当前企业人事档案管理存在的问题及其对策

摘要：人事档案管理属于企业管理的重要组成部分，事关人事工作的稳定，但从现今多数企业管理的状态来看，人事档案管理工作仍存在很多问题。本文就主要对企业人事档案管理存在的问题及其对策进行了简要分析。

关键词：企业人事档案管理；问题；对策

中图分类号：C29文献标识码： A

引言

企业的人事档案管理作为我国人事管理制度的重要组成部分，能够全面、系统的记录员工的身份、资历、工作表现以及业务技能等内容，可以说人事档案代表了一个人的人生轨迹。同时人事档案还与员工的切身利益相关，比如薪资待遇、组织关系、职称评定以及劳动保障等方面，具有一定的法律效用。随着改革开放的不断深入，企业的人事档案管理面临着的问题，需要我们对企业人事档案的管理现状进行分析，加强人事档案管理创新，如此才能够最大限度的发挥出人事档案的资源优势，更好的为企业发展提供人才保障。

一、当前企业人事档案管理中存在的问题

1、人事档案内容真实性、准确性不高

真实性是人事档案的生命,个别干部的“年龄越填越小,参加工作时间越填越早,文化程度越填越高”。档案材料内容不清楚、涂改造假、归档材料上的姓名、出生时间、参加工作时间、入党时间、民族、籍贯等自然情况与实际记载不一致。档案中的考核材料有的与客观实际不符或是模棱两可的语言,不能如实反映本人的真实情况,给档案的利用带来困难。

2、人事档案材料不完整、归档不及时

人事档案收存的是职工的履历、自传、鉴定(考评)、学习学历职称、政治历史等方面的有关材料,档案中的材料只有完整、齐全、规范,才能真实地反映员工自身的成长历史和人生轨迹。归档的政审材料中有未经组织审查核实和盖章。在收集历史久远的材料使用复印件归档时,却没有注明复印件的出处、时间、复制人,也没有并加盖材料出具单位或干部人事关系所在单位组织人事部门的印章,无法保证复制材料的真实、有效。

3、人事档案材料的制作不规范

按照规范要求,档案材料必须统一使用16开规格的办公用纸。但近年来一些新形成的材料,如学历、职称材料等,都是A4纸规格,这些材料不仅加大了裁剪工作,造成人力、物力、财力的浪费,而且案卷也不美观。

4、档案管理人员素质偏低

由于受传统观念的影响,对档案管理的认识不足,重视程度不够,难以胜任档案工作更换频繁。究其原因,往往是一些单位分管人事档案工作的档案管理人员身兼多职,且一岗多职,造成档案工作兼而不顾。随着当前企业规模日益扩大,员工数量不断增多,档案数量逐渐增多,档案管理难度增大,有关的管理措施却未能及时跟进。

二、加强企业人事档案管理的主要措施

1、领导重视支持是做好人事档案管理工作的关键

长期以来，由于干部人事档案工作极具有隐密性，大多数人只是听说人事档案对个人如何重要，但并不真正的了解。同样，很多单位重要负责人对干部人事档案工作的理解也存在着一定的误区。一是感觉干部人事档案工作就是简单的个人资料的收集整理，是干部档案工作人员的事情，只要人事档案工作人员把材料收集整理好了，利用好了就可以了，不需要领导亲自抓，亲自管。二是虽然口头上讲人事档案工作对单位和个人如何重要，但在具体工作中并没有引起重视，认为此工作没有火烧眉毛的事，只要“守好摊”，档案材料不丢失，不缺损，能应付外调、查档就行了。三是认为单位现在使用干部只注重现实表现，不用调查材料，调看档案和对个人进行政审只是形式，干部档案没有多大作用等。由于思想认识水平不高，在人事档案实际工作中就存在着：管档人员配备不到位，没有按规定比例配备专业人员；资金投入不够，档案设施落后或配备不全，管档人员经济待遇不高等问题。这些问题既影响了档案管理人员的积极性，又影响了干部人事档案管理的工作水平。

2、完善人事档案管理制度

人员是基础，制度是保障。人事档案的性质决定了人事档案工作是一项非常严肃的工作，必须严格按照人事档案管理工作的各项规章制度来办事，以免出现不必要的麻烦。建立健全管理制度，使档案工作有规可循，有章可依是非常必要的。遵循《收集制度》，建立人事档案材料收集网络，明确收集的范围和要求，让制度使人事档案内容充实，更全面地反映一个人的情况；遵循《鉴别归档制度》，明确鉴别的内容和归档的要求，对材料进行有效的鉴别，及时存真去假、查漏补缺；遵循《保管保密制度》，采取切实有效的措施，减少人为因素的破坏，保障人事档案的安全，延长使用的寿命；遵循《查阅制度》，明确人事档案利用的方式和方法，以保证人事档案的安全性和真实性。重质量，抓管理，人事档案工作人员要以制度来维护管理，以管理来保证质量，切切实实做好管理工作，让人事档案工作走上科学化、制度化的轨道。

3、建立人事档案管理相互分离的管理制度

从长远看，我国的人事档案制度改革必须明确所有社会组织都具有建立和保管本单位人事档案的权利和责任，不管公共部门或三资、民营企业都应在法律规定的制度和原则下享有人事档案的管理权。为保障流动人员权益和各单位的专有知识信息，非公单位的人事档案应以单位为中心建立，主要用于企业日常管理，不得作为个人身份证明随个人在不同单位之间调动。个人到新的单位供职服务，则新的服务单位应重新为其建立档案。个人离职后原单位应在若干年内保留其人事档案。个人求职或服务的新单位欲了解查阅其原单位的人事档案由本人书面授权，原单位应无偿提供。非经个人授权，任何单位和个人不得以任何理由扣留、公开、披露个人档案信息。

4、充实档案管理队伍，提高工作人员综合素质，培养复合型人才

随着干部人事制度改革的不断深化，整个社会信息化进程的不断加快，干部档案管理的手段、内容也随之进行相应的调整和变化，这就需要不断提高干部档案管理队伍的综合素质，做到年轻化、知识化、专业化，使档案管理工作既能继承和发扬老档案工作者的优良作风，又能根据工作的需要，与时俱进，开拓创新。但在实际工作中，干部人事档案管理由于不能产生直接经济和社会效益，在单位工作中得不到足够的重视，导致用人随意、档案管理人员流动性大且没有专职管理人员等现象，因此，提高档案工作人员的素质，建设一支高素质的档案管理干部队伍，成为我们现阶段档案管理工作的关键。

一是提高人事档案管理人员政治思想觉悟，加强政治责任感、敏锐性和鉴别力；二是提高专业技术水平，培养“创造型、复合型、协作型”多素质人才；三是引入竞争机制，择优录取优秀人事档案管理人员；四是随着科技发展，将计算机网络技术融入人事档案管理中，利用数码技术、影像技术、条形码技术等先进科技，进一步提高人事档案管理效率和管理水平。

5、增强服务意识，积极主动的提供档案管理

人力资源管理知人、选人、用人、留人、育人的重要途径是人事档案信息的提供，所以人事档案管理人员应认清形势，摆正位置，端正态度，增强服务意识，改变长期以来坐等上门的被动服务方式，增强服务意识，积极主动地为企业人力资源管理提供信息服务。人事档案管理服务于人力资源管理，促进企业人力资源管理，是企业知识管理的基础。

结束语

总之，人事档案管理是一项复杂而艰巨的工程，加强人事档案档案管理工作，不仅是当前经济建设的需要，更是造福子孙后代的需要，只有提高对人事档案管理工作的认识，在日常工作中不断进行研究和探索，不断向前迈进，才能更好地服务于单位，更好的为经济建设和社会服务。

参考文献

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[2]张敏.新形势下人事档案管理应重点抓好的几个问题[J].中医药管理杂志，2009.

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