新时期办公自动化管理系统功能分析设计

摘要：数据库、网络等计算机技术的快速发展促进了办公自动化普及和推广，许多企事业单位已经开发了办公自动化管理系统，其可以有效满足企业的经营业务、日常办公需求，实现了业务流程的电子化、信息化和自动化，创造了一个高效率的集成办公环境，可以大大地提升企事业单位的信息化水平，具有重要的作用。文章重点介绍了办公自动化系统的主要功能，详细地分析了工作流技术的应用。

关键词：办公自动化；公文管理；邮件管理；工作流

1引言

网络技术和数据库管理技术的快速发展和改进，有力地促进了办公自动化管理系统的拓展，其已经在电子政务、电子商务、通信运营、金融证券等行业得到了广泛的应用。办公自动化管理系统又叫OA系统，该系统是一个动态概念，其伴随着通信技术、计算机技术的发展，OA系统已经开发了更多的功能，充实了系统。随着新时期的到来，信息化已经成为当前社会发展的主要动力，办公自动化管理系统结合了先进的计算机技术而发生了非常大的变化。办公自动化管理系统不但在技术上进行了变革，而且引入了更新的管理理念和管理思想，其面对复杂易变的外部环境时，打破了传统的、严格的部门分工，使企业在飞速发展的过程中表现的跨区域、多项目以及集团化的发展受到地域、时间以及部门间的制约带的信息性孤岛得以打破，提高了企业整体的前进速度与整体的竞争力。

2办公自动化管理系统功能分析

办公自动化管理系统在不同的企业拥有不同的功能，其可以根据企业的具体工作事务进行修改，但公文管理、工作管理、邮件管理和综合事务管理是办公自动化系统的通用功能。

（1）工作管理。工作管理可以根据员工自身的办公情况，为员工设计一种协同、共享、自动和流程的功能，可以方便员工工作。常见的工作管理系统包含代办事务管理、工作进程跟踪管理、流程传阅管理、绩效考核管理等功能。

（2）综合事务管理。综合事务管理可以让员工更好地管理公司的综合事务、公共事务，比如可以实现公司的合同管理、用车管理等，确保公司高效化运转。具体的，综合事务管理的关键功能分别是请假管理功能、合同会签管理功能、用车管理功能、内部人事审批管理功能、内部审批管理功能等五个重要方面，以便帮助用户实现综合业务处理。

（3）公文管理。公文管理可以有效地帮助企业规范公文收发管理流程，并且可以有效地保管曾经发送的公文，能够提高公文业务管理的智能化、流程化和自动化，可以非常方便地管理公文信息。公文管理子系统的主要功能包括发文管理、收文管理、转发间管理等3个关键功能模块。

（4）电子邮件管理。电子邮件管理可以有效地帮助企业员工管理相关的邮件信息，主要功能包括新建邮件、收件箱管理和垃圾箱管理等主要功能。

（5）新闻信息资源管理。新闻信息资源管理可以有效地帮助企业员工管理相关的新闻数据资源，实现企业新闻信息资源的共享，以便能够提高企业新闻资源管理的信息化水平。具体的，新闻信息资源模块主要功能包括新闻信息管理、新闻资源中心管理和新闻传阅专区管理等主要功能。

3工作流技术办公自动化管理系统中的应用

工作流技术已经在很多业务流程管理中得到了大量运用和实践，目前较为主流的工作流技术包括产品数据管理技术、办公自动化技术、企业资源计划技术、业务流程建模与分析技术。工作流管理系统是一种在工作流逻辑带动下，经过软件的运行来完成定义、管理和执行的任务流程。通常情况下，工作流管理系统由两个非常重要的组件组合而成，分别是工作流执行部分和工作流建模部分。工作流建模组件可以为工作流建模人员提供一个非常理想的建模环境，在这个环境中用户可以定义、分析、管理相关的工作流模型；工作流执行组件可以为用户提供一个创建、执行和管理工作流的运行环境，在工作流执行过程中，工作流执行组件可以为用户或者外部用户，从而完成一个工作流执行的流程。除此之外，工作流管理系统还能提供一些实例监控和跟踪系统。目前，工作流在办公自动化管理过程中，可以采用的子系统包括以下几个方面：

（1）电子邮件应用：电子邮件可以为同一个团队以及不同团队之间提供一个信息和信息传递的功能。工作流技术可以在电子邮件系统中增加不同的路径指令，这些命令可以明确邮件接受者的次序，工作流管理系统中的Lotus Notes功能实现了可移植l生强、可变形较高的电子邮件管理机制。

（2）群件管理应用：群件管理可以采用工作流技术，以便能够提高群件中各个成员的通信能力，实现日志存取、计划协调、公告流转等高效运行，进一步改善办公自动化水平。

（3）文档管理系统：文档管理系统可以通过使用工作流方法来管理整个使用周期的电子文书档案，以便建立修改传递存档，提供用户查询检索催办和销毁等技术。

（4）业务处理工程：业务处理工程可以用来管理企业的核心业务功能，对其进行分析、建模和重定义，保证业务处理工程进行必要的业务支持，业务处理工程还可以支持结构化系统的扩容升级性能。

（5）基于事务的应用流程：基于事务的应用流程可以使用工作流控制相关的工作处理次序，也就是在合适的时间点启动相关的业务处理过程。

4办公自动化管理系统架构设计

4.1系统整体功能架构设计

办公自动化管理系统整体功能架构设计过程中，通常采用2种架构模式，分布式C/S体系架构和B/S架构。C/S体系架构是一种常用的软件体系架构，在该架构中，服务器是一个网络的核心，客户端是网络的基础条件和前提，客户端可以依赖服务器获取网络需要的资源和数据。目前，许多众多用户使用的计算机硬件配置的非常强大，可以有效的帮助服务器处理逻辑业务，其可以帮助用户解决服务器的压力，降低服务器系统的通信需求，降低系统的开销要求。

B/S体系架构与C/S架构不同，其不需要安装一个客户端软件，用户登录浏览器，通过输入办公自动化管理系统的网络地址，点击打开即可完成登录操作。所有的客户端层面都不需要安装，作为一个3层的分布式管理系统软件，由于其自身的有效性，所有的操作都能够通过服务器进行处理，在客户层的用户浏览器上做的操作处理很少，浏览器只需要接收用户的逻辑业务请求即可，将其转换为web业务处理流程，发送到客户的浏览器界面上，就可以实现用户的使用较为顺利。

B/S体系架构可以把分布式管理系统分为3个逻辑独立的层次结构，分别是分布式管理系统的客户端的表示层、Web业务处理的功能层、数据库处理的数据层，在系统运行过程中，B/S模式的每一个层次都可以独立的完成相关的逻辑业务处理工作，其可以把相关的请求发送到下一个逻辑业务请求处理层次，并且把处理得到的结果返回到上一个层次结构，并且把相关的业务集成在一起，就可以实现用户的请求管理操作，具体的每一个层次的描述如下所示：

（1）第1层是表示层：B/S模式中，表示层就是和用户进行接触、给用户提供请求信息输入的层次，此层功能就是先接受其用户的业务请求，且把用户请求传送于第二层中间层，也就是逻辑层，之后再接受其逻辑层所返回的处理结果，并把信息显示于用户客户端，呈现于用户来浏览。此表示层是处于用户端的，使用方能利用其IE浏览页面来发送请求，而且能够接受到处理的结果。

（2）第2层是功能层：该层在WEB服务器之上，功能主要是对表示层所传送来的应用请求进行处理，并在业务逻辑的处理过程中，可以实时的检测到用户的逻辑业务请求，发现系统中存在的逻辑业务处理功能，实现系统的数据处理，比如可以解析出来系统相关的SOL处理语言，并且对系统的程序进行操作，反馈给表示层，并把请求处理的结果返回到客户端表示层。

（3）第3层是数据层：B/S架构里，数据库的服务器端就是数据层，功能主要是对逻辑层传送来的应用数据请求进行处理，数据库的操作引擎实现了此层数据处理的过程，具备庞大的数据操作的性能，可以对数据库进行查询、更新等操作，并且把数据操作的结果返回于系统逻辑层，进而返回给客户端的表示层，把操作的结果提供给用户浏览。

4.2系统软硬件部署架构设计

办公自动化管理系统在运行过程中，需要满足相关的硬件部署和配置，主要包括静态部署和动态部署两个重要方面。

4.2.1静态系统部署

由于办公自动化管理系统的许多静态内容可以通过网络架构中的各个节点进行缓存，使用多种方式获取缓存内容，比如，浏览器请求的内容可以通过其归属的客户端、或者IDC分布式文件服务器、或者附近的CDN网络服务器节点、或者IDC中心服务器进行获取，IE浏览器在获取静态内容的过程中，大大地降低IDC中心服务器的数据访问读写压力。

4.2.2动态系统部署

对于办公自动化管理系统来讲，其需要满足用户访问动态信息的功能，动态内容是根据服务器上的应用系统发出的某种请求，按照解析规则生成的响应内容，动态内容生成的频次是无法确定的，并且动态内容生成的时限也是不完全相同的，有的要求的时限短，比如实时『生获取办公自动化管理系统某种逻辑业务的请求，有些应用请求的时限比较宽松。对于响应速度要求较高的系统就需要系统具有高效的优化过程，以便能够提高优化效果，比如可以进行算法优化、数据库连接优化、系统部署架构优化等。通过对办公自动化管理系统进行认真的需求分析，本文系统架构部署如图1所示。

5结语

传统办公自动化管理系统功能单一，系统技术含量较低，因此无法充分发挥出办公自动化性能。随着工作流、云计算、大数据、神经网络、移动计算等技术的快速发展，新时期办公自动化管理系统能够有效地将企业电子邮件系统、信息资源系统、公文管理系统、综合事务管理系统、个人事务管理系统和全文检索系统等集成在一起，整合企业资源，实现了资源共享，方便企业运行管理。