企业QES管理体系内部审核常见的十大问题及对策

[摘要] 现代企业内部审核工作应适应改革的发展方向，强化内审责任，消除内审局限性，依法审核，在监督与服务中求效益。文章探讨了企业管理中内部审核经常出现的问题，提出了解决问题的对策。

[关键词]管理体系内审问题对策

中图分类号：C29 文献标识码：A 文章编号：

目前各企业都实行了管理体系认证，且有些企业进行了质量、环境及职业健康安全三体系认证（QES）。根据标准要求，企业必须按照内审策划要求进行内部审核，但有些企业内审往往流于形式，达不到通过内审达到改进提高的目的，笔者现对内审过程中经常出现的十大问题及改进对策谈几点看法：

一、内部审核经常出现的问题

1、内部审核无实际效果，只是为了应付认证机构的监审。按照要求，内部审核一般每年不少于一次，一般企业年度内安排一次审核，其目的是通过内部审核验证组织自身的管理体系是否持续满足规定的要求，是一种自我改进机制，即通过审核发现问题，达到持续改进的目的。但往往由于组织的最高管理者对内审不重视，QES认证与组织管理存在“两张皮”，内审只是例行程序，查不到具体问题，发现不了体系运行的绩效及问题，没有起到通过内审达到改进的目的。

2、内部审核所覆盖的要素、部门、产品、场所不全。根据标准要求，内部审核是通过对QES管理体系进行全面、系统的检查，评价管理体系文件的有效性，包括是否符合体系标准、体系文件、法律法规和方针及目标要求，体系运行是否有效，是否达到了改善体系运行绩效的目的。但有的内部审核往往不能覆盖所有的要素和部门或产品、场所等。

3、内审检查表编制不科学，无法指导审核人员检查。内部审核时，由于各审核员大都是兼职人员，时间紧，任务重，内审组不能系统地编制检查表，只列出条款编号，因此，审核员在审核时对条款内审核内容无从下手，缺少审核思路。

4、内部审核记录不具体，无可追溯性。有的审核组检查记录填写过于简单，不能反映具体的审核情况，追溯性差。如有的单位检查记录只填写是或否、有或没有，根本反映不出具体内容。

5、内审发现的不符合条款判定不准确，导致改进方向出现偏差，整改效果不理想。一般情况下，对不符合项应按照就近或针对问题原因的原则判定条款。如果条款判定错误，则改进方向就变了。

6、内部审核整改措施不适宜

按照标准要求，内部审核发现的问题有的需要针对不符合项进行纠正，有的需要针对不符合的原因采取纠正措施，有的需要根据不符合发生的趋势和可能性采取预防措施。但有些部门对内审开出的不合格的整改措施往往与不符合类型或性质不适应，这不但不符合标准要求，同时也往往在采取该种纠正时出现新的不合格。

7、内部审核人员不足、样品偏少。根据标准要求，审核抽样应当是从所有清单中随机抽取一定比例的样品进行审核，以确保审核具有代表性，但由于审核时涉及部门多、时间短，审核人员少，又要在短时间内完成审核任务，因此，只能抽取比较少的样品进行审核，由于样品数量不足，可能导致审核结果无法具有代表性，增加了审核结论的风险。

8、把内审与个人或部门考核挂钩，导致审核与被审核互相对立。有的单位将内审中发现的不合格数目与部门及人员年终考核挂钩，致使受审核部门与审核组产生人为对立，导致受审核单位想方设法拒绝将真实情况展现给审核组，审核组看不到真实情况。

9、受审核部门不能正确看待不符合项。内审的本质是全面检查体系运行情况，不断改进运行绩效，以利于部门改进工作，在考虑了审核目的后提出不符合项。有些部门无论不符合项的性质如何，只要审核组开出不合格项，就不能正视，就产生情绪，其实质是未能真正理解内审的本质。

10、内审时缺乏沟通。内部审核时，审核组应当认真审核体系运行情况，对好的方面进行保持，对做的不足的方面帮助部门进行改进。根据这个要求，审核组应当对检查出的情况认真与受审核方进行沟通，以利于其改进体系运行绩效。有些审核员在审核时，只注重查找问题，甚至有非找出问题不可的想法，是不可取的。

二、搞好内部审核的对策

1、搞好内审员培训，从专业和时间上进行合理安排。

QES三体系综合审核，涉及到企业内部各个专业、各部门，内容多，范围广，工作量大，专业及部门之间接口多，因此，要搞好内审，就必须加强内审员的培训，培训内容包括标准培训与审前培训，其主要作用是使审核员掌握标准，在审核深度和审核结论上形成一致，同时，由于内审员是各部门的QES工作人员，培训内审员对各部门的QES管理也具有较大的指导意义。

2、开好内审首次会议，明确审核要求，提高受审核单位的认识。

首次会议内容主要是宣布审核计划和时间安排、审核内容，向受审核部门说明审核的目的、依据、时间、内容和人员安排等，通过首次会议，使受审核部门了解审核的内容及审核的真正意义，使受审核部门正确认识内部审核的作用，以便整个企业内部统一认识，认真对待，积极配合，以通过内审达到改进提高的根本目的。

3、认真搞好内审策划，编制好内审计划和内审检查表。

对实行QES三体系管理的单位而言，审核涉及的要素多，专业复杂，要想在短时间内完成审核，必须进行科学策划，统筹安排，按照专业和部门的多少合理确定内审人数以及时间安排，尤其是涉及去外地现场的部门，应合理安排时间，以确保在规定的时间内完成审核任务。其次检查表用于指导审核员按照计划的时间节点和内容进行审核，规定了检查的内容，因此，实施内部审核，编制好内审计划和检查表十分重要。

4、坚持审核原则，保持审核的严肃性。

审核必须坚持以客观证据为依据的原则。审核时，一定要以标准、法规、规范、体系文件为审核准则，认真将审核发现与审核准则相比较，以便得出是否符合标准及体系文件要求的结论。同时，审核要坚持独立公正的原则，审核员应坚持以审核准则为标准，避免受到来自其他方面的干扰。

5、编制好内审报告，针对审核发现的问题提出建议和意见，促进组织改进体系运行绩效。

内审报告是对审核过程编制的文件，其作用是通过内审报告客观地反映QES体系运行情况。因此，应客观地编制审核报告，报告中应真实地反映不合格事实和原因，同时，对存在的问题提出合理的建议和意见，使组织内部通过对内审发现的问题加以改进，达到提高管理水平的根本目的。