民办高校档案信息化建设的问题与对策

摘要：随着信息技术在民办高校档案管理工作中的应用，信息化建设已成为民办高校档案事业发展的方向。文章分析了目前民办高校档案信息化建设的现状和存在的问题及如何推进民办高校档案信息化建设进程的对策，探讨了民办高校档案管理信息化建设新的研究方向。

关键词：民办高校；档案管理；信息化建设

我国民办高等教育历经20余年的发展，民办高校档案是其发展历程中最真实、最直接的记录，是学校教学、科研和学生管理等各项工作统计信息资料的直接来源。民办高校档案信息化建设已经成为高校信息化建设的重要组成部分，当务之急，民办高校档案事业必须要适应时代和社会的发展，因此，提高档案信息服务水平是发展新时期档案业务工作的必然选择。

一、民办高校档案信息化建设的现状和存在的问题

档案信息化建设本身就是一项管理多学科、多部门、多方面资料汇总的系统工程。同时档案信息化的快速发展也带动了民办高校档案工作的迅速发展，促进了档案管理现代化水平的全面提高。当前，民办高校档案信息化建设的重要性、必要性和紧迫性已得到充分认可并付诸于实际行动。经过近十年的发展，民办高校档案部门普遍使用计算机管理档案，逐步对档案信息进行数字化加工，不断探索电子文件管理的新模式，档案信息化建设成效显著。

与此同时，我们也应该清醒地看到，目前部分民办高校档案信息建设仍存在许多问题急需解决：一是档案管理基础设施工作不够标准和规范。档案信息化的前提是基础设施工作规范化、标准化。但现在不少民办高校的各类档案的著录细则相容性差，档案管理基础设施工作尚无统一标准。二是数字信息资源受到限制，对电子文件的归档意识不强。民办高校档案信息化建设偏向于传统载体档案数字化管理，注重扫描纸质档案，甚少考虑电子文件的归档和有效管理。三是档案管理的技术标准和组织工作程序标准完全没有从计算机信息处理技术特点和发展考虑，所建的数据库大多数为条目数据库，全文档案信息所占的比例很低，只能单一检索查询，无法满足用户的多种需求。四是档案专业人员的素质有待提高。实现档案信息化管理首先要有较高专业知识和先进技术水平的管理人员［2］。五是档案信息安全保障有待加强。令人担忧的是，目前由于档案专业人员和技术条件的限制，许多民办高校档案部门安全保密意识薄弱，安全防护性能较低。只能采取在服务器上安装杀毒软件、定期备份数据或设置访问权限的方式防止中毒，避免黑客攻击。而一旦系统瘫痪或数据丢失将会造成难以估量的损失。从民办高校目前状况看，档案管理部门缺乏档案专业人员，其中档案信息处理复合型人才就更奇缺，即便引进了现代化设备，也不能充分利用，使之发挥应有的作用。

二、推进民办高校档案信息化建设进程的对策

自从《2006-2020年国家信息化发展战略》正式以来，标志着信息化从国家战略的高度全面实施。当前，各领域各行业信息化建设非常普遍，大规模的信息网络和信息技术的运用已全面启动，这标志着我国信息化建设面临难得的战略发展机遇［3］。民办高校档案部门应该充分抓住机遇，努力探讨加快民办高校档案信息建设的对策，实现档案工作的跨越式发展。

1.加大民办高校投入力度，加强档案基础建设

民办高校档案信息化首先要从硬件方面配备到位，适应档案网络系统，提高各类档案室计算机和网络技术的应用程度。在此基础上建设和完善数字化综合应用平台，发挥网络的作用，使档案网络成为宣传档案工作、开展档案信息服务的窗口。要促进档案现行文件信息化的标准建设，提高档案管理应用软件的技术和水平，确保档案信息正常交换，为实现档案信息资源共享创造良好的条件。

2.加快民办高校档案数字化进程，加强电子文件管理

民办高校为了能够更好地实现档案信息的资源共享，学校档案部门首先要利用数据库技术，通过扫描录入、数码处理等方式有针对性地选择对纸质档案、声像档案、实物档案等馆藏各类档案数字化，扩大数字信息资源共享。另外借助于校园网络，接收各个部门形成的有保存价值的文本类、图像、数据库及相关程序等电子文件，为数字档案馆的建立奠定基础［4］。针对电子文件的收集根据学科特点和文件类型来统一进行，学校的各种重要机密文件、各部门管理系统的相关数据，形成时即可直接上传至档案管理系统数据库中，定期再集中和纸质文件一起整理归档到档案部门，这样就能更有效地保证了电子文件及时完整地归档。

3.建设高质量的民办高校档案信息数据库

目前，部分民办高校档案大都是以传统的方式进行保存，随着数字信息化的发展，需要将传统意义上的档案进行数字化处理。而档案信息数据库的建设就成为决定信息水平高低的决定因素，档案信息数据库的规模和内容决定着共享资料的能力和水平。建设高质量的档案信息数据库，是档案信息资源开发利用的重点，也是实施电子档案科学管理的必要条件。在建设过程中要按照一定的程序。首先加强文件目录数据库建设，采集文件级目录数据，建设馆藏的档案文件级目录数据库，然后形成目录数据库，进而建立各种专门档案目录数据库。利用数据库技术，通过对档案信息基础数据库进行整合，最后形成档案基础信息资源数据库群，方便用户使用，使档案信息资源开发利用服务能力不断提高，质量逐步提升。

4.加强民办高校档案管理队伍建设，提高档案专业人员的素质

人才是加强档案信息化建设的关键，高素质的专业人才将为档案工作带来新的活力。档案专业人员的素质是指档案专业人员的品质、能力、条件等的总称，是他们完成任务的保障［5］。另外民办高校档案部门可以通过引进档案专业人才或有计划地组织档案管理人员进行专业培训和进修，使其充分掌握计算机信息技术的新知识，档案信息的获取、运用信息工具、档案信息的鉴定、评估和档案信息的加工提炼能力，充分发挥档案专业人员的专长，提高档案专业人员的素质。

5.采取有效措施，保障民办高校档案网络信息安全

首先是档案信息网络运行安全。主要是通过各种计算机网络、密码技术和信息安全技术，保护档案信息的机密性、完整性和真实性。其次是上网档案信息的安全。因此，学校档案部门要经常组织档案专业人员进行安全知识和操作技术方面的培训，避免因非法操作造成数据损坏或丢失。对上网信息要严格把关，对于非公开的档案信息不得上外网，防止失密、泄密事件的发生。

三、民办高校档案管理信息化建设新的研究方向

1.从实际出发，建立民办高校数字档案数据库及高校档案在线服务平台

在民办高校档案信息化建设过程中，档案机构可以建立高校数字档案数据库，将数字档案集中存储于一个共享的数据库中，这样，各民办高校的档案机构之间可通过权限分配来使用数据库中的信息。另外，在建立民办高校数字档案数据库的基础上构建高校档案信息网站，这样可以将民办高校档案信息资源通过网络平台为档案用户提供在线档案利用服务，档案用户也可以根据需要进行档案信息的选择。当然民办高校档案数据库的建立和档案在线服务平台的构建，一方面简化了档案利用的手续，节约了档案机构的服务成本；另一方面，也方便了档案用户的利用，提高了民办高校档案信息的利用效率。

2.从长远考虑，构建民办高校档案管理信息化建设服务体系

档案如何充分利用一直是一个焦点话题。民办高校档案机构在信息化过程中应主动向用户提供档案服务，在档案的开发利用上，档案机构借助现代的计算机管理系统来分析用户的需求，来评估利用的结果。这样，需要建立完善的查询科学检索体系，可从不同的角度、方位，快速准确地把档案信息展现给利用者，增强利用者对档案信息的了解，最大限度满足各方面对信息查询的需求，使档案信息的价值得到真正体现。

四、结束语

总之，信息技术的发展推动了档案信息化建设，信息化建设是现代社会档案管理发展的主题，而档案作为重要的信息资料，其信息化的建设也成当今社会发展的必然趋势。我们既要认识到民办高校档案信息数字化、网络化的紧迫性，还要认真面对它的复杂性、系统性。因此，民办高校应积极为档案信息化建设创造条件，创新思路，采取有力措施，掌握新方法、新技术，紧跟时代的步伐，使档案事业不断向前推进。

参考文献：

［1］ 谷丽萍.高校档案信息化建设［J］.大同大学学报（社会科学版），2009，（5）：110-112.

［2］ 杨萍.浅谈加快高校档案信息化建设［J］.潍坊学院学报，2010，（3）：145-146.

［3］ 裴友泉，马仁杰，张学辉，等.战略：档案信息化的思考［J］.中国档案，2007，（12）：24.

［4］ 邱艳.高校档案信息化建设的问题及对策探析［J］.宿迁学院学报，2009，（6）：124-126.

［5］ 罗南.浅谈高校档案信息化建设与管理［J］.黑龙江科技信息，2010，（11）：166.