应用型本科院校招标档案管理探析

摘要：随着高等院校的迅速发展，档案管理工作愈加重要。提高档案管理的水平，更好地发挥档案管理的服务功能是做好档案管理工作的重要措施。本文结合本学院及自身工作实际，探讨招标档案管理规重要性。

关键词：应用型本科院校；档案管理；招标档案管理

档案是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。高校档案是高校办学发展历程的真实记录；是学校发展过程的历史见证；是规范各项管理工作的基础。

一、认识招标档案管理的重要性

招标档案管理是我的工作内容之一，从对档案管理的陌生到熟悉，是对档案知识学习的过程，也是自身工作能力提高的过程。我的工作主要是学院招投标采购，为能够保证招标档案完整保存，真实记录每一次招标采购工作内容，必须了解如何管理档案。经过专门的档案知识学习和实践，我知道了招标档案是学院的重要财富，与学院发展有着密不可分的关系，是学院历史事件的见证，可使我们“前见古人，后见来者”。

二、招标档案管理主要内容

在招标采购工作过程中，每个项目的材料都是招标工作实施过程的真实记录。招标档案管理工作就全面、系统的收集、整理在招标采购工作中形成的各种资料。

由于招标采购工作模块化、程序化操作，形成固定的招标档案材料，主要包括申请部门的请购单、标底、合同样稿，招标采购办公室制定的招标文件（包括招标文件修改通知）、招标公告、招标文件出售记录、潜在投标单位联系方式、招标项目技术和商务要求变更通知，招标会现场使用的投标人签到表、评委会使用的投标文件与资质审核记录、投标单位报价单，定标后评委会成员签署的评标结果会签单、中标单位签署的中标承诺书、使用部门复核合同、签署的正式合同、投标单位的投标文件及其他相关材料。

按照过程化管理方式，对招标项目收集的材料按招标档案材料和投标档案材料进行分类管理，主要目的在于保证档案材料的完整性、便捷性，既有利于查阅，又保证招标档案内容完整有效。

三、学习招标档案管理

档案是“今世可以知古，后世可以知今”的重要素材，是一项管理性、服务性、政治性的工作，档案管理人员肩负着重要管理职责。

我第一次接触、整理招标档案时，面对众多招标材料，脑子一片空白，什么也不懂，怎么办？伟大领袖曾说过：“从战争中学习战争”。我在档案管理工作过程中学习档案管理，是有效做好招标档案管理工作重要措施。首先是学习和熟悉《中华人民共和国档案法》基本内容，了解自身从事工作的主要内容；其次通过学习《中华人民共和国招标投标法》相关要求，探索符合本院实际要求的档案管理方法。

信息化时展要求档案管理工作要紧跟时代步伐，进行档案管理信息化建设，实现档案信息化管理。招标档案信息化建设过程中，根据国家电子档案管理办法规定，对招标采购的电子文件，包括扫描件进行信息存储，形成与纸质招标档案材料相对应的电子档案。首先，结合我在招标档案管理工作中实际情况，将以往招标档案逐一建立电子档案，实现电子档案与纸质档案管理的有效对接；其次，把实体性招标档案资料目录输入计算机，在形成电子档案目录，这样有利于招标档案的查阅和利用，并有利于目录信息和全文信息的有效管理；第三，认真核实电子档案目录与实体目录，确保不出现任何纰漏。

在学院档案室专业老师的指导下，逐步熟悉归档范围、分类、档案整理、装订等程序。经过实践工作与理论学习的结合，增强了自身档案管理意识，提高了自身档案管理能力。

四、提升档案管理工作的认识

档案管理工作是历来处于高校管理工作边缘化的地位，很多人也认为档案管理工作无非就是把材料收集全、装订好、不丢失，需要查阅时能找到就可以，档案管理工作很轻松，没有实质性的技术要求，任何人从事档案管理工作都可以胜任。但是在实际档案管理工作过程中，我发现档案管理并是简单、轻松的体力劳动，进行档案管理过程中，需要有耐心、有恒心、有信心，耐得住寂寞、耐得住枯燥、耐得住别人不重视，对待每一份档案材料必须要有高度的责任感和使命感，要本着对历史负责、对学校负责、对自己负责的工作态度对待每一天的档案管理工作。工作之初对管理档案工作有过抵触、反感的情绪，但经过自身的不断调整，很快地摆正了自己的位置，脚踏实地、努力工作，虚心学习档案管理法律、法规，丰富自身档案管理知识，在实践中不断探索适合本职工作的管理方法，业务能力提高的同时，也具备了档案管理工作技能、技巧，工作水平不断提高。《高职院校招标档案管理规范化浅谈》论文就是就是我在实际工作中总结而成的一篇文章。

五、结语

学院作为一所新的应用型本科院校，在各项管理工作过程中还在不断发展，招标档案管理工作作为学院管理工作中的一部分，还需要在实践中不断探索、尝试。（作者单位：齐齐哈尔工程学院）

参考文献：

[1]高鹏. 新形势下高职院校档案管理工作之我见[J].邯郸职业学院学报，2009，（3）

[2]吴俊芳. 浅谈招标档案管理的规范化[J].民营科技，2009，（9）

[3]程灿华. 加强高校教学档案的建设与管理[J]. 梧州学院学报，2008（6）

[4]赵丽华.浅谈高校档案管理创新[J].忻州师范学院学报，2008，（2）

[5]王亚军.浅议招标档案的规范化管理[J].中国招标，2006，（37）

[6]蒋敏.加强招标档案管理势在必行[J].山东档案，2002，（5）