浅析“微时代”对秘书工作的影响

【摘要】随着智能手机的普及，网络成了我们生活中的一部分，微信、微博、微电影等微平台应运而生，方兴未艾，我们称之为“微时代”。“微时代”的到来，对秘书工作产生了巨大的影响，主要体现在秘书的“办文、办会、办事”中。

【关键词】微时代；办文；办会；办事

一、微时代概述

在这个快节奏的时代里，每个人都恨不得每天有48个小时。在这个效率决定成败的时代里，人们恨不得有四个眼睛、两双手。时代在不断变化，信息更在瞬息万变，慢节奏的生活就像在犯罪。每天看到的就是人们匆匆的脚步，那个坐看云卷云舒的休闲日子慢慢在离人们远去。顺应人们的快节奏，各种“微”型生活应运而生，微信、微博、微电影、微店不断跳跃在大众的视野里并不断被接受，我们把它简称为“微时代”。微时代具有以下这些特点：

（一）内容的精悍化。这些微博、微信、微小说、微电影等所具有的共同特点就是“微”，也就是短小的意思。比如微博，微信，每一条消息都不超过140个字，一般就是一句话、一张图片就表达了自己想说的重点。对受众来说也是一眼就可以知道作者的意思，不须费尽心思去揣摩作者的意图。

（二）思想的生活化。在这些微平台上所的中心不再是遥不可及的理想，而是常常在人们生活中所常见的一瞬间或者是一个剪影。它和人们生活息息相关，人们经常把生活中所见的、所想、所做的通过微平台表达出来，具有很强的现实性和生活性。

（三）作者的平民化。微时代的作者不再是“大家”，而是大多数来自草根阶层的平常老百姓。因为这些微平台只需要一个邮箱和密码，只要会登陆、拍照以及简单的文字写作就可以操作的平台，而这些功能在智能手机上都具有，随着智能手机的普及，因此决定了它拥有数量庞大的粉丝。

（四）传播的快速性。这些微平台，不受时间、地点、人物的限定，可以随时随地自己的所见所闻所想，成为新闻的第一见证者和第一传递者，通过网络，作者的消息瞬间就会被传播出去，粉丝第一时间就可以看到这个新闻消息，并且一点击就可以转发，瞬间就可以传遍千万家，为人所周知。

这个步履匆匆的时代，就是所谓的“微时代”，在这个时代里面，人们已经没有太多的时间去慢慢品味一篇长长的文章；没有工夫去享受三个多小时的电影；没有闲暇去和朋友来一个秉烛夜谈；甚至没有时间去享受一顿美食。于是，各种微信、微电影、微博、微电视剧应运而生。有了这些微工具，人们可以一眼就看穿社会的人生百态，通过几分钟的视频就可以理解作者的创意，不用与朋友见面，通过刷微博就可以了解朋友的动态；通过各种微店，不用出门就可以买到自己所需要的一切。

微时代的到来，微工具的应用越来越广泛，很多机关、企事业单位、社会团体也建立了微系统，用于内部员工的交流、沟通以及共享信息，提高了员工工作的效率，给组织创造了巨大的效益。

但是微时代也给人们带来一些负面影响，通过微博就可以知道友人的动态，那么与友人见面的机会就会越来越少；通过微店不踏出家门一步就可以找到自己想要的，那么人们出门的机会就会越来越少，锻炼减少使各种疾病增加；网上受众数量众多也会给当事人带来巨大的心理压力；整天面对电子产品，对人们的辐射也不可忽视。

而秘书处于单位里上情下达、下情上传的枢纽地位，信息沟通交流量最大，所以微时代的到来必然会给秘书工作带来巨大的影响。

二、微时代对秘书工作的影响

微时代的到来冲击着人们传统的生活方式，同时也挑战着人们的工作方式，特别对秘书工作产生了巨大的影响。所谓秘书，就是领导身边提供综合辅助服务的人员，秘书工作的特点具有辅、综合性、服务性、政治性，秘书的一切工作都围绕着领导这个决策中心旋转。微时代的到来对于秘书职业来说，是一个机遇，也是一个挑战，而微时代对秘书工作的影响主要体现在对秘书的办文、办会、办事方面上。

（一）微时代对秘书办文工作的影响。各种机关文书、事务文书的写作是秘书的基本技能之一，传统的机关单位还把秘书叫“秀才、笔杆子”，由此可见秘书办文工作的重要性。新的传播媒体之下，像微信、微博这些交流传播平台，每个信息只能限制在140个字以内，这说明传统的洋洋洒洒的长篇大论已经不适应社会的发展，秘书的办文工作也要“瘦瘦身”了。秘书的各种办文工作虽然说不能压缩到140个字以内，但也要讲究短小、精悍、严谨。首先，要做到办文的“精悍”。文书是单位组织往来沟通交流的主要工具，发文需要多道程序：授意―拟稿―审核―签发―复核―缮印―校对―用印―登记―分发，一共有十道程序，至少需要两天才能完成一次发文工作。但是随着微博、微信的产生，很多信息都可以通过微博、微信在几秒钟或者几分钟就可以得到交流、沟通、共享。所以，在微时代的环境之下，秘书可以适当减少发纸质文件的数量，充分利用微信、微博等微平台实现单位与单位之间的沟通交流。其次，对于一些必发的纸质文件，就一定要“精悍”。传统的洋洋洒洒的文章在现在社会来说浪费了人们的大量时间和精力，长篇大论不仅不受人们的欢迎，还会遭到人们的吐槽。瞬息千变万化的社会里，人们更追求那些比较直观、比较短小的文章，最好能够一句话、一张图片就表达了你自己想说的话。虽然办文工作不能只有一句话或者一张图片，但是一定要讲究语言简洁，文章结构短小，我们国家的领导层也在倡导公文的“微化”。所以，微时代对秘书的文字工作提出了更高的要求，秘书的工作在微时代的影响之下要更加咬文嚼字，力求用最少的文字表达最重要的含义。最后，微时代里秘书的办文工作还要严谨化。微时代里，一个人的优点会被瞬间发扬光大，一个人的缺点也会被众所周知。秘书文字处理工作还代表着一个单位的窗口和门面，特别是一些有着比较广泛的受众的文件，因为这些受众有来自上层社会、有来自草根阶层。在微时代里，通过网络，对于公开的文件，任何人都可以看到你所发的文书，如果办文程序不够严谨，或者文字内容不够严谨，很容易会被公众吐槽，单位也会因此而产生形象危机，你个人也会“网络走红”，进而被人肉搜索，你的缺点也会一味地被放大，这些言论都可能让你产生巨大的心理压力，对你今后的工作、生活产生巨大的不良影响。

（二）微时代对秘书办会工作的影响。会议是组织决策、交流、讨论的一种方式，在经济、政治、文化领域有着重要的地位，据统计，我国科级以上的干部40%的时间都是在开会。秘书是会务工作的组织者，会议的效率、会议的效果与秘书人员的工作效率息息相关，利用微时代的各种微工具提高秘书办会工作的效率不失为现代追求高效的一条捷径。首先，会前筹备工作包括十大事件，分别是起草会议的议程和议题；确定会议对象与规模；拟定会议工作计划；准备会议文件资料；布置会场等工作。利用微工具为会前准备服务，能够大大缩短会前筹备的时间。比如，确定会议对象时，我们可以通过微信与参会人员进行沟通，可以节约纸张或者电话费用降低会议成本。准备会议文件的时候，我们可以利用各种绘图软件对领导的讲话稿、总结报告做成平面立体形状，或者通过微视频来讲述会议议题，达到生动而有趣的效果。其次，在会中服务时，我们需要做分发会议资料和做好会议记录等工作。利用微平台与工具，我们可以把会议资料以文档的形式发给与会人员，这样可以节约纸张，而且我们不用做会议记录了，我们可以用微视频把会议的整个过程录下来，会后再进行整理，这样可以大大减轻秘书工作的负担，节省时间与精力，更好地为领导服务。最后，会议简报或者新闻稿的写作都能以文档的形式在网络上，秘书可以通过与会人员的微博动态掌握会议的反馈信息，及时进行总结经验教训，达到省时、省力、高效的效果。另外，我们还可以通过微工具，与会人员甚至可以通过微信、微博、微视频互动召开会议，这样你无论人在何地，只要一开手机连上网络，就可以参与开会，共享会议信息，大大节约了会议的机会成本。就像现在网络上存在的文秘教育群，每隔一段时间定期在网络上召开一次研讨会，大家不用见面，就针对专业问题畅所欲言，建言献策，达到良好的会议效果。但是，相应的，“微时代”也会给秘书的会务组织工作带来一些困扰，比如发言者的发言时间难以控制，断电、系统崩溃、网络中断等等会造成会议的损失，秘书应该做好这方面的应急预案。

（三）微时代对秘书办事工作的影响。微时代的到来，大大提高了秘书办事的效率。微博、微信、微电影、微小说的者大多数是草根阶层的百姓，这可以对秘书的工作带来极大的便利，通过微信、微博了解群众对自己公司的意见与建议，及时解决存在的安全隐患，同时可以公司的相关信息，宣传公司的产品以及为公司塑造良好的形象。同时，可以通过各种微视频、微信息、微电影捕捉市场上最先进的信息为公司服务。同时，“微时代”也会给秘书的工作带来一些负面的影响，比如对秘书的保密工作带来更高的难度，对秘书的档案管理工作带来影响，对组织的形象危机的影响等等。

总之，微时代对秘书工作具有巨大的影响。秘书要不断提高素质，学习先进业务知识，积累工作经验，充分利用微时代的各种微平台，趋利避害，跟上时代的脚步，成为一名与时俱进的合格秘书。

参考文献：

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