对档案信息化工作的探析

[摘 要]档案信息化是指通过运用现代化信息技术，配置计算机辅助管理的基础设施，建立和完善档案信息资源库，依据档案馆档案信息化的标准规范体系，以档案管理网络为平台，依托高素质的信息人才，对档案信息进行处理、管理和提供利用服务的活动过程。

[关键词]档案；信息化；探析

档案信息化是指通过运用现代化信息技术，配置计算机辅助管理的基础设施，建立和完善档案信息资源库，依据档案馆档案信息化的标准规范体系，以档案管理网络为平台，依托高素质的信息人才，对档案信息进行处理、管理和提供利用服务的活动过程，随着信息技术的迅猛发展，档案信息化已经成为档案事业发展的必然选择，成为档案信息服务社会的最佳技术手段和实现途径，信息技术在人类社会的各个方面都展示出难以比拟的优势，国家建设和发展档案事业的一项重要内容就是实现档案的信息化，我们应该认真对当前档案信息化工作进行思考，高度重视当前档案信息化的重点工作，大力整合档案资源，加强档案信息，优化档案服务，促进档案信息化的顺利推进。

1、重视档案信息的开发利用，提高对档案信息工作重要性的认识。首先，突出服务功能。档案人员应充分发挥档案的作用，提高档案管理的建设力度。要大力宣传档案工作，使各部门充分认识档案的重要性，认识到档案与自己日常工作和生活的密切关系，努力提高档案的利用率，积极开展借阅、复制、信息交流等服务业务。在进行服务利用中，应对反馈的信息进行综合性分析、研究，使档案在现代化建设中发挥应有的作用。其次，要实现档案信息化必须依据一定的物质条件和技术力量，而这些均离不开资金的支持。不论是设备的购置还是系统的研发，不论是网站的维护还是人员的引进及培训，都需要资金的投入。因此，要使档案信息量建设真正落实到位，使档案信息资源真正受惠于社会，各级政府必须加大对档案部门的资金投入。

2、完善信息制度，强化电子文件的使用管理。建立科学的归档制度，并严格予以执行，对电子文件进行归档时需要仔细加以检查。在内容上，检查电子文件是否完整、真实，是否包含了机读目录和相应说明等，对归档的是否是电子文件的最终版本，纸制或者其他载体上的文件是否与电子文件的内容是一致的，软件产品源程序是否与文本相一致。在技术上，对归档电子文件载体的物理状态进行严格的检查，确定无病毒存在，并且所读出的信息是准确无误的。另外，在整理电子文件或者需要改变文件的电子格式时，要避免在转换过程中出现信息失真现象，定期检查档案信息文件，一旦发现损伤，要在第一时间进行修复和维护。按照相关规定的要求，整理档案后，要一式三份，一份用于异地备份，一份封存，一份用于使用，禁止外借。入库的电子文件载体，只允许通过拷贝等形式加以利用，强化保密类电子文件的管理，控制电子档案信息使用者的权限。

3、加强管理，保障安全。目前，对于纸制档案已经有了非常成熟的管理制度和技术，但对于电子档案，却还没有健全的操作性强的安全管理制度，电子档案管理人员往往在不经意间就造成了电子档案的管理漏洞，形成安全隐患。还有，计算机技术迅速发展，各种攻击以及破坏手段层出不穷，在电子档案管理的很多环节都有可能出现问题。电子档案安全可靠的运行，不仅关系到数据本身的正常运行，还关系到所有与电子档案管理业务和服务有关的正常业务开展，因此，电子档案管理的网络、主机服务器、存储设备、系统软件等都应具有很高的安全保证，所以，必须高度关注档案管理网络运行的安全问题，建立建全档案信息管理体系，不断培养和强化档案人员的安全保密意识和安全防范技能，责任落实到人，绝对禁止使用电子档案管理专用计算机访问外网，不在电子档案管理专用计算机上随意安装软件等，建立严格的监控机制，用制度管人，用制度管事，规范档案信息管理操作规程，使用物理隔离和逻辑隔离等多种安全防范手段，采取有效措施，确保档案信息的安全。防止档案信息的损毁和遗失，加强信息安全性的前期控制，加强技术保障措施，做好信息备份工作，以便在紧急情况下恢复系统的正常运转和保证信息的完整。

4、开展现代化的档案信息服务。在档案信息化背景下，档案服务手段必须进行创新，档案信息服务应充分发挥现代信息技术的作用，以提供快速、高效、优质的服务。应拓宽咨询服务，档案咨询服务是档案人员以档案为依据，通过解答问题，向利用者提供档案的有关情况的一种服务方式。在当今的网络环境下，可以开展档案在线咨询服务，有效地提高办事效率，方便利用者。进一步加强档案馆网络建设，加强档案数据库建设，在线开放一些档案目录甚至是档案文件全文，使利用者可以通过互联网直接进入档案馆网站，办理登陆手续后，就可以快速地了解馆藏情况，进入相关的数据库阅读，下载所需要的档案信息，还可以通过留言、电子邮件等方式与档案馆沟通，办理相关手续后，为利用者提供档案复印件或档案证明，利用者足不出户就能获取所需要的全部档案信息。

5、加强专业人才队伍建设。只有加强人才队伍建设，才能使档案管理信息化工作得以顺利开展。随着我国档案信息化、科学化的进一步发展，要求档案管理人员的素质必须有进一步的提高。一是重视人才培养，提高人员素质。在档案信息化建设过程中档案工作出现了层出不穷的新问题，因而对档案工作人员自身知识的补充与更新提出了更高的要求，即档案信息化建设的成效不仅取决于工作人员原有的知识水平，还在更大程度上取决于他们对知识的补充和更新的速度。因此，要对在职人员进行应用新技术、新设备、新方法的教育培训，普及信息技术知识，系统地学习计算机和信息管理技术及档案专业知识，督促档案管理人员掌握并应用先进的技术设备和科学管理手段，提高档案工作人员对档案信息化的认识，提高档案业务人员掌握和运用现代化技术的技能，以适应新技术发展的需要。二是引进兼具档案和计算机专业知识的人才。从目前档案管理实际情况来看，最为紧缺的是既懂得现代档案管理基本知识，又懂得计算机技术，掌握网络知识，能熟练操作计算机，灵活使用档案管理软件，胜任文档存储、编辑、检索、利用等工作的实用操作人才，应以此为侧重，实现档案管理的可持续发展。