电子商务背景下中小企业物流公司信息化研究

现代物流是电子商务实现“以顾客为中心”理念的最终保证,是增强企业竞争力的一个有效途径。电子商务的出现,在最大限度上方便了最终消费者。如何以最少的成本,在正确的时间、正确的地点、正确的条件,将正确的商品送到正确的顾客手中是电子商务对物流的要求,它直接影响到企业在价格、交货期、服务、质量等各方面的竞争力。在信息高速发展的今天,物流依然是社会再生产过程中不可缺少的中间环节,是联系生产和消费的纽带,并日益被企业视为“第三利润源泉”。在电子商务背景下如何发展现代物流,如何实现物流的信息化,以此降低物流成本,提高客户满意度,是许多企业值得探索的。

一、中小企业物流信息化现状

随着改革开放的不断发展,市场环境的不断改善,传统中小物流企业要想向现代物流业迈进,物流信息化是前提,但目前我国中小物流企业信息化现状不太乐观。

(一)中小企业物流信息程度不高

1、据统计,我国目前1,000万家中小企业中,总体物流信息化程度不高,特别是中小物流企业信息化建设缓慢,物流信息化技术落后,物流信息资源不能共享,公共信息平台建设缓慢,标准建设滞后,实现物流信息化的比例还不到10%。

2、目前中小物流企业中,普遍没有配套的信息化管理系统,只有少量的企业拥有信息管理系统,并且也仅限于针对财务管理系统、企业资源计划、人力资源管理、客户关系管理、建立内部网以及企业的网站和网页。

3、在中小企业的物流信息化建设过程中,还存在企业领导的物流信息化素质普遍偏低,更有一些企业对自身状况还缺乏清醒的认识,很盲目,这些已成为我国中小企业发展物流信息化的瓶颈。

4、对于大部分的中小企业,基本没有建立自己的信息平台,平时的通讯与联系主要是电话(包括移动电话)与传真机,这不仅准确低、及时性差,而且出错率高。

(二)我国物流企业的信息技术利用比例较低。由于我国大多数的第三方物流企业还是中小型企业,资金存量少,融资能力低,且若引入先进的信息技术,意味着原来的设施条件都要撤换,图1呈现出了物流企业信息技术利用比例。(图1)

二、现代物流信息化发展趋势

(一)物流信息化建设投入比例持续增加。随着经济全球化和信息化的发展,世界各国经济中出现了一种普遍现象,即中小企业如雨后春笋般地迅速发展。随着我国经济的发展以及电子商务的日渐普及,物流信息化建设也在紧锣密鼓地进行着。从图2可以看出,近四年我国物流行业在物流信息化建设中所投入的资金持续增加。(图2)

(二)物流信息系统发展情况。随着电子商务时代的到来,各行各业对信息化程度的要求越来越高,物流行业也是如此。2004～2006年物流信息化的拥有比例在不断增加,物流信息系统功能使用比例也在不断提高,而对于一些相对落后的物流信息系统业务模块的使用比例却是削减到没有。(表1)

三、中小企业物流信息化存在问题分析

中小物流企业要想摆脱现状,要想从传统物流向现代物流转变,首要解决的是信息沟通,没有良好的信息沟通现代物流的各项工作就无法实施。

(一)公司信息化基础较薄弱。开展信息化管理能加速物流信息集成和整合,提高物流服务响应速度。但由于大部分中小物流企业是传统的物流企业,对物流企业信息技术的应用水平较低,计算机应用多局限在办公自动化和日常事务处理方面,网络技术不健全,没有建立自己的信息平台,平时的通讯与联系主要是电话(包括移动电话与传真机),这不仅准确率低、及时性差,而且出错率高。因为信息传递不畅,造成物流服务的被动性、波动性短期性,很难满足客户个性化物流需求快速反应的要求。

(二)物流信息管理落后。中小物流企业管理方式落后,在系统化管理过程中缺乏科学性,电子化程度不高,一些单据只能手工制作、传递,这些都需要通过传真传递、打印出来一一进行核对,最后由工作人员将其传真到各个地方,使得单据信息传递,物流信息很难共享,在很多时候往往你看到仓库里面很多货,而实际上单已经订出了,造成反复出单的情况,或有时库存空间很大,但却不能做到上下级沟通,这无疑提高了物流成本。公司没有对具体物流信息进行管理,而只是自上向下的单项指挥,不能有效的跟踪单据的处理程度,出现了很多单据流通问题。由于物流信息管理水平低,不能对出现差错的单据进行及时修改、提交,延误了物流时间,降低了物流效率,增加了物流成本,造成该系统资源浪费,降低了公司的竞争力。

(三)运作成本高,资金流通短缺。中小物流企业拥有很多自建的仓库和自有车辆,但由于管理不善,信息沟通不畅快,使得资源大量浪费、损耗,造成公司资金不能良好运转,随着长时间的损耗,计提累计折旧,使得资产减值。在物流配送模式上,中小企业还延续着过去的老传统,运输大批量、少品种已不能适应现代市场需要了,由于不能及时转变观念,失去了大量客户,或以高成本的运输方式处理现代客户小批量、多品种的物流需求,造成大量人力、物力、资金的浪费。致使公司接连成本提高,无法盈利,使得资金无法回笼,无法积极投入现代化建设、提高物流运作效率,这无形中降低了公司的竞争力。建设自身的信息平台需要很大的投资,其后还需要持续的运营成本,而且回报周期较长,这对公司负担很大。

(四)物流信息化人才匮乏。物流人才是企业实施信息化管理的前提。但全国中小物流企业一样普遍存在人才缺乏的问题,尤其是缺乏既懂技术又懂管理的复合型人才。而且现在国内的研发能力无法和国际同行竞争,物流信息系统的标准较为混乱,不成体系,难以互联互通,难以实现信息共享。网络的设计与优化也缺乏基础理论的指导。

四、中小物流企业信息化建设发展对策

实施物流信息化是现代物流企业发展的前提,也是各项工作开展的基础。要实现以计算机联网管理为手段、以仓储配送、分销、国际货运综合配套等全天候、全方位、全过程服务为内容的多维立体服务体系,在分析公司现有经营状况、自身发展规模、资金实力等一系列条件下,应及时地制定出一套适合本公司物流信息化发展策略,使公司物流业务在适应现代化发展的前提下,不断加速、拓展物流业务。

(一)明确信息化发展目标。中小物流企业要进行信息化建设,所需的软硬件投资比较大,应从整体进行规划,采取分步实施的办法,这样不仅可使资金分次投入,减轻企业资金压力,而且也可以在分步实施的过程中,依据公司当时不同的发展目标、公司定位、经营状态、资金实力做出不同的调整,逐渐积累经验,提高本公司信息化成功率和降低物流信息化建设风险。(1)在实施阶段,公司应本着提高公司运作效率,控制运作成本为目标,在初步建立计算机网络硬件的前提下,需要制作一些“短、平、快”的产品,解决局部环节的简单作业,满足企业的需要。当前最有效的方法和技术是实现对现有公司信息系统的集成和重构。一些基础性的技术,如条形码、扫描技术和互联网等,就能够有效地改善企业内部库存管理、配送管理和顾客服务,从而降低物流成本、提高物流的绩效;(2)在此基础上,接下去的三年,实现物流信息的电子数据交换(EDI),开拓市场、扩大物流业务、提高服务水平;(3)在公司效率提高的情况下,下一步应着手建成供应链一体化的物流信息管理平台。如应用TOM系统,它是ERP的最基本流程。接下来可以逐步地建立、改造物流信息服务的三个基本流程,分别是面向客户的;自己的,全面为客户服务,从订单开始到收钱为止;资源的管理。

(二)聚集资金,加大公司信息化投资力度。(1)加大投资力度。首先自身应节约资金,分析公司各个仓库的具体地点,考虑其位置对于运输的方便程度,以及各个仓库现有使用情况,把那些不适用的、闲置频率较高的仓库进行变卖,逐渐减少自有仓库,进而减少仓库维修,员工费用;还可以对现有车辆资源进行整合,同仓库问题处理相同,逐渐卖掉自有车辆,实现少量或虚拟车辆,减少固定资产的折旧,聚集资金,为后期建立现代物流信息化积累资金,然后在根据实际需要租用其他仓库,实现虚拟仓库,加速资金运转,减少闲置资金;(2)拓宽融资渠道。通过多种方式积极吸纳资金,引进资金,为公司信息化建设提供资本,支持公司信息化建设。组建中小物流企业联盟,共同来构建有吸引力的某种信息通信网络。通过联盟,可以保证公司有足够的资金,还可以实现单个物流企业无法做到的物流成本的削减、市场的巩固。

(三)构建信息化技术平台。(1)充分利用传统功能性的物流设施,构建实际物流信息运作网络。在现有一台服务器的基础上,再买进2～3台服务器,根据公司建网后的使用和经营状况,再做调整。购买两条两兆的带宽专线,根据业务量的增加、变化、数据量交换情况,循序渐进地做调整;(2)在公司原有网络的基础上,整合内部信息网络,建立本公司自己的网站,实现对本网站的宣传、推广,与外部互联互通,实现物流信息资源共享,让客户通过网络就可以查到某一批货物现在究竟在哪里。加强公司信息资源的开发利用,根据自身特点,建立自己的信息资源数据库,为实现物流信息平台提供资源;(3)根据公司现有经营、技术情况,公司应直接购买,让软件供应商根据公司现有各个方面情况构建适合自己的系统软件,再依据各个部门系统软件操作的实际情况进行逐步调节、优化,使其朝着有利于本公司运用的方向发展;(4)加强物流信息的采集、处理及通讯的自动化,实现商品实物运动操作环节的自动化,物流管理和决策的自动化乃至智能化。实现以仓储配送、分销、国际货代、综合配套等全天候、全方位、全过程服务为内容的多维立体服务体系,并根据市场需求的变化开展物流延伸业务;(5)逐步引进一些先进的、标准化的信息化技术,如条形码技术、移动电子商务技术,对货物进行有效跟踪,使得车辆使用方、运输方、接获方对物流中的车货位置及运行情况了如指掌,利于三方协调好商务关系,获得最佳的物流流程方案,取得最大经济利益。

(四)充分实现客户服务信息化。以公司现有客户资源为基础,从客户信息服务着手,开展信息化。改变过去采用的并行方式,实现订单串行方式,提高客户订单处理效率。以客户化、定制化服务,按客户需求、物流模式设计、选址、数量、运输方式、路线规划、产品包装方法建议、流程、销售预测等,对客户信息进行搜集、整理,进行客户需求分析,对现有客户进行分类处理,为下次合作提供信息基础。还可以进行一些客户在线满意度调查,在物流服务过程中的评价以及下次的合作意向,这都为企业下一步的管理、技术优化提供了现实依据。

(五)对现代业务流程进行规划。根据电子订单和客户合同就可以得出总应收,再把这些电子订单通过计算机网络技术的应用,进行运输、仓储处理系统,使之生成作业单,以此作为运输物理要求的依据,同时根据供应商(供车公司)的合同,总应付是多少,通过总应收、总应付,本公司的利润就可以马上反映出来。改变过去与客户之间的沟通方式(传真),利用物流信息平台,对单据进行上传、下载、打印订单,且单证的确认要充分应用电子化手段。客户可登陆企业网站进行网上下订单(通过加密方法)、确认、查询。

(六)重视物流信息化人才的培养。应高度重视、大力培育现代物流管理和技术人才。如,在企业内部定期组织多种形式的在职培训,提高企业人员的整体素质;加强与管理咨询公司合作,组织有关人员参加咨询公司举办的高水平培训班,培养一批高级物流技术人才;建立物流操作示范区,培养技术骨干;加强对发达国家物流信息化先进管理经验的学习、借鉴,形成一批具有创新能力的物流管理人才。

总之,要实现现代化物流,就要有一个高效的物流系统做支撑,这需要在物流技术上做投资,实现物流信息化。物流信息化是传统物流向现代物流转型的基础;为中小企业与大企业之间互补共生、取长补短创造了有利条件;消除企业与市场之间的空间距离,拓展国内外市场;缩短企业产品进入消费者手中的时间,有效弥补中小企业的天生不足,强化中小企业专业化营销的特长,提高其市场竞争力,促进中小物流企业的发展。

(作者单位:石家庄市房地产管理服务中心)

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