巧用EXCEL函数解决财务报表中的复杂问题

在财务工作中，各种各样的统计及会计报表总是令人疲于应付，其中繁锁复杂的工作，往往要浪费很多的时间和劳动力，使得会计人员整天埋头于简单重复的劳动之中。大家都知道EXCEL处理数据计算简捷快速，灵活方便，有着得天独厚的优势，但假如我们能够再灵活运用其中的函数就可以大大减轻报表的工作量，提高工作效率。以下就我工作中的一些体会，讲出来与大家共同学习和探讨。

一、利用LOOKUP（）函数实现查询筛选功能

以我们单位的材料出库报表为例，以前是材料会计每月月底根据当月出库单统计好每个部门及项目出库材料的金额，然后根据其每个项目的项目代号查找相对应的科目代码，以便于生成会计凭证。由于每个月材料的出库量特别大，并且涉及的项目又特别多，既有科研项目、又有产品生产项目，其中又包括军品、民品等，仅就每月从科目代码表中查找每个项目代号所对应科目代码的工作量就特别大，并且每个材料库、每个月都要这样重复查找科目代码，长此以往，就浪费了材料会计大量的工作时间。

这时我们就可以应用lookup（）函数解决这个问题。我们可以把科目代码库作为EXCEL文档的一个工作表，用lookup（）函数实现表间查询及调用，即可达到在输入项目代号的同时，实现科目代码的自动调用。该函数的基本形式是lookup(lookup_value,lookup_vector,result_vector)。其有三个基本参数，其中 Lookup_value为函数 lookup所要查找的数值，它可以为数字、文本、逻辑值或包含数值的名称或引用。Lookup_vector为函数所要查找的范围,并且是只包含一行或一列的区域,其数值可以为文本、数字或逻辑值,并且必须按升序排序，否则，函数不能返回正确的结果，如果函数找不到 lookup_value，则查找 lookup_vector 中小于或等于 lookup_value 的最大数值。如果 lookup_value 小于 lookup_vector 中的最小值，函数 LOOKUP 返回错误值 #N/A。result_vector 为函数返回值所在的范围, 其范围大小必须与 lookup_vector 相同。在本例中，Lookup_value就是材料会计输入的项目代号，lookup_vector为科目代码库中项目代号所在的范围，result_vector为科目代码库中科目代码所在的范围。应用这个函数，使得我们的材料会计只要在EXCEL表格中输入任一个项目代号，其所对应的科目代码就自动出现在引用该函数的地方，这样就大量地节省了查阅科目代码所浪费的时间，从而提高了工作效率。

lookup（）函数的基本功能是在向量或数组中查找相同的内容，然后返回其指定范围内相对应的内容。明白了其基本功能和以上用法，我们就能够根据我们工作中的实际情况和需要来灵活运用该函数，以提高我们的工作效率。

二、利用IF（）函数实现条件判断功能

除了前面我们讨论的lookup（）函数外， if（）函数也能在财务报表中发挥相当的作用，比如在个人所得税报表

中解决多级税率的应用问题。由于个人所得税实行多级累进税率，并且在同一单位中，由于个人收入差距的逐步拉大，使得在计算个人所得税时需要使用多级税率。如何根据每个职工个人的应税所得确定所适用的税率，就成了运用EXCEL编制个人所得税报表的瓶颈。

if（）函数可以对数值和公式执行真假值判断，并根据逻辑测试的真假值返回不同的结果。其具体形式为if(logical_test,value_if_true,value_if_false). 它有三个基本参数，其中Logical_test 表示计算结果为true或 false的任意值或表达式。例如，E6

则可以使用下列if（）函数嵌套：

if (应税所得≤500，5%，if(500＜应税所得≤2000,10%, if(2000＜应税所得≤5000,15%, if(5000＜应税所得≤20000,20%, if(20000＜应税所得≤40000,25%,30%)))))。

在上例中，第二个 if 语句同时也是第一个 if 语句的参数 value_if_false。同样，第三个 if 语句是第二个 if 语句的参数 value_if_false。例如，如果第一个 logical_test (应税所得≤500) 为true时，则税率返回 5%；如果第一个 logical_test 为 false，则计算第二个if 语句，以此类推，直到最后一级。

该公式看似复杂，其实结构层次非常清晰，只要编辑好后，就可以复制类推。

if（）函数还可以应用于其他方面，比如在预算工作中，假设有一张费用支出预算对比表，B2:B4 中有一部、二部和三部的“实际费用”，其数值分别为 1,500、500 和 500。C2:C4 是相对应各部的“预算经费”，数值分别为 900、900 和925。可以通过公式来自动检测某部是否出现预算超支，下列的公式将产生有关的信息文字串：

if(B2>C2,“超预算”,“预算内”) 等于“超预算”

if(B3>C3,“超预算”,“预算内”) 等于“预算内”（如下图）

在if（）函数中，value_if_true和value_if_false不仅可以象上面两例一样为数值和字符串，而且可以为表达式，如下例：如果单元格 A10 中的数值为 100，则 logical_test 为true,且区域 B5:B15 中的所有数值将被计算。反之，logical_test 为 false，且包含函数if的单元格显示为空白，如if(A10=100,SUM(B5:B15),"")

IF（）函数的基本功能是判断所给条件是否成立，并根据判断结果来决定返回内容。明白其基本功能后，我们就可以根据工作中的实际情况和需要来灵活使用该函数，此外，EXCEL中包含有大量的函数，如能加以灵活运用，则对提高工作效率、解决财务报表中的一些复杂问题有很大帮助。

当然以上所述的这些功能完全可以用成熟的软件或程序来实现,但是对于一些规模小,或是条件仍不具备的单位来说,仍不失为一个简捷有效的办法，并且如加以灵活运用，其成本低，效率高的特点也是显而易见的。

注：本文中所涉及到的图表、注解、公式等内容请以PDF格式阅读原文。