试论家庭档案的建立与管理

“家庭档案是在家庭中整理和保存的关于家庭及其成员在家务和社会活动中形成的原始记录，包括日记、信函、文稿、照片、声像、凭据、电子存储保存的资料以及其他因个体家庭差异所保存的记录。”[1]对于一个家庭而言，家庭档案是日常生活管理的参考依据，是维护家庭权益、化解家庭矛盾的法律书证，也是对后代进行家庭教育、培养家庭美德的生动教材。对于国家、社会而言，家庭档案是研究社会历史发展变化的可靠资料，能够充实、丰富国家和社会的档案资源宝库。

一、家庭档案的收集与分类

（一）收集方式

家庭档案的收集，就是把散存在家庭成员手中及其它地方的具有保存价值的家庭资料集中归档并统一保管的过程。

在家庭档案的收集中，要遵循家庭档案的自然生成规律，结合家庭特色和家庭成员的生活、工作的特点，进行有重点、保质量、完整性地收集。一是要着重收集对家庭成员学习、生活、工作具有查考利用价值与重要纪念意义的材料。二是要注重收集家史资料与特色材料。如记录家庭荣辱、血脉传代的家谱、家族大事记录等家庭原始文献；以及科技人员家庭的发明创造、科技设计的图纸，作家家庭的创作手稿，运动员家庭的奖牌、奖章等特色档案。

（二）分类形式

将零散的家庭档案收集起来后，就要根据其来源、时间、内容和形式的异同，分成一定的层次和类别，以便查找利用方便。一般来说，各家庭根据本家庭的具体情况和特点，可以采取单一分类法和复合分类法。

单一分类法，即按照家庭职能、家庭成员、家庭档案材料载体、档案材料内容、档案材料名称等形式来进行分类。例如，按照家庭档案材料反映的内容分，可分为爱情婚姻（包括夫妻从初恋到结成伉俪形成的档案材料）、宝宝康乐（包括从宝宝出生到上小学之前形成的档案材料）、学生时代（包括家庭成员在各学习阶段接受教育时形成的档案材料）；收支理财（包括家庭经济收支账目、债券、存款折、保险单、国库券、账务合同契约等）；医疗保健（包括家庭成员在医疗保健活动中形成的档案材料）、物品珍藏（包括祖传物品和家庭成员收藏物品）、家族历史（包括家谱、家史、近亲属简况记录、家训及传代品等）、工作创造（包括家庭成员在工作中进行科学试验、技术革新、创造发明中形成的档案材料）等类别。而按照家庭档案材料的名称分，可将家庭档案分为证书类、贵重证券类、病历类、票据账目类、书信类、照片声像类、物品珍藏类等。

复合分类法主要有两种，一是形式（或内容）～成员分类法，即把家庭档案材料按形式（或内容）分开，然后在形式（或内容）下面再按家庭成员分。二是成员～形式（或内容）分类法，即把家庭档案材料按成员分开，然后在成员下面再分形式（或内容）。这种分类方法适合于档案材料较多的家庭。

二、家庭档案的整理与保管

家庭档案收集完毕后，就须着手进行分类、编号、装盒，使之有序化，以便查找利用和有效保存。

（一）分类与立卷

因为每个家庭的档案材料的多寡、内容各有不同，因此家庭档案的立卷归档，不必要求形式模式上的统一，只要能够利于查考利用即可。可以采取两种较为实用的方法：一是“内容～时间分类法”，即按照家庭档案材料的不同内容进行分类，再依时间顺序进行排列。二是“载体分类法”，即按照家庭档案材料形成的不同载体，例如纸质、照片、音像、电子等载体，进行分类排列。

（二）编号与编目

首先是对每件档案进行编号和编目。可以采用“内容（或载体）～时间”分类法，就是在每一项内容（或载体）里，按照时间的先后顺序对每件档案从“1”开始编制流水号。如果家庭档案材料数量不多，也可以不进行内容分类，直接按照时间顺序从“1”开始编制流水号。

在对盒（袋）内文件编号完成后，还要对盒（袋）进行编号，既可按照类别单独编制流水号，也可混合排列、共同编制流水号。编制好流水号以后，就要进行档案的编目工作，主要包括填写家庭档案目录、编页号、粘贴档案盒脊背标签。

（三）装盒及保管

档案材料要防止丢失或损毁。纸质档案一般装入档案盒（袋）保存，照片档案（须有拍摄的事由、时间、地点、人物和拍摄者）装入影集，音像档案、电子档案装入自身包装盒或非铁盒、防磁的盒子里；特殊规格的档案材料可以另找合适的装具。家庭档案材料全部入盒（袋）后，要在档案盒（袋）的脊背粘贴上识别标签，以便于按照识别标签快速查找到所需要的家庭历史档案。此外，在电子信息发达的今天，也可以购买使用家庭档案管理系统的软件。设定好家庭信息、材料分类、保管期限、载体类型后，将相关的目录信息著录进电脑，以方便档案材料的查阅利用。

对于家庭档案的装具，可以在家中用专用的箱子、书柜、书架或有关橱具来存放，也可以自己设计制作，还可以使用市场上出售的实用美观的家庭档案装具。对于所有家庭档案材料，要妥善保管，注意防火、防高温、防光、防尘、防潮、防霉、防虫、防鼠、防晒。

如果家庭认为保管条件和环境不具备，可以将其珍贵的家庭档案送交各级档案馆寄存或代为保管。国家也鼓励家庭将其重要档案向国家各级档案馆捐赠。家庭档案捐赠档案馆后，家庭档案所有者对其家庭档案享有优先利用权，并可对其家庭档案中不宜向社会开放的部分提出限制利用的意见。在家庭档案开放方面需要注意的是，家庭虽然有权公开自家的档案材料，但是必须是以不会损害国家安全和利益为前提。家庭所有的对国家和社会具有保存价值的或者应当保密的家庭档案，如果要向国家档案馆以外的任何单位或者个人出卖，都必须经过政府档案行政管理部门批准，严禁倒卖牟利，严禁卖给或者赠送给外国人。

参考文献：

[1]涂文学著：《家庭档案服务体系与管理模式研究》，武汉出版社2004年版，第10页。