培训应用。一些事业单位在人事信息系统网站上了各种培训课程，例如在吉林农业大学网站中的人事系统板块就了相关教的网上培训课程等，这样教师就可以通过自己的专业与相关需求寻找和参加相应的课程。

3.3.3网上报批应用。企业员工可以在人事信息系统中进行休假、职称申报等程序的报批工作，系统会自动更新员工的已休假天数、未休假天数等，一些琐碎的津贴申报等也可以实现网上申请。在科研机构中，一些科研项目的奖项和成果等也可以通过人事信息系统进行报批。

3.3.4员工管理。（1）人员的录用和管理。对新进人员的录用和考核都可以进行网络办理，极大地提高了工作效率。基层部门在上报相关数据的时候可以使用软件完成，主管单位也可以通过软件进行完整地审查，包括基层单位的人员编制、资金划拨等信息，使录用工作便于开展。对系统内其他人员的管理，包括岗位变动、人员调配、考核审查等，都可以通过软件来完成；（2）人员的工资和福利。系统内包含了所有在职在岗人员的详细信息，综合考量其工作表现、工作年限、出勤率和所在职位等多重因素，利用相关的软件计算出该人员的工资数额和福利待遇。这样既减轻了财务人员的工作压力，也保证了工资和福利定位的公正性；（3）人员的查询和统计。由于系统中包含了完整的人员信息，管理者可以对任何人员进行详细的查询。如果涉及机密事宜，可以在系统中规定管理人员的查询权限，避免人员信息遭到恶意泄露。同时，企业主管单位可以轻松地对下属部门进行人员统计，将所需的人员及信息制作成统计报表，例如花名册、审批表、工作报表和财务报表等，便于对人员的工作进行审查，保证了统计工作的准确性。

4、结语

总而言之，目前人事信息系统应用还处于初级阶段，相关工作人员应该不断完善与更新人员基础数据库，保证系统数据的实效性，满足日常人事管理工作的需求，提高工作人员的软件操作水平，发挥系统作用。此外人事信息管理系统相对开放，但也存在很多需要保密的内容，一旦出现信息泄露会造成诸多影响。需要建立相对应的信息网络安全体系，提高自身信息安全的防护能力，保证企业信息的安全。