石油企业物资采购管理体制探讨

提要我国石油企业经过几十年的发展,在采购方面越来越成熟,但在体制方面还存在一定的问题。

关键词:石油企业;物资采购;采购体制

中图分类号:F27文献标识码:A

在现在的企业中,企业的总成本已不再仅仅限于生产过程中的成本和销售费用,他还涵盖企业物资采购的成本。在市场经济条件下,物资采购已不是单纯保障物资供应的手段,现在是企业经济效益不可忽视的新的增长点。但目前在我国的石油企业中,物资采购管理体制方面还存在很多问题。

一、石油企业采购体制现状

当前我国石油石化企业在物资采购方面工作的总体形势比较好,但从市场经济的角度出发,我国石油企业在物资采购体制方面还存在较大的问题。

(一)在采购上,物资采购管理部门与物资采购中心职能不分,二者职责不明。在石油企业的实际物资采购中,不管是内部职员,还是外部物资供应商,经常将物资采购管理部门与物资采购中心混淆,甚至有时候出现两个部门之间相互代行二者的职能。这造成了采购工作的不便。在实际中,物资采购管理部门主要是统一归口管理,而物资采购中心是物资采购的具体执行部门。如果不将二者职责分明,出现过错时,两部门相互推诿,导致采购延迟。

(二)总部与地区在采购管理体制上实行“一刀切”。总部不管各地区公司的具体情况,为在采购上获取较大优势,根据主观判断实施采购。在许多国企中,总部在执行采购计划时总是以一种命令的姿态,要求下属部门必须按预先制定好的采购计划去执行,却又没考虑到下属部门的实际情况,石油企业也一样。总部在制定采购计划时,只是将各地区公司的需求种类和数量简单的总和,然后就开始制定采购计划,没有将各地区公司现状和实情结合。

(三)企业将采购权下放给各内部用料单位,出现内部多头分散采购的现象。石油企业为了将自己的采购体制搞活,将采购权限下放给各内部用料单位。这使得各层次和部门自成体系,在采购上自作主张,不与其他部门联系;使得所采购的物资不能形成相应的批量,使企业失去了规模效应和整体优势。

(四)采购部门繁多,采购人员冗杂。据统计,中国石油天然气集团公司目前共有20多家物资采购企业,200多个二级供应站,在上海、广州、郑州等地还有10个物资供应公司,职工达2万多人。工作量严重不足、人员大量富余和生产能力过剩,采购单位长期存在经营性亏损。

二、现行体制中的问题

(一)物资采购归口管理不明确。物资采购的归口管理不够完善是石油企业采购管理中一个十分突出的问题。企业为了改革搞活,又把采购权下放给各内部用料单位,于是就出现了企业内部多头分散自由采购的现象。这样,就造成采购效益低、成本高,同时由于采购人员缺乏必要的约束机制,使得采购决策不规范,缺乏必要的透明度,内部监督很难到位。

(二)物资采购渠道分散、方式落后、行为不规范。在物资采购方式上,现阶段我国石油石化企业仍多沿用订货会、买卖谈判等传统方式,非常注重供应商之间价格的比较,而国际上流行的招标采购所占比例不高,电子商务网上采购也仅仅处于初级阶段。在招投标过程中还存在诸多由于招投标意识不强、人员业务素质低下、地方保护主义等引起的不规范行为。

(三)缺少具有敬业精神的专业物资采购人员。随着计划经济时代行政压力的消失,企业的物资采购工作中由于人为因素引发的问题日益增多。缺少有责任心的专业物资采购人员已经成为目前我国大多数石油石化企业的通病。有不少企业领导认为,企业物资采购就是“商品买卖”,是单纯的“购销行为”。于是,就出现了各种各样的由于物资采购人员面对复杂的市场茫然无措、对物资质量的鉴别和价格的把握能力低下或是根本就不尽心把关而造成的问题。

(四)采购物资质次、价高,储备量大,严重影响经济效益。由于落后的储备观念和盲目采购、重复采购等原因,目前我国大多数石油石化企业的物资储备量大,资金占用过多,积压浪费严重,经济效益低下。各企业内部有缺乏行之有效的质量监督检验和抽查制度,一些质量低下、不符合技术标准的产品和设备用到了石油、炼化工程建设项目或生产维修中,造成了工程建设质量差、生产事故隐患多。

三、采购体制的创新及意义

由于现行采购体制严重影响了采购质量,我们有必要对采购体制进行改革。

(一)体制创新

1、在总部层面实现“管采分离”。明确物资采购管理部和物资采购中心的职能,强调物资采购中心是总部的物资采购具体执行部门,由物资采购管理部进行统一的归口管理,通过总部的“管采分离”模式来实现规范化和制度化。

2、总部提出总体的采购管理方针,各地区公司因地制宜实现管理优化。总部与地区公司在管理体制上不搞“一刀切”,地区公司结合企业自身实际,按照高效、顺畅、有序原则,本着实事求是、科学严谨的态度,因地制宜优化物资采购管理体制。总部加强组织协调工作,使专业公司、地区公司和建设单位在物资采购过程中发挥应有的作用。

3、加强企业物资采购的监督管理,使得整个采购活动透明化。由于集团总部在采购上将权力下放,总部只提供战略层的采购计划。而各地区可以根据自己的实际情况进行改动。这有可能造成一些地区的采购工作人员利用职务之便来谋取私利,这样就造成了采购成本的增加。所以,总部在将权力下放的同时,也要加强对采购的监督管理,这样才能使采购效果达到预期的目的。

4、精简采购的行政管理层,加强采购的业务层。企业物资采购的质量主要靠采购业务员在市场上的采购能力,对行政管理者来说,其任务主要有两个方面:一个是监督;另一个是计划。在采购计划制定后,要靠采购业务员来实践采购计划。所以,在行政上不需要太多的人员,而采购业务则需要很多人员到市场上进行采购活动。

(二)新型体制的意义

1、通过采购物品的分类管理,明确了采购权限和采购范围。在采购过程中,根据采购物品的价值大小和需求量的多少,我们执行不同的采购方式,并编制采购目录。在这个过程中,采购人员就能明确自己所要采购物品的种类、数量和品质的要求,使得整个过程井然有序。

2、各地因地制宜实施采购,使得采购更加具有灵活性。集团在内部指定专门的部门对采购计划和采购过程进行审核和监督,使得采购过程更加透明化、合理化,并且遏制了在采购过程中采购人员拿回扣,弄虚作假等现象,而且降低了采购成本。这样采购部门可以打破以前受束缚的局面,在收到集团下达的采购单后,直接根据市场情况选取最合理的采购方式和最佳供应商。

3、采用灵活的采购方式,有利于企业不同物资的采购。在采购过程中,采购部门既能保持集中采购中批量订货的优势,又有分散采购的灵活性。如果企业需要对大宗型物品或价值较大的设备进行采购时,可以选择集中采购。此时,我们可以掌握采购的主动权。这样既能降低采购成本,又能保证所采购物资的质量。如果企业需求的物资数量较少且价值不是很大,可由各部门进行分散采购,这样可以避免集团为了一些小批量物资采购而烦恼,也可以使各部门对物资的需求及时得到满足。

4、在新的采购体制下,采购成本降低。由于在采购中综合考虑物资的价格、质量和采购地点、运输方式及付款方式等因素的影响。保证物资基本质量的基础上,力避质量过剩以及由此造成的价格浪费,并在物资质量及价格一定的前提下,选择合适的采购地点和运输方式,最大限度地降低运输成本。

四、新型体制权力执行图(图1)

图1说明:

1、总部先提出战略层的采购计划,下发给各个地区公司采购处执行。

2、采购处收到总部的采购计划后,根据本公司的实际情况进行改动,并上报给总部。

3、采购处完成好采购计划后,交由各采购站执行。

五、结束语

我国石油企业由于采购上的种种弊端,使得采购成本居高不下,不仅占用了企业的大量资金,也造成了资源的浪费。通过对采购体制的创新,我们可以避免很多不必要的损失。并且,通过改革可以使各部门更加明确自己的职责,使得整个体制运行井然有序,采购工作更加规范。

(作者单位:长江大学管理学院;指导老师唐立新)

主要参考文献:

[1]鞠颂东,徐杰.采购管理,2007.8.

[2]LQ1963.我国石油石化企业物资采购工作中存在的问题与对策.2006.1.

[3]何静.石油企业建立现代物流体系的探讨.集团经济研究,2006.9.