公路工程档案质量剖析与管理控制

公路建设是国家交通基础设施建设的重要内容，近年来，公路建设高潮迭起。2002年，仅浙江省公路建设完成投资突破了200亿，高速公路总里程达1300余公里，公路建设总里程已达45647公里。未来5年，将再建高速公路1000公里。随着公路建设事业的高速发展，正不断形成和积累起大量的公路工程档案。如何加强对公路工程档案的管理控制，是当前公路建设部门应该考虑的一项重要任务。

一、公路工程档案质量问题

笔者曾参与浙江省高等级公路及普通公路工程项目的档案验收检查工作，深感公路工程档案的质量问题不容忽视，表现在：

1．公路工程项目档案内容不够完整

红线图、土地证、土地审批等应保存的依据性文件经常漏缺不全。征地拆迁政策性很强，但往往由于兼职分管等原因或归档不及时导致资料散失。项目附属设施所形成的照明线路图、绿化工程、照片档案、施工日记等的收集极易疏忽，设备安装文件资料也不够重视。

一些项目仅注重阶段性文件资料的收集，而忽略了公路建设项目全过程文件资料的完整归档，特别是忽略了工程建设后期形成的交工验收文件资料、缺陷责任期及工程决算、财务审计、科研课题等方面的材料，造成项目档案的成套性完整性缺陷。

有些项目仅注重到纸质文件资料的收集，而忽略了公路工程建设中所产生的其他门类、载体档案的收集。

公路工程项目文件资料的原件（正件）不齐全，导致难以真实地反映项目全貌，而项目原始文件资料收集不齐全是公路工程档案中存在的普遍性问题。公路工程建设中形成并应保存的管理性文件、施工资料、监理资料的原件归档不全问题时有发生，个别项目档案原件散失多，后期难以补救，直接影响了该项目档案的整体质量。而在整理阶段发现了问题即使采取相应补救，往往也难以奏效。

2．竣工图质量欠缺

一些项目的竣工图归档不完整，存在漏做情况；一些竣工图的修改不到位，造成竣工图与工程实际不相符；公路里程、桥墩跨度的数据误差时有发现；竣工图中相关责任人审核签署经常漏缺不全；有些竣工图编制不规范、标识不统一，无设计与竣工数量对照表；设计变更通知单存在空号或编号重复现象，由于变更执行程序的不规范，也极易导致竣工图误差和失实。

3．质量保证资料的真实性、严肃性欠佳

某些工程项目不重视平时的积累，资料内容缺乏真实性，施工中有些材料已经使用，而材料质量证明后到，造成质保资料与施工进度不同步，极易出现工程质量漏洞。有的资料等到将要验收时才急于拼凑补救，造成内容残缺不全或漏洞百出，不能反映工程质量真实情况。

有些项目的质量保证资料不齐全，技术数据内容不完整，各种观察记录未按规定记录。表列数据、单位前后不相吻合，沥青材料无现场施工温度记录。钢筋、水泥、沙石材料未标注使用部位，施工质量评定资料有签字无结论或结论表述不规范，数据随意涂改，更改方式潦草，缺乏严肃性、规范统一性，施工、监理表式随意套用等。

二、公路工程档案质量问题的原因分析

1．公路建设改变单一的计划经济投资模式，引入了市场机制后，公路建设高潮迭起，方兴未艾。市场经济要求企业必须以经济效益为中心，而档案作用滞后，单从短期经济效益来衡量不能直接创造效益，市场经济的求利性与档案效益的滞后性，使档案工作在工程建设中排不上应有的位置。

2．公路工程建设项目参建单位的档案专业力量严重不足，且专（兼）职档案人员频繁变动，此种不稳定性也给档案的质量管理带来诸多不便。

3．公路工程档案来源于各职能活动，从文件资料的产生到归档要经历相当一段时间，经过许多环节，期间每一环节都会影响质量，影响其齐全性、完整性、准确性。近年来，公路工程建设项目具有投资大、建设周期长、参建单位多、标段多、单位工程多、文件资料在形成过程涉及部门人员多等特点，且因项目参建单位资质参差不齐，公共档案意识及重视程度差异性较大，以致公路工程档案形成质量悬殊。总体情况是，大型重点公路建设项目的档案质量有明显提高，而非重点、中小型公路工程建设项目的档案质量问题相当突出，个别项目的档案质量仍停留在公路建设初期的水平。部分档案内容在建设机构变动中被分散或散失，一些档案原始资料在工程项目竣工后被施工单位带走，造成项目档案原件不全、丢失、散乱。随着一批豆腐渣工程的曝光，公路工程档案的重要性已再度引起人们的关注。

三、提高公路工程档案质量的措施

1．重视公路项目档案的完整性、原始性积累控制。公路档案是直接反映公路建设项目档案管理工作质量和工程质量的重要载体，档案原件是解决工程质量、经济纠纷的重要依据和凭证，因此保存公路建设的工程档案原件的重要性不言而喻。而公路工程档案归档文件材料内容完整齐全，是确保真实反映项目全貌的依据。保证项目档案的完整性，必须重视工程前期工作阶段和工程的初开工阶段有关文件材料的收集工作。工程开工初期，因工程项目管理制度、控制措施、各方人员尚未完全到位，极易造成对已形成的文件资料管理无序而导致散失。浙江省某高速公路连接线工程曾出现项目立项批复等前期文件资料的散失情况。设备仪器文件资料（外文资料）、照明线路图、标志标线、绿化工程、监控、收费设备、服务区设施等极容易被忽略，也必须加以重视。

由于我国南方各省地形地貌因素，使公路线形复杂，沿线大桥、隧道较多，故涉及工程质量的隐蔽性、关键性部位的照片档案因其形式简单、直观，记录真实、迅速，具有较强的客观性、透明性和不可替代性，其价值是文字资料无法比拟和替代的。反映公路工程的重大事件、事故，必须有完整的文字和照片等材料，因此照片的收集应成为公路工程档案管理的重要内容之一。为此，声像、光盘档案的收集，必须提到议事日程；公路项目中设有科研课题时，应重视其后续收集和归档；大型工程项目形成的档案内容复杂、数量多，既要重视项目主线构造物所形成的档案内容，又要关注其支线、匝道、连结线所形成内容的收集归档工作，以免项目部分内容散失。

2．重视竣工图的质量。竣工图是工程项目建设的实际反映，是公路项目档案的重要内容，竣工图质量是验收档案的重点核心部分。项目参建各单位应认真执行，按时提交合格竣工图；工程项目竣工验收前，建设单位应组织参建单位负责人、工程技术人员和有关档案人员，依据竣工图的检查程序和要求，对竣工图的编制质量与整理情况，进行彻底检查，发现不准确的要及时进行修改和补充，以确保竣工图质量。

对变更执行程序不规范和个别变更通知单内容涉及多个专业、数个卷（册）、多份图纸，易造成竣工图修改到位困难，以及一些竣工图编制不规范、质量差等问题，均应加以规范、统一控制。同时要重视竣工图的更改依据，项目变更文件资料的收集，大型公路建设项目应统一编制"项目变更文件一览表"，以备长期查考利用。

3．加强隐蔽工程、关键部位质保资料的质量控制。公路工程质保资料是工程质量和监督过程的实际记录，它既反映了施工单位的工程质量、档案质量情况，也为工程竣工后正常使用提供了依据和保证，同时也可为工程使用过程出现的质量问题，提供技术查考数据和补救措施。因此，做好质量保证资料是一项十分重要的工作。

目前，公路工程建设实行工程建设项目负责制、工程建设指标承包制、工程建设监理制，对控制工程质量起到一定作用。项目文件资料实行"谁形成，谁负责"的管理原则，各参建单位对形成的相应文件资料质量和整理编制负责；项目监理在对工程质量严格控制把关的同时，须对工程建设监理过程中形成的文件资料齐全、完整负责：竣工图与实体是否吻合、书写材料是否规范、文件资料的质量是否符合归档要求等进行早期控制，避免项目验收时因档案质量问题而返工。对此，项目监理要增强档案责任意识，履行监督、检查文件资料审核、签认责任，特别要重视对工序、质量和隐蔽工程产生的质量保证资料的真实性、准确性审核，重视对容易被一些素质不高的施工单位偷工减料和钻空子的地方。因此，加强隐蔽工程、关键部位的平时督查，严格隐蔽工程验收记录的签章把关是监理工作的重中之重。