企业档案信息化建设的思考

摘要：在大力实施信息化建设的今天，加快档案信息化建设步伐是企业档案工作发展的方向。我们要积极探索适合企业特点的企业档案管理方法和实施策略，使企业档案工作实现可持续发展，更好地为企业的生产、管理服务。

关键词：企业档案；信息化；实施策略

中图分类号：G252 文献标识码：A 文章编号：1009-2374（2013）18-0142-02

1 信息化建设是档案事业发展的必然趋势

企业档案信息化建设就是要利用计算机网络技术、数据库技术以及多媒体技术等，将分散于不同载体、不同地方的档案信息以数字化的形式表达、存贮，通过网络化相互连接，实现档案信息资源的数字化、标准化、系统化、网络化。企业档案信息系统覆盖了企业信息流管理的全部范围，涉及企业中所有重要的具有保存和利用价值的信息。档案部门作为企业信息收集、整理、保管和传递的中心，必须抓住信息时代的机遇，在企业信息系统的管理中发挥主导作用，将档案部门建设成真正意义上的信息资源中心。

2 档案信息化的优越性

2.1 提高工作效率

档案信息化能充分发挥信息网络传输速度快、信息量大的优势，使文件材料能及时归档，并尽快提供利用。信息化后的档案信息超越了时空界限，系统中的电子文件能迅速、准确地反映其当前流转状态，可更高效地服务于企业生产的全过程。

2.2 提高经济效益

载体性质和传递方式的变化，使档案信息资源实现了高度共享。对传统管理模式下纸质文件材料归档多份的单位，可减少归档份数，有效节省档案装具和存放空间，避免多份印制造成的纸张和人员的浪费，节约人力、财力和物力，提高经济效益。

2.3 促进企业快速发展

通过信息化建设形成的丰富电子信息资源，促进了信息资源的流通、利用和共享，查阅利用起来极为方便、迅速。企业以低信息成本实现档案资源共享，有效降低信息化企业生产成本，提高企业核心竞争力，促进企业快速发展。

2.4 促进组织结构和业务流程优化

档案信息采用电子文件管理，根据业务流程，以不同管理层次的权限对信息予以支持，加强了决策层与执行层的直接沟通，通过对等的信息传递协调企业内各相关部门之间的活动，促进了相互间知识和经验的交流。实现动态管理，使信息沟通畅通及时，发挥了流程化管理的最佳效率。

3 有效推进信息化建设的策略

要加速推进档案信息化建设进程，充分发挥信息化管理优势，必须采取有效措施积极应对档案事业发展中不断出现的问题。

3.1 科学规划，分步推进

企业档案信息化总体规划的制定，必须服从企业发展战略，通过深入调研企业自身特点和发展目标对信息需求，对不同时期的档案加以分析，制定出符合企业自身实际又切实可行的档案信息化长远规划和近期计划。采取渐进的方法，分步实施，持续发展。

3.2 建立健全规章制度，积极推进标准化、规范化建设

管理要创新，必须要有健全、完善的工作机制，以促进档案工作的制度化、程序化和规范化。要在实践中，通过不断的丰富和完善，形成一套职责明确、程序严谨、运转灵活、系统完整的工作程序，减少档案管理中非信息因素的变化引起信息传递障碍，加快企业档案信息化建设的进程和质量。

3.3 正确处理高效利用和安全保管的关系

信息系统深入、广泛的应用，形成的质优量大的档案信息能提供多方位、多角度、系统、快捷、准确的用服务，满足各类利用需求。必须树立大安全观念，通过对信息本身与信息工作人员两个方面实施管理，确保突显出来的档案信息安全。

档案信息安全包括档案实体安全和电子信息安全两部分。传统的档案实体安全可通过加强档案实体流动过程的监控管理予以保证。要保证电子信息的安全，必须针对电子信息的特点和不安全因素，建立信息安全机制，通过加强对工作流程、文件信息以及信息保管方式的管理，使系统及系统内的数据不被非法访问、修改和破坏。

档案信息人员涵盖各个环节，每一位接触档案信息的人员，包括信息产生者、利用者与档案人员。在信息时代，档案信息人员所接触到的信息较之以往任何时候都更加频繁和密集，其中不乏企业的核心数据信息。必须建立严格的规章制度，确保档案信息数据不超出限定知悉范围；强化保密教育，建设一支高度自觉、遵纪守法的信息工作人员队伍。

3.4 加强高素质人才队伍建设

3.4.1 强化信息意识。档案人员必须强化档案信息意识，找准档案工作为企业服务的切入点，有针对性地策划、设计出不同层次的信息服务内容、范围和形式，做到把正确的信息在正确的时间以正确的方式传递给正确的对象。

3.4.2 强化服务意识。档案管理人员应牢固树立主动服务、及时服务、超前服务、跟踪服务、全方位服务的意识，要由“你来我查，你问我答”、“重藏轻用”的被动服务转变为“主动介入，积极服务”的主动服务。

3.4.3 强化责任意识。档案人员要加强责任意识，正确把握档案总揽全局、全面指导和重点突破的关系，因地制宜、各有侧重地开展形式多样的服务工作。

3.4.4 加强培训。坚持把培养高素质管理人员作为档案信息化建设的一项长远目标。每年都应有培训计划，对新老档案管理人员各有侧重地进行培训。

4 优化外部条件

企业档案工作起作用的因素是多方面的，但关键是各级领导的重视和支持。目前不少企业管理者对档案工作产生的隐性价值没有足够的认识，在档案管理工作的领导方面缺乏主动性和自觉性。档案人员要多与领导交流，要争取上级档案部门的指导帮助，利用落实上级文件精神和检查整改的契机，加大宣传力度，积极争取企业领导的重视和支持。只有得到领导的重视和支持，才能改变 “说起来重要，干起来次要，忙起来不要”的现状；只有得到领导的重视和支持，才能使企业档案工作在组织机构、人员配备、硬件购置、档案用房等方面得到保障。

信息化时代带给档案人员太多的机遇。我们应正确把握继承传统与发展创新的关系，正确处理循序渐进与整体提升的关系，积极探索适合企业特点的档案管理方法和实施策略，在工作中更好地体现时代性，把握规律性，富于创造性，使档案工作真正做到全面、协调、可持续发展。

参考文献

[1] 杨艳.现代档案管理基础[M].北京：机械工业出版社.

[2] 李新利.中美企业档案工作比较[M].

作者简介：王扬华，女，中铁第四勘察设计院集团有限公司档案馆负责人，工程师，研究方向：企业档案管理。