大学图书馆导入知识管理的思考

摘要:大学图书馆如何及时地获得所需知识,如何有效组合、利用知识以及加快知识管理步伐已是图书馆自身生存、发展的关键。文章探讨了知识管理在大学图书馆中的必要性和职能,并简要说明了图书馆应实施知识管理的战略。

关键词:知识管理;信息管理;图书馆管理

一、大学图书馆导入知识管理的必要性

知识管理是基于对“知识具有价值,知识能够创造价值”的认识而产生的,其目的是通过对知识的更有效的利用来提高个人或组织创造价值的能力。知识管理要求将个人的知识转变为某个组织可以广泛共享和适当利用的团体知识,它以人为中心,以信息为基础,以知识创新为目标,将知识看作是一种可开发资源的管理思想,不仅对知识本身,而且包括对知识有关的各种有形资源和无形资源进行管理,是对知识进行系统管理和创造性使用的过程。知识管理的出现被誉为“一场新的管理革命”。

大学图书馆作为知识信息资源管理的重要部门,基本职能是对文献信息进行收集、整理并提供应用,这和知识管理的过程是基本一致的,只是知识管理更多强调的是对知识的“创造性”应用,其自身的发展也随着社会的进步而发展。

1.社会发展需要大学图书馆导入知识管理

(1)日新月异的信息技术使大学图书馆的服务职能发生了变化,由原来被动的文献知识单元服务转变为主动的知识单元服务。如果固守传统的信息管理模式和经验,只会束缚大学图书馆的发展,引入知识管理模式才能为图书馆自身的生存发展和创新注入新的活力。

(2)传统的信息管理只侧重于信息的收集、加工、整合、存储和传递等基本职能,仅局限于为人们提供显性知识的管理与服务,而对如何激发人的创造性,对人所拥有的隐性知识的挖掘和管理手段不足。在大学图书馆管理中导入知识管理,以信息技术为管理手段和方法,可以实现知识共享和知识创新。

(3)知识管理的实施可使大学图书馆及时了解知识流向,掌握知识动态。在当今社会中,由于现代信息传递的网络化和虚拟化,使用户在很大程度上无需图书馆员的介入,便能随时随地进行信息的检索、查询和存取等,这使得传统的图书馆没有了竞争力,要不想被时代淘汰,大学图书馆就应发挥其自身的资源、技术和管理优势,及时对浩如烟海的文献信息进行知识处理,使广大师生用户能在最短的时间里以最快的速度找到急需的情报资料。

2.知识管理是大学图书馆自身发展的需要

(1)图书馆管理机制的整合创新。大学图书馆是学校信息管理的组织机构,其服务宗旨是满足读者的各种信息需求。知识管理的本质在于把信息与信息之间、信息与信息的利用者、信息与信息产生的过程有机地联系起来,在注重对信息的收集、存储、整理和传递进行管理的同时,更创造了一种隐形知识与显性知识互动的机制与平台,从而创造出新的知识去满足社会发展的需要,这也正是现代大学图书馆赖以生存发展的根本。

另一方面,大学图书馆为了适应学校培养复合型人才的需要,必须引入知识管理的管理模式,采用现代技术手段和管理方法来实现有效管理,

(2)图书馆应重视人本管理。21世纪的竞争是人才的竞争。大学图书馆的科技创新、信息资源重组和参考咨询等工作都需要一些高素质的人才来完成,但由于传统的大学图书馆只是一个教辅单位,因而很难留住有技术的高级人才,而且图书馆的管理方式主要强调的是以物为中心,以工作任务为中心,以制度为执行准绳的“硬”的管理方法,严重忽略了柔性的“以人为本”的“软”管理,这就严重影响了馆员们的主观能动性和智慧的发挥,抑制了馆员的工作积极性和学习热情,加上人才培训制度的不完善,令馆员的继续教育得不到重视,从而导致了一些高素质、复合型人才越来越少。由于图书馆人才结构失调,管理手段还未全面转向自动化、现代化和网络化,这就严重影响了工作效率的提高,阻碍信息和知识的交流和传递。

面对大学图书馆存在的问题,迫切需要图书馆在知识管理理论的指导下,对其管理机制、组织机构、管理模式和人力资源等方面进行新的整合和创新,以增强图书馆的应变能力和创新意识。

二、大学图书馆导入知识管理可实现的职能

1.可以实现激活知识沉淀的职能

大学图书馆传统业务工作主要表现在对文献的组织,对文献单元进行描述、揭示。知识管理中的知识组织则是对传统文献组织的拓展和延伸,以知识单元为加工对象,对文献的主题内容进行揭示的同时更加注重揭示文献所载的知识单元,使文献知识的随机存取和组织存储功能得到强化,为读者提供一个有序化的知识服务体系。知识管理能使大学图书馆工作范围由“文献流”的组织拓展到“知识流”的组织,对有序化馆藏文献、整合零散知识点起到重要作用。

2.可以实现挖掘网络潜力的职能

开发网络资源是目前大学图书馆获得有价值的文献资料和信息的最主要途径。网上信息资源具有广泛、无序和分散的特点,利用知识管理的手段将分散在网上的各种信息通过开发、整理、分析与鉴别使大量无序的信息变为有序信息,把有用、有价值的知识通过网络等多种途径传送给用户,使知识为教学、科研和社会服务。

3.可以实现人本管理的职能

人本管理是实施知识化管理、提高组织竞争力的重要环节。大学图书馆要实现管理的合理化,首先就是要强调人的价值和作用。要调动员工的工作积极性、激发管理者的潜能和创造性,从而提高为用户服务的水平和能力,体现大学图书馆“读者第一、服务第一”的办馆理念,实行知识管理是当务之急。

4.可以实现构建共享平台的职能

随着知识传递手段的日趋成熟,知识不再局限于某个单一的馆藏,文献资源的共建共享就显的尤为必要。大学图书馆想取得发展,必须通过多种渠道的协同发展,以形成一个互补互惠、相互促进的文献信息资源保障体系,并通过网上信息服务等手段充分发挥文献资源的作用。在知识的存储和传播上,可以利用知识管理的手段对数据库技术、文献检索技术、智能、网络技术等实现合理组织,保证知识的充分共享。

三、大学图书馆导入知识管理的方法与策略

1.对显性知识资源的管理

目前,大学图书馆显性知识资源主要包括馆藏文献资源和一切可以利用的网络资源,实现知识资源管理的途径有:

一方面要充分开发图书馆的馆藏文献资源,在建设好本馆数据库的同时,对馆藏特色资源进行数字化处理,并通过网络在一定限度内实现资源共享。这些特色资源主要包括地方特色和学科特色。

另一方面,积极挖掘网络资源,由于网络资源内容的广泛性,无序性,而且质量不一,这就需要专业人员进行鉴别、选择、整理、组织、加工,使之有序化,比如,建设具有与学校学科特色的学科导航等。

2.对隐性知识资源的管理

人的智力是一种社会财富,对大学图书馆而言,智力资源的管理包括两个层面:

一是图书馆工作人员的智力资源的管理。图书馆工作人员的智力资源主要是指个体所掌握的知识及所积累的经验,这是图书馆的宝贵资产,应受到重视和共享,作为大学图书馆必须构建学习和共享的图书馆文化。在具有学习和共享的组织文化中,馆员能主动学习新知识,主动将自己的隐性知识表达出来与他人共享,从而提高图书馆的整体服务能力。

二是开发读者的智力资源。让读者通过各种途径参与图书馆的管理和建设。可以建立兼职的学科馆员制度,鼓励具有学科背景的教师读者成为大学图书馆的学科馆员;建立学生代表制度,在广大学生读者中选拔志愿者参与到图书馆的日常管理中,加强与读者的沟通,充分挖掘学生读者的创意和想法。

3.对隐性、显性知识的综合管理

(1)建立和完善大学图书馆知识库。建立知识库是实施知识管理的基础,将图书馆知识资源以知识目录的形式进行描述,以元数据进行处理。它将隐性知识转变为显性知识加以存储,同时还将个人的知识库转变为组织的知识库,为知识的共享创造了前提。

组建的知识库是显性知识的集合,除了馆藏资源以外,特别要重视收集馆员在工作中创造的知识成果和来自读者的知识和信息。知识库系统有效运作依赖于传输网络和运用系统,这样使知识充分发挥其效用性成为可能。大学图书馆应积极跟上信息技术发展的步伐,采用新技术来完善自己的知识库系统。

(2)营造知识共享的内部环境。知识的共享是知识管理的最终目的,营造尊重知识和知识共享的内部环境是知识管理的目的、手段和条件。在信息高速发展的当今,知识和信息充斥着整个生活的每个角落。如何去激发和挖掘信息,如何把系统化的知识进行最大程度的共享?才是摆在人们面前的一个关键问题。大学图书馆解决这问题的关键在于如何管理员工的隐性知识,图书馆应努力创造一种激励机制和对员工的评价标准,以馆员在整个图书馆知识创新的贡献为基本标准,对那些在知识的学习和共享方面有突出表现的员工进行激励。