简述如何实现档案信息管理数字化

引言：科学技术日新月异的发展促使计算机得到了更广泛的应用，这也推动了档案数字化、信息化建设的进程，档案管理的数字化有助于档案资源的充分开发和利用，也符合办公自动化的客观要求。因此，做好医院档案信息化管理工作意义十分重大。然而，对档案的管理一直以来是采取传统的方法，如何采取现代技术实现对档案信息的数字化管理成为摆在我们面前的一大课题。鉴于此，本文对档案信息管理数字化的现状和特点加以深入分析，并针对性地提出做好档案信息数字化管理的有效对策。

一、档案数字化管理概念及基本特征

随着电子计算机的广泛应用，档案管理也由传统的管理方式向数字档案管理转变。国家档案局所的《全国档案信息化建设实施纲要》明确指出：档案信息化建设要适应国家信息化和档案事业发展的要求，把档案信息化纳入国家信息化建设的总格局中，以档案网络建设为基础，以档案信息资源建设为核心，以扩大档案信息资源开发利用为目标，加快推进档案资源数字化，信息管理标准化、信息服务网络化的进程，促进档案事业持续快速健康发展。[1] 档案数字化即数字档案，是指通过计算机进行操作、传输、存储和利用的文件。数字档案是人类社会真实活动的数字化记录，是办公自动化和信息技术、网络技术快速发展的必然结果，它必将深刻地改变档案工作的面貌和信息环境。[2] 那么，数字档案具有什么特点呢？第一，数字档案需要以计算机等设备设施为载体。第二，数字档案信息具有高度共享性。第三，数字档案具有可变性，易丢失性。第四，数字档案存储方式多样性。

二、对档案信息数字化管理的必要性

计算机网络和多媒体技术的飞速发展为数字档案的出现奠定了必要的物质基础，数字档案作为一种新型档案信息形态，通过将需要存档的分散的信息资源以数字化的形式存贮起来，并通过网络实现对资源的利用和共享。目前，“无纸化”办公正在广泛推进和普及之中，办公自动化为数字档案的出现提供了可能，也在一定程度上要求档案管理实现数字化，这就要求我们认真积累和吸收数字档案管理的专业知识，科学地应用有效的设备和资源为数字档案提供保证。经济社会的飞速发展增加了社会生活的广度和宽度，这也使得档案的内容更加丰富多样化。面对庞大的档案管理任务，实施数字档案既能降低纸质档案的高额成本、减少档案存放的空间、减少档案管理人员数量，提高档案管理工作效率，还能方便对档案资源的查阅和共享，防止档案资源的大量闲置和浪费。

三、档案信息数字化管理存在的问题

由于一直以来对档案的管理都是采取传统的方式进行纸质档案管理，数字化档案管理对我们而言还属于新鲜事物，面对这一新事物，我们没有可供参考的经验和可借鉴的做法，因此，在实践档案信息数字化管理过程中时常存在着一定的问题。

一是电子档案与纸质档案同时存在，造成资源的极大浪费。很多单位在实践数字档案的过程中，由于缺乏对其正确的认识和系统的把握，总是对数字档案心存芥蒂。为了顺应上级数字档案工作的要求，在积极实践数字档案的过程中，又将电子档案以纸质的形式进行了一次传统的归档管理，这就造成了很多重复的、不必要的劳动和资源的极大浪费，不利于数字档案的大力推广应用和档案资源的共享。二是数字档案管理系统与办公自动化系统的不兼容给归档带来麻烦。由于二者的不兼容，时常造成办公自动化所产生的电子文档等资料需要转换格式。三是电子档案由于随时能够修改，动态记录档案信息，所以，很难像纸质档案一样根据规定和其价值确定保存时限。四是数字档案具有一定安全隐患，由于数字档案需要以计算机、数据库和网络等为依托，而计算机可能会受到病毒侵袭、黑客攻击，这就使得档案信息的安全保密问题成为关键。五是数字档案的利用意识淡薄，造成了档案资源得不到充分利用。很多企业工作人员对数字档案缺乏正确的意识，未能适应数字档案给其查阅带来的方便，常常因没有纸质档案而放弃对资源的利用。

四、实现档案信息数字化管理的对策

针对数字档案管理中存在的这些问题，笔者针对性地提出了切实可行的对策，为实现档案数字化管理提供参考和依据。

一是为数字档案建设提供必要的软硬件设施。数字档案建设作为一项复杂的系统工程，包含软件开发、档案资料筛选、电子扫描录入、系统备份、档案系统管理等多个环节， 这些环节需要必要的软硬件设施为保证。因此，需要为数字档案提供所必须的软硬件设施为物质保证。

二是实现档案管理系统与自动化办公系统的有效衔接。针对企业中办公自动化系统与数字化档案管理系统充分衔接的问题，建议在查询接口程序中增加查询档案资料功能， 实现与现有的财务系统OA 系统、人事管理系统的无缝集成。[3]

三是大力推广数字档案，防止纸质档案与数字档案并存。数字档案是适应档案信息化客观要求的新鲜事物，必须大力推广。同时，为了防止“双套制”的存在，需大力推广数字档案，防止二者并存带来的资源闲置和浪费。

四是加强专业人才培养，满足数字档案人力需要。信息时代进行数字档案管理就要求档案管理工作者具备较高的专业素质和高水平的计算机操作和应用水平，因此，需要通过开展培训学习，大力提高管理者的专业素质，以满足数字档案对人才专业素质的客观需要，更好地胜任数字档案管理工作。

小结

总之，档案信息管理数字化是适应档案信息化发展趋势和要求的，对于提高档案的规范性管理、实现对档案资源的充分利用意义重大，我们必须积极推广档案管理数字化进程，将档案的社会价值得到最好发挥。

参考文献：

[1]林清. 加强医院档案信息化管理工作的探讨. 医学信息2010年11月第23卷第11期：3958.

[2]蔡振合. 浅谈档案信息管理数字化.科技资讯.2006年第1期：170-171.