沟通其实很简单

UC可以使企业实现统一沟通，UC也就帮企业达到了提升运营效率，缩减开支的目的。

国内众多外资企业受累于金融危机影响而大幅缩减员工差旅费用，这令不少习惯了“空中飞人”生活的白领一时难以适应。

微软(中国)有限公司(下称微软)一位中层管理人员告诉记者：“我虽然每月都要和美国总部至少开两次会议，但我们在几年前就不用为这种事情出差了。”作为一个母亲，她更愿意多抽出时间陪陪自己的孩子。

在微软工作10年，目前负责微软大中华区信息化建设的微软信息技术部大中华区IT营运总监林伟华也讲了这样一个故事。

他曾经在北京招聘一位高级经理，当一切似乎都已经和一位应聘者谈妥之后，这位应聘者提出了一个要求：“我能不能每周有两天在下午2：30下班?”林伟华说他当时想都没想就答应了。

“我们没有考勤卡，我从来没考虑过他几点下班的问题，他具备了作为一个高级经理所应该具备的各种素质，而且很有潜力，这就够了。”林伟华说：“后来我才知道，他每周需要抽两个半天时间回家带小孩。”

实际上，微软有这样的信心让员工采用完全弹性的自主的工作时间，都得益于两年前林伟华和他的团队在微软内部所展开的一场全面部署统一沟通解决方案的行动。

如今，面对这场行动为微软带来的每年数百万美元的成本节约，林伟华说：“这是一场完美风暴。”

同样，在今年年初刚刚完成统一沟通解决方案部署工作的中国内地首批成立的五家基金管理公司之一的博时基金管理有限公司(下称博时基金)，在使用统一沟通解决方案半年多以后，公司信息技术部总经理林琦表示：“我们是同行业中运营成本较低的企业之一，如今这一优势正在随着统一沟通的全面铺开而得到强化。”

博时基金副总裁王德英表示，在IT方面，博时一直倡导IT文化，把IT定位于“科技推动业务创新”。一方面，通过IT系统为客户提供高效、便捷、安全的交易服务和其它客户服务；另一方面，通过IT系统为公司内部投资、销售及后台运营提供全面、高效的技术支持。

强烈的沟通需要

不过，在记者的采访中发现，无论是微软公司还是博时基金公司，最初决定部署统一沟通解决方案的目的并不单纯为了降低沟通成本，在它们部署方案时金融危机并未爆发，即使在博时基金2008年4月系统成功上线之时，金融危机也并未出现明显恶化迹象。

实际上，他们的初衷更多是为了改善公司沟通效率。博时基金信息技术部唐生林用时下非常流行的一个网络用语一“濉崩葱稳莸笔钡墓低ㄗ纯觯如向重要客户进行演讲时不停有MSN好友消息弹出，严重影响了公司的专业化形象。

同时，根据监管部门对于通讯的统一管理要求，博时基金内部之后就禁止了MSN的使用，但这显然给具有大量沟通需求的研究员、分析师、基金经理等带来很大不便。

林琦说：“2007年行情的火爆，业务量大增，沟通的需求空前强烈，也正因为如此，我们决定部署统一沟通方案。”

微软公司内部的情况相较之下要好得多，但秫伟华认为传统的沟通方式已很难适应当今的知识工作者所处的工作环境了，“全球商业的一体化、组织的透明化、工作和家庭界限的模糊所带来的实施互联的需求都让传统的沟通方式显得力不从心。”

不过林伟华表示，成本压力也是有的，虽然它不是推动微软公司部署统一沟通平台的根本目的，但却有一个重要目的。据其介绍，10年前微软大中华区只有47％个终端用户，而如今已有超过18万个，并且这期间，IT运营的预算却逐步递减的。为此他不得不想尽办法降低成本，提高作业环境的运营效率。

例如，因为采用传统的语音通话方式，每年林伟华都要和中国网通和中国电信进行讨论，力求能在价格上得到更多的优惠，“但是，几年下来，这样的压缩空间已经基本没有了。”所以，他认为必须要有更具创新性的替代方案，而他认为统一沟通方案就是他需要的。也正是因为采用了许多类似统一沟通这样的可以提高运营效率降低成本的技术方案，林伟华表示：“虽然我们的预算在逐年减少，但我们可用来投资的资源却在不断增加。”

原则是少花钱

谈到对统一沟通解决方案的投入问题，林琦表示：“真的没花多少钱，这些投入还不够买一个大型数据库系统。”

作为博时基金统一沟通项目的具体实施者，公司信息技术部唐生林说：“不只是统一沟通平台本身没花多少钱，实施过程也非常简单。”

唐生林介绍说，项目前后只用了4个月，2007年12月进行方案的选择，2008年1月份他只用了一周的业余时间就完成了系统的部署工作，而之后在3月份他又花了两周的时间解决了传统语音电话与统一沟通系统的整合问题，4月初，系统便全面上线了。

上至公司总裁，下至前台接待人员，公司200多人全部都用上了这个集成了电子邮件、即时通信、语音通信、视频会议、讨论群、短信等诸多沟通渠道的统一沟通系统。

作为唐生林的直接主管林琦说：“除了小唐技术能力过硬以外，更重要的是，统一沟通系统本身已经相当成熟，尽管期间也遇到一些诸如和其它系统整合的问题，但大多时候都只需要按照提示不断点击‘下一步’就行了。”

并且，林琦介绍说，系统上线后，他们也没有进行过多的培训工作，“操作起来相当简单”。而林伟华更是将统一沟通工具的操作比喻成“一指禅”，因为在他看来，不同沟通方式之间的整合与切换都只需点一下鼠标就能完成了。

和博时基金一样，尽管微软大中华区拥有超过18万个终端用户、1800个应用系统，但林伟华介绍说，整个系统最终也只是投入了50万美元，而每年却可以为微软公司节省超过250万美元。

“这也是为什么，当时我把这个项目的计划书拿给财务主管审批时，第一次就通过了。”林伟华说。

在此之前，微软公司有相互独立的电话会议系统和视频会议系统，单就这两个系统而言，它们都需要一个独立的团队进行维护，前者每年的维护费用大概在800万美元，而视频会议系统因为采用成本较高的ISDN系统，每年的维护费更是高达千万美元以上，即使后来对设备进行了改进，该项费用仍然需要每年500万美元。

实际上，这还只是直接节约的费用，林伟华还向记者算了另外一笔账，就公司运营成本而言，微软需要为每个员工每年支付大约1万美元的费用，这其中包括办公地点的地价、冷气等诸多费用。

经测算，他表示，如果采用基于统一沟通的远程办公模式，办公室运营成本可降至每人每年5000美元。而且，由于减少上下班开车还可以节约更多的费用，减少二氧化碳排放。

林伟华以自己为例介绍说，每天他从位于北京东三环外的住所到位于北四环的微软研发中心，需要单程开车20公里，按照北京现代汽车索纳塔的排放标准，这个过程中大约需要排放二氧化碳8公斤左右。

Forrester咨询公司在研究了15个部署微软统一沟通产品和服务的企业后，也从理论上得出了相似的结论。

它认为，通过部署统一沟通解决方案，组织可以显著提高工作效率，并且大大降低成本。如果将访谈的15家企业的相关结论汇编到一家拥有4000人的数字市场营销服务公司身上，统一沟通解决方案可以在三年时间里为公司直接增加收益近2000万美元。

另外，在这三年里，可节省差旅费将近1500万美元，减少项目执行时间，从而增加收益约1500万美元，销售周期缩短亦增加收益500万美元，同时降低拨号会议和电话呼叫的成本，为公司增加收益180万美元。经过量化的总收益在5650万美元，风险调整后的现值为3950万美元。

而实施该方案的成本则包括大约210万美元的软件支出、在三年多时间内的硬件、专业服务、培训和内部管理成本总共约达470万美元，总成本为680万美元，风险调整后的现值为600万美元。总体投资回报率高达：563％。