高校住宿学生档案管理工作之我见

摘要：宿舍是高校学生学习与生活的重要场所，其管理水平的高低直接影响到宿舍服务的质量，而建立学生宿舍管理档案是提高学生宿舍管理水平的重要措施。本文运用文献研究法以及访谈问卷调查法，以高校的学生宿舍档案为研究对象，系统地研究了高校推行学生宿舍档案管理的意义、现状、存在的问题与原因以及对策。研究结果表明，高校实行学生宿舍档案管理不仅是必要的，也是切实可行的。

关键词：高等学校；宿舍；学生；档案管理

中图分类号：G647 文献标志码：A 文章编号：1674-9324（2014）12-0020-02

宿舍是高校学生学习与生活的重要场所，其管理水平的高低不仅直接影响到宿舍服务的质量，也影响到学校的整体服务形象与声誉，而建立学生宿舍管理档案是提高学生宿舍管理水平的重要举措。对高校的宿舍管理工作而言，住宿学生档案管理工作做好了，就意味着宿舍学生的管理工作取得了良好的开端。一方面，它可以为高校财务处、学生处、保卫处等相关管理人员及时了解学校整体住宿情况提供依据，也可以为学校下属二级学院征收费用提供依据；另一方面，也为管理人员的科学管理提供方便条件。因此，高校建立学生宿舍档案管理是摆在管理者面前的重要课题，研究与探讨高校学生宿舍档案管理对提高学生管理有着重要的意义。

一、高校住宿学生档案管理的现状

长期以来，人们一直采用比较传统的宿舍管理方法，即采用手工纸质档案或在宿舍管理办公室设立悬挂式布袋学生档案来管理宿舍，管理人员根据需要从纸质档案或悬挂式布袋学生档案中进行抽取以达到了解信息与管理的目的。由于学生宿舍的成员具有一定的流动性，因此，管理人员要对纸质档案或悬挂式布袋学生档案中的信息进行经常性地修改，这就给学生管理工作带来巨大的不便。随着计算机科学技术的迅速发展，信息网络已经为学生宿舍档案管理提供了比较科学的管理手段，即学生宿舍实行计算机档案管理。目前，各高校的学生宿舍档案管理也是参差不齐的，有的还停留在纸质的档案管理层面，有的学校从表面上看实行了微机管理，而实质上还是没有脱离纸质的管理模式。

二、高校住宿学生档案管理存在的问题及原因

（一）高校住宿学生档案管理存在的问题

高校住宿学生档案管理存在的问题主要表现在内容不全、手段落后、档案经常丢失以及更新不及时等方面。

1.内容不全。目前，高校住宿学生档案管理的内容不全是普遍存在的。从现有的主要住宿学生档案来看，它主要包括了学生的姓名、所在学院与专业、班级以及年级等方面的信息，这些信息只是反应了学生最基本的自然信息，而对学生日常的表现、爱好、家庭以及学生的心理健康情况等都没有涉及，这是远远不够的。

2.手段落后。目前，高校住宿学生档案管理手段主要包括两种，一种是人工纸质管理，另一种是微机管理。但是，由于一些大学受经济条件的制约，还没有全部实行微机互联网管理；也有一些大学，虽然投入了大量的资金，也购买了计算机设备，但由于管理人员业务不熟练以及学校管理的不严格，从而导致多数的计算机设备处于闲置的状态。

3.档案经常丢失。目前，高校住宿学生档案管理主要是由宿舍管理办公室干事兼任的，宿舍管理办公室干事平时的工作十分繁杂，他没有足够的精力去做好住宿学生档案管理工作。再加上学校在行政上并没有设立独立的住宿学生档案管理专职干事，对住宿学生档案管理工作的职责也没有明确的规定，因此，宿舍管理办公室干事在管理住宿学生档案时，也没有完全尽职尽责，档案丢失的现象是经常存在的。

4.更新不及时。由于学校没有专职的住宿学生档案管理者，如果出现住宿学生档案丢失的情况，就要等到宿舍管理办公室干事空闲的时候才能更新，这就表现出了住宿学生档案更新与日常管理的脱节与滞后的问题，这给管理工作带来了巨大的不便。

（二）高校住宿学生档案管理存在问题的原因

1.领导不重视。部分学校的领导只重视学校的教学与科研工作，重视学校的经济与传授工作，而对住宿学生档案管理工作不重视。由于领导不重视，直接导致了在具体地住宿学生档案管理过程中，出现了学校的经费投入不足，学校对住宿学生档案管理不严以及档案经常丢失等诸多问题。

2.制度不健全。制度的含义是要求大家共同遵守的办事规程或行动准则，它是实现某种功能和特定目标的社会组织乃至整个社会的一系列规范体系。一个组织或集体如果缺少了制度，就会使这个组织或集体失去了活动与约束的方向。目前，虽然高校出台了相关的宿舍管理制度，但是却没有配套的保障措施，从而导致学校的宿舍管理制度成为一纸空文。

3.缺少激励机制。对于大多数的高校来说，他们只有宿舍管理制度，却没有激励机制，即学校缺少对违反学校宿舍管理规定员工的惩罚机制。对于员工来说，干好与干坏都一样。

4.管理人员业务不熟练。部分高校的领导也认识到了建立住宿学生档案管理的重要性，因此，学校也为宿舍管理部门拨了专款，用于购买计算机设备。但是，由于宿舍管理人员多数都属于社会聘用人员，学历层次参差不齐，多数的管理者根本无法进行熟练的业务操作。

三、高校住宿学生档案管理的对策

1.完善高校住宿学生档案管理的内容。高校住宿学生档案管理的内容除了应包括学生的自然信息以外，还应包括家庭与社会信息、社会实践活动信息、学费上缴信息、诚信信息以及心理健康信息等方面的内容。宿舍管理人员可以从学生档案中，及时了解大学生的思想及行为的变化，从而采取有效的措施进行教育。

2.实行微机与纸质管理相结合。科学的高校住宿学生档案管理的有效方式是实行微机与纸质管理相结合。一方面，通过计算机管理，它不仅可以提高宿舍管理人员的工作效率，也可以有效降低管理的成本；另一方面，为了保证计算机所存储文件的安全，不至于因为计算机中毒而使管理工作限于瘫痪，学校还要建立纸质的学生宿舍档案。

3.完善高校住宿学生档案管理的激励机制。激励机制，也称激励制度，它是通过一套理性化的制度来反映激励主体与激励客体相互作用的方式。学校通过建立激励机制的方式对住宿学生档案管理业绩突出的管理人员，给予一定的物质奖励；对违反住宿学生档案管理规定的管理人员，要给予一定的惩罚。如果是在职人员，住宿学生档案管理的业绩与评职及工资待遇挂钩；如果是聘用人员，住宿学生档案管理的业绩与工资待遇以及是否续聘挂钩。学校要采取有效的保障措施，坚决打破干好干坏都一样的固定思维模式。

总之，住宿学生档案工作是一件长期性的系统性工程，它要求学校的领导把它当作一件大事来抓。因为，住宿学生档案的管理工作不仅涉及到对学生思想教育与收缴学费等问题，更涉及到学生人身安全的头等大事，因此，它绝对不是可有可无的。学校对住宿学生信息档案工作的管理要有一个长远的发展规划，在初始阶段，学校可以首先完善纸质档案的信息内容，在此基础上逐步向计算机管理过渡。在条件成熟以后，学校可以将心理健康档案的内容也纳入到住宿学生档案中来。

参考文献：

[1]杨红霞.提高高校学生档案管理水平的理性思考与路径探究[J].统计与管理，2013，（4）：177-178.

[2]李立旭.加强学生档案管理的创新工作[J].科技风，2013，（2）：248.