Excel的常用操作技巧及其运用研究

摘 要 excel作为一款功能丰富的表格处理软件，对于软件的使用者而言，只有全面地掌握其中的使用方法和操作技巧，才能最大程度提升Excel软件的工作处理效率。

关键词 Excel表格；操作技巧；函数

中图分类号 TP3 文献标识码 A 文章编号 1674-6708（2016）170-0099-01

本文的研究在结合了多年的工作教学经验后，重点总结了其中的使用技巧。

1 输入技巧

1.1 数字串的输入

在Excel的日常应用中，数据输入是最为基础的使用环节，但使用者经常会发行，Excel系统在处理输入信息时默认地将数字信息作为数值数据进行处理，这就导致我们输入的电话号码或是证件号码等信息会以小数形式或是科学计数法的形式呈现出来。因此如何将录入的各类数字信息改为字符串呢？操作技巧是在输入数值前要预先加入“’”，然后再录入所需的数字信息。比如我们要输入一个号码信息20160301，这是为了防止系统将之数学处理，就需要输入’20160301，此时系统就能自动显示出20160301并完成左侧对齐。“’”这一符合意为西文引号，同样的，输入=“20160301”也能实现字符串处理效果。

1.2 分数的输入

分数是我们在进行表格处理中经常需要使用的，但如果直接在单元格里输入分数，却往往会出现偏差。比如当使用者直接录入1/3后。会发现系统将数据归为日期型并显示为“1月3日”。输入分数的技巧为先录入一个“0”，即在输入1/3的时候，需要输入“0 1/3”，显示的结果就是经过分数处理后的1/3。

1.3 同一内容输入在不同单元格内

当使用者需要在Excel表格中的多个单元格里录入相同数据时，一遍一遍地重复输入显然是费时费力的，因此使用者只需要在一个单元格内输入一次就可以对其他表格完成自动输入功能。具体的操作技巧是在完成单元格数据输入后，选中需要输入相同内容的区域，通过CTRL+Enter的键盘组合加以实现。

2 快捷技巧

2.1 ALT+回车键

ALT+回车键为单元格内的换行快捷键。在单元格数据录入时，我们经常需要输入两行或者多行，如若直接用回车键进行切换，那么光标将会直接移至下一行单元格位置。因此为了能够实现单元格内的换行，就需要使用 ALT+回车键的组合按键。

2.2 SHIFT+鼠标拖动

SHIFT+鼠标为Excel表格中的行列转换快捷键。在Excel表格处理中，使用者经常需要对表中的数据与信息进行多行多列处理。我们以图1为例，如何将图中的“数量”与“金额”两整列进行调换移动呢？具体的操作技巧如下，首先我们需要选择其中的一列，如B2：B9，将这列数据移动至D2：D9的位置上。则需要选中C2：C9这列，并移至B2：B9的位置，将D2：D9这列数据移动到原来C2：C9的位置上。当使用快捷键时，我们可以按下SHIFT键并将鼠标放置C2：C9的右侧，等到出现“I”的形状后松开鼠标，这是就能将两列数据进行对调，这一快捷办法同样适用于行列转换。

3 对数据保护技巧

数据保护是Excel表格使用中一个较为使用的功能，它的作用是保证表格数据只能进行浏览操作，而不能进行编辑和修改的操作，以此保护数据表格中的数据。

3.1 保护整个工作表

想要实现对整个表格数据的保护操作，操作中需要选择“工具―保护―保护工作表”菜单项的操作方式进行实行，其中只需要输入一定的密码就可实现。而需要恢复编辑功能时，则同样需要输入保护密码。

3.2 工作表中部分区域的保护

在表格处理中，经常需要对一部分区域进行编辑，对另一部分区域进行数据保护，具体操作如下。

1）单击选择“工具”菜单―“保护”―“允许用户编辑区域”菜单项，在对应的窗口中选择“新建”选项，此时使用者就可以通过鼠标选择对应的可以编辑的区域。此时我们会发行一个系统指定的允许数据编辑的工作区域，对于这个区域我们是可以进行编辑修改处理的。

2）有些时候我们需要编辑的区域可能并不是连续的，此时就需要我们在使用的过程中依据实际需求通过“新建”选项选择需要自身进行编辑的区域。

鼠标单击选择菜单项：工具―保护―保护工作表，输入取消保护的时候使用的密码，并确定退出了这样的一张工作表中，就能够实现编辑修改和区域保护，满足用户的相应需求。

4 图表格式的快速设置

ALT键+鼠标可以实现图表的移动功能，在具体的操作中，表格中插入图表后对齐问题往往会被忽视，随意放置的现象时有发生，一般情况下，很少会有人对在意调整的图表是否和某个单元格保持对其状态，但是在各种EXCEL考试中，我们发现考试中经常要求考生将图表放置在指定位置，例如将图表放置在单元格A10：D25的区域内，这时候选择将图表移动到左侧和A10单元格左上角相对齐的位置，然后再将图表右下角缩放至于D25单元格右下角对齐的位置。想要将图表和要求的区域对齐是比较容易实现的，但是想要使单元格边缘与要求区域单元格边缘保持绝对对齐，采用鼠标是非常不容易操作的，这时候就需要按下ALT键，然后稍微移动图表就能够实现绝对对齐。

5 结论

Excel表格处理软件如今已在我们的日常生活中扮演着十分重要的角色，掌握好Excel表格处理运用的操作技巧和相关知识对于我们进行数据分析处理有十分积极的意义，能够帮助我们事半功倍地完成一些工作。本文的研究只是Excel使用技巧的一部分，更多的内容还需要我们不断地进行深入探讨。

参考文献

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