浅析档案网站中档案信息资源的建设与利用

【内容摘要】档案网站是档案信息资源建设与开发利用的重要平台。本文使用定量分析的方法，利用调查研究的方法，在对省、市级档案网站进行深入调研的基础上，分析了目前我国各级档案网站在开发利用馆藏档案信息资源工作中的实际功能，发现虽然网站的数量近年来迅速发展，但网站在开发利用档案信息方面仍存在较多问题。有鉴于此，本文提出，我国档案网站应从开发档案信息资源、丰富传播手段、提高用户认可度等方面改善档案网站的建设。

【关 键 词】档案信息资源开发 档案网站 档案利用

一、大力开发档案网站的档案信息资源

档案产生于人类实践活动，它的形成和发展，与信息密切相关。档案这一实体本身包含着人类社会实践活动的大量信息。这些信息内容丰富，形态多样。档案馆保藏了丰富的大案信息资源，与其他信息产业部门相比，档案信息以其特有的原始性作为唯一的原生信息资源，发挥着越来越大的，也是其他信息无可替代的作用。对档案积极提供利用是我国各级各类档案馆的基本任务之一,《档案馆工作通则》第三条规定:“档案馆的基本任务是在维护党和国家历史真实面貌的前提下,集中统一地管理党和国家的档案及有关资料,维护档案的完整与安全,积极提供利用,为社会主义现代化建设服务”,积极提供利用也是档案价值得以实现的唯一途径。

档案信息是一种知识形态的具有价值的劳动产品，档案信息通过传递或交流，能满足人们的某种需要，这种属性体现了档案信息的使用价值。档案信息是知识形态的生产力它所产生的效益可以用这样的公式表达：

档案利用（提供档案信息）＋节约劳动时间＝发展生产力

在档案信息开发利用的过程中档案信息资源是实现档案馆网站信息开发价值的基础。设若案馆网站信息匮乏，那么档案的信息资源开发就如无本之木、无源之水，一切都无从谈起。

我国目前档案馆网站信息资源开发利用功能之所以不强，很大程度上与网站上的档案信息资源本身匮乏有关。

二、档案信息资源数量问题之解决

加强档案馆网站馆际之间的横向联合，使跨馆检索成为现实

了解需求是基础。档案工作的根本目的之一便是满足广大档案用户对档案信息资源的利用需求，档案部门只有将档案网站纳入利用实践，从档案用户的根本需求出发，才能发挥档案网站的积极作用。加强各档案馆的横向联合，形成规模效应，将丰富的档案信息，以整体优势向社会提供服务，将更显综合档案馆的实力。避免各档案馆网站建成之后形成一个个档案信息的“孤岛”。我国不同档案馆的档案信息资源的构成状态存在很大差异，但各自又有自己的特点、各自的优势，如果加强横向联合，发挥各综合档案馆馆藏的综合优势和互补效应，打破区域界限，从更广阔的空间加强联系，提供综合服务，联合开发档案信息资源，实现档案信息交流的最大流量和最佳服务，使档案的利用向广泛、纵深发展，那么档案馆的社会功能也将得到充分发挥。我们可以通过建立档案馆网、或以档案信息服务集团的方式，不断开辟网上服务的新项目，实现档案信息资源的交流与协作，形成合力，为今后加入社会的信息网络打下基础。从而适应档案用户的多样化需求。

三、档案信息资源质量问题之解决

评价档案信息资源开发的效果，不能仅仅停留在档案信息的数量上，提高质量是核心。现今的网络已经是一个信息爆炸的空间，要多借鉴国内外档案网站的成功经验和做法，从实际出发揭示档案工作的亮点、创新点，剔除杂乱无章的档案信息垃圾。数字化之后的档案信息需要与之相应的信息管理方法：

加强档案信息产品的开发

（1）档案目录：档案目录、原文、编研成果三个级别的信息可以满足不同用户不同层次的利用需求。目录不仅对用户起着指示和导航的作用，而且它本身内含的信息就是对馆藏内容和效用的揭示。没有经过加工的档案原文，通过数字化后以全文形式直接上网，适合研究型、凭证型等要求严谨的用户需求。

（2）信息编研成果：信息编研则是经过加工和整理的档案信息以各种专题，具有原文不可替代的优点。它能根据用户的不同需求提供经过整合的信息，更全面、更方便、更有针对性，是一种智能型的信息方式,从而满足网络用户集成性、综合性、休闲性等利用特点，在很大程度上实现了信息共享;更能较好地解决公开与保密的矛盾:当原件尚未解密，全文利用尚需限制,但其中一部分信息可以公开时，可以经过加工，提取能够公布的一部分信息，或以摘要形式揭示其内容,吸引用户到馆查阅；同时，它还有利于以各种专题宣传我国博大精深的传统文化,使用户在欣赏中得到传统文化教育。

引进适合档案网站信息建设的管理理念

档案是人类历史活动的真实记录，是存储和传播历史知识的载体。档案来源相当广泛，各行各业无不有其档案，因而它蕴藏着人类广博的知识。档案的知识属性，系指其所含丰富的内容而具有的知识性。当档案内容信息独立于网络之中，脱离了实体的束缚，档案信息本就具备的知识属性愈加明显。

将可以实现档案内容信息的引入“知识管理”的具体措施如下：

（1）引入对记录有知识的载体的管理进行文献实体的排架和保护管理等；

（2）引入对知识信息或有关知识的信息的管理，进行档案文献编研、将分散的知识整合成知识地图；

（3）引入对知识实践活动的管理从而进行对科研活动和知识产权的管理等。

在不同的使用场合，“知识管理”可以表示其中一种或几种含义。简言之，对知识或与之直接密切相关的知识实践的有关方面进行的管理，是古今中外知识管理不可缺少的基本特征。因此，外延最广的知识管理概念，可以简明扼要地界定为：知识管理就是以知识为核心的管理。

四、丰富传播手段

档案信息传播手段是档案馆网站信息资源开发利用的实现途径。档案馆获得法律授权后有望成为的政府信息披露与查询的极佳窗口。网络传播信息量大，检索速度快，交互性强，多媒体技图文声像并茂的优势，极适合档案信息内容丰富，形式多样的特点。现代信息载体的更新,配套网络信息载体技术的发展、带宽的不断扩大,使网络今天已经真正成为“一切媒体的媒体”,为提供音频、视频、多媒体等多种类型信息、满足用户多元需求提供了可能。档案馆网站利用文本、静态图像、动态图像、音频、视频、多媒体等多种信息类型,提供文书档案、照片档案、声像档案、图纸档案、多媒体档案及其他专门档案信息势在必行。

档案网站的网页设置对用户的使用心理也会造成微妙的影响。可以想见一个等待时间漫长，页面设置繁杂，页面间组织链接不合理的网页会给使用者带来极大的使用压力。在众多的网站网页设置中，合理运用网页跳转与窗口弹出才能使网页浏览方便快捷。当然过多的弹出窗口容易使网速下降，但一些网站很单一的使用网页跳转致使网页点开之后再需回到首页十分不便。

五、提高档案网站的用户认可度

档案信息用户的认可是我们档案信息资源开发的目标，是我们档案馆网站建设的出发点与归宿。

强化服务是保障。在做档案馆网站之前首先要做的就是对网站的服务对象有一定准确的定位，了解档案的用户是什么样的群体，需要什么样的服务。从而确定网站在与用户互动关系中所承担的服务职能，及其所处的位置。没有方向的船，哪边的风都不会是顺风。所以给网站定位，明确建站目的是第一步要做的。

分析档案馆网站的服务对象及服务范围建设档案馆网站对用户有了更高的要求，即必须具备一定的网络知识和计算机知识。具备一定上网技能的这部分群体都属于档案馆网站的服务对象。他们可以分为两大类：①没有特定利用需求的浏览者。这部分浏览者只是由于随便看看而点击进入网站的。如果网站有设计新颖、内容丰富、信息量大、检索方便等优势，必要时可以增加一些趣味性强的栏目，就会使其中的一部分成为网站的潜在用户，甚至会成为固定用户。如何吸引这类群体，是网站设计时必须考虑的。②有特定利用需求的用户。有些是第一次点击进入网站，有些不是第一次，而是有了利用经验的。他们的共同点就是都有利用档案的需求。对这类用户除了增大网站的信息量外，还要提供良好的在线查询功能。对那些档案专业用户以及知识水平较高的用户,如老师、学生、学者等-，应该注意提高网站的学术水平，但学术气氛不可过浓，否则会使大量的普通用户敬而远之。

对档案网站(页)在推动档案利用方面功效的评价,我认为应主要着眼三方面,一是看其能向民众提供多少可直接满足利用需求的档案内容;二是看其能否对民众利用档案馆起引导作用;三是看其能否培养潜在的档案利用者。上述三方面是相互制约和相互影响的,但对利用者最具吸引力、最实惠,也最有发展潜力的恐怕还是第一个方面,即利用者通过网络,直接查阅档案内容,满足利用需求。

正如图1所示：档案信息资源、传播手段、用户认可度。它们是载着档案信息实现社会价值的“三架马车”，这三个档案馆网站信息资源建设的重要环节，相互影响，相互促进，一荣俱荣，一损俱损。有“三架马车”并驾齐驱，档案的信息资源的社会价值才有可能得到真正的实现。

六、结束语

档案网站体系的建成，将从整体上推动我国档案资源信息化建设步伐，提升我国综合档案信息化建设水平。档案部门可以充分利用档案网站这一公众信息基础平台，发挥档案馆藏信息资源优势，把档案网站建成档案工作的宣传窗口、档案资源的利用和现行文件的阅览中心，促进档案和档案工作走向社会、服务于大众。我国政府为实现信息资源共享，建设服务型政府，正在制订的《政府信息公开条例》以最大限度保障公开政府信息，提高执政为民的能力。

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