巧用Excel函数 解决实际工作问题

摘 要：随着信息化办公设施的普及，Excel在日常教学和管理工作中的应用越来越广泛。作为一款功能强大的数据管理软件，Excel提供了丰富的函数应用。熟练掌握并灵活运用Excel中的函数可以方便地解决各种实际问题，起到事半功倍的作用。

关键词：Excel；函数；实际应用

中图分类号：G434 文献标识码：B 文章编号：1671-7503（2013）13/15-0143-02

随着教育信息化的深入发展，计算机辅助教育管理已经成为教育信息化进程中最为重要的内容之一，各种信息技术工具在教育管理工作中得到广泛应用。Microsoft Office Excel作为一款功能强大的数据管理软件，被越来越多的教学和管理人员用来保存、处理和分析各种数据。由于在软件使用上有个著名的二八法则，即对于一款软件，用户经常用到的功能只有20%，另外80%的功能用户偶尔或从未使用。该法则对于Excel同样适用，所以，日常工作中人们仅仅使用录入保存、格式排版、公式计算等基本功能来处理大多数事务，只有偶尔遇到一些很棘手的问题时，才会想到挖掘Excel潜在的功能。

为了方便对数据的处理和操作，Excel提供了统计、财务、数学和三角、查找和引用、数据库等11类函数。在日常教学和管理工作中，熟练掌握并灵活运用这些函数往往可以起到事半功倍的作用。

事例一：教务人员在登统学生成绩时遇到一个麻烦：当前有两张表，表一（如图1）中保存了学生的姓名、考号、班级等信息，表二（如图2）中只保存了学生的考号和各科成绩，缺少学生姓名。如果一一查找实在太麻烦，能不能根据考号让表一中的学生姓名自动填入表二中呢？

明确了现实需求后，笔者考虑可以使用查找与引用函数VLOOKUP（lookup_value，table_array，col_index_ num，rang_lookup）来解决这个问题，该函数通过搜索表区域中首列满足条件的元素，然后确定待检索单元格在区域中的行序号，最终返回选定单元格中的值。该函数的四个参数lookup_value为需要在第一列中查找的数值。table_array为需要在其中查找数据的数据表。col_index_num为table_array中待返回的匹配值的列序号。range_lookup为逻辑值，指明函数VLOOKUP 返回时是精确匹配还是近似匹配。

具体操作步骤为：统一两表中考号的数据格式，将考号设置为表一的首列，并将两表按考号排序。然后，在表二的B2单元格插入函数VLOOKUP，参数lookup_value 设置为A2：A10，参数table_array设置为Sheet1！A2：E10，参数col_index_num设置为2，参数range_lookup设置为0或1（0为近似匹配，1为精确匹配）。最后，通过填充操作完成对其他单元格数据的插入，结果如图3所示。

事例二：财务人员在计算绩效奖励工资时发现最终的合计与实际金额总有些误差。其中，绩效奖励工资的具体计算方法为：岗位工资和薪级工资相加的结果为工资合计，平均奖励工资是工资合计除以30通过设置单元格格式，保留两位小数的结果。奖励金额是平均奖励工资乘以考勤天数的所得。最终的合计如图4所示，F12是F2：F11求和的结果，而F13是D12×E12 的结果，显然这两个计算结果不一致。

经过分析，发现问题出在D2：D11的数据上，这些数据只是把小数位数隐藏了，而并没有真正实现四舍五入。要解决这个问题，就要真正实现数据的四舍五入。由此笔者想到了函数ROUND（number，num_digits）。该函数可以按指定的位数对数值进行四舍五入处理，需要保留的位数由给定的参数决定。该函数的两个参数，number是将要进行四舍五入的数字，num_digits是希望得到的数字的小数点后的位数。

使用Round函数重新计算的方法为：在单元格D2 中输入“=ROUND（（C2/30），2）”，如图5，即对C2 单元格的数据除以30进行四舍五入后保留两位小数的操作。然后，选中D2单元格，拖动右下角的填充柄至D11完成对其他单元格数据的计算。重新计算后，发现这次F12和F13的值就一致了。

以上两则事例只是抛砖引玉，简要介绍一下Excel函数的强大功能。

实际工作中遇到问题人们有时能联想到函数的应用，但面对众多的函数，往往会感到无从下手。在使用函数解决问题的过程中，笔者也总结了几点经验：第一，要明确现实需求问题，并将现实问题转化为软件应用中的具体操作问题；第二，通过查阅帮助文件、网络咨询求助等方式来锁定对解决问题有帮助的函数；第三，在理解函数功能和参数具体意义的基础上，通过简单实例的操作来掌握其使用方法。只要我们能正确地理解问题、分析问题，把握解决问题的正确思路，就一定能最终解决问题。