《EPC总包模式下对承包商文档管理的监督和检查》

摘要：某项目工程采用EPC总承包模式，目前该模式已成为核电工程建设的主流模式，总承包模式下业主在委托总承包商承担设计、土建、安装等工作，但丝毫不能减轻业主的核安全责任，因此如何来加强对总承包商及各级分包商的文档管理监督成为我们当前重要任务。

关键词：总承包商；文档管理监督；

1. 引言

文档管理的质量决定着工程建设的质量，承包商在项目准备阶段、项目建设阶段以及项目最终竣工验收阶段会产生大量的文件、记录，并且承担着向业主移交完整且高质量竣工文件的任务，也承担着在合同执行阶段对设备供应商及建安承包商的指导，培训及监督任务，以及确保整个工程期间的文件受控、文件图纸流转顺畅等大量工作，因此对承包商的文档管理体系和实际工作进行监督和检查是迫切且必要的。

2. 监督对象

2.1 总承包商

总承包商承担着该项目工程设计、土建、安装、土建、调试等工作。按总承包合同要求，需建立完整的文档管理体系，完成合同范围内项目文件在产生、传递、检查、保管、利用、归档、移交等方面全过程的管理工作；负责对分包商的文档管理进行监督、检查和指导。

2.2 监理公司

监理公司按照监理规范和监理合同的要求，需完成合同范围内项目监理相关文件在产生、传递、检查、保管、利用、移交等方面全过程的管理工作。需接收和配合业主组织的监理单位文档管理的监督和检查，对开展的监督和检查活动提供必要的支持。

2.3 自建项目承包商

自建项目承包商是由业主直接管理的电站附属设施工程项目承包商，承担着自建项目的土建、安装及装饰装修施工的任务。

2.4 自建项目承包商监理公司

业主在监督自建项目施工承包商的同时也需对其监理公司进行监督和检查。

3. 监督体系

3.1 组织体系

示范工程承包商的文档管理监督工作一般由业主文档管理部门牵头，监理公司和业主各相关部门参加，一起完成对承包商的监督和检查。监督分为两个层级，第一个层级是业主对工程总承包商和自建项目承包商的监督；第二个层级业主参与总承包商对其分包商的文档监督；第三个层级是业主参与监理公司对承包商的检查。

3.2 文件体系

为规范监督行为，有效指导监督活动需制定相应的文件体系：第一级别应该是大纲级的文件，即《文档管理大纲》，为实现文档管理提供纲领性文件。第二级别是公司级管理程序，即《承包商文档管理监督》程序，作为大纲的支持性文件，对大纲进一步细化，落实规定了承包商文档管理监督范畴的计划、内容、以及实施细则。第三级别应为工作具体的细则，即《承包商文档管理监督检查计划》，作为具体工作的实施文件，详细描述了一项具体工作的流程及依据、要求和规范。

4. 监督内容

4.1 组织机构和人员资质的监督

对于承包商文档管理机构和岗位的设置进行检查，文档管理组织机构职责是否明确，接口是否清晰。对文档人员的到岗情况和运转效果进行检查，人员的数量是否满足工程的需要，并着重检查文档管理人员是否具有上岗取证资质及相应的培训授权，并查看相关培训记录。

4.2 管理体系的检查

检查承包商文档管理体系的建设情况，查看其编制的程序是否覆盖文档管理的所有范围，管理程序内容是否与上游文件相符合；是否建立程序适用性审查、评估机制，是否按计划进行升版；是否对接收到的业主管理程序进行梳理，整理，并将相关重要要求落实到自己的程序要求当中。

4.3 文档管理设施的监督

文档库房、办公室、阅览室必须实行三分开制度；文档库房是否有管理办法，库房的保管条件如何，是否具备“八防”措施，实施情况怎么样；文档设备如打印机、复印机、扫描机、除湿机等的配备情况；

4.4 文档工作运作的检查

与业主之间、或与分包商之间文件的传递、分发、利用、保管等环节是否严格按照程序执行，往来信函的传递是否规范，定期核对机制是否执行；图纸的接收、分发是否及时，设计文件的变更、升版、作废是否及时，对分包商的定期检查是否有记录，效果如何。必须保证文件使用受控和版本有效。无论是从源头上的设计院、还是跟下游承包商之间接口的文件传递都需通畅、及时，需要时做好协调工作。

4.5 竣工文件移交进度监督

按照总承包商提供的竣工文件移交计划，业主根据节点对移交进度进行监督和检查，从而保证竣工文件的及时归档。文档管理部门严格要求工程竣工验收后一定时间内，各项目管理部门及各承包商要将竣工文件提交文档管理部门，以保证竣工文件的及时归档。在提交前，总承包商作为统一管理、归口管理竣工文件移交的单位，应组织各相关部门对竣工文件进行现场审核，查看，发现问题按程序提出审查意见单，要求其整改，整改后发出通知请业主文档管理部门及业主工程相关部门进行联合检查，再次审查需移交的竣工文件的内容、格式、组卷等问题，如仍有发现问题，继续整改，直到符合要求。最后总承包商将归档审查单提交移交单位负责人、监理公司、业主工程、业主文档部门签字后，最终完成移交。

5. 监督实施

5.1 监督方式

监督方式分为两种，一种是计划性监督，一种是专项监督。计划性监督是指针对一定时期内文档管理工作的重点和实际情况制定监督计划并实施的工作，一般为年度计划，对各个单位开展有计划的监督检查。专项监督是针对某一专项业务，例如重要工作的开工与承包商进场、项目竣工验收、文档管理工作中存在的薄弱点等进行深入、细致的调查，检查，分析的工作。

5.2 监督历程

从一开始文档部门并没有实施针对承包商的文档管理监督和检查，所有的对文档管理的检查都是由安全质保部牵头的质保监查来实现的。文档部门的人员参与安全质保部组织的对承包商的质保监查，其中很重要的一个领域就是文件、记录的检查，所有领域最终形成质保监查报告， 针对文件记录领域出现的问题文档部门的参加人员可以根据问题的重要程度提出发现问题或者观察意见。由安全质保部牵头发送正式函件传递报告给被监查单位，让其在收到报告后十个工作日内将纠正行动计划进行反馈并整改，并须在三个月内关闭发现问题单和观察意见单，以发现问题单和观察意见单上纠正措施落实签字为准。后来由于上级单位对示范电站进行检查时提出了应组织专门的对承包商文档管理的监督和检查，文档管理部门立即编制了程序《承包商文档管理监督和检查》来明确业主对承包商文档管理监督的主要内容与实施要求，并明确项目参建各方的职责分工，保证项目文件的有效流转和利用。编制完成后将该程序释放给总承包商，监理公司，自建项目承包商，自建项目监理公司等单位。业主文档管理部门每年制定年度监督划后，给各承包商，并根据项目、内容的不同邀请相关部门人员参加，示范项目监理单位参加对总承包商的监督检查工作。检查组和被监督方通过正式信函确定好具体时间、地点，并依据监督检查清单实施监督活动。检查方式包括听取报告、文件抽查、现场参观等，做好检查记录，检查完成后编写“文档管理监督检查报告”，同时也要记录良好实践。被监督方收到“文档管理监督检查报告”后需在十个工作日内就整改措施和完成期限进行回复，须立即安排人员进行整改，并按期完成整改。

6. 总结

严、慎、细、实是我们工作中必须坚守的原则，也是核安全文化理念的基本要求，把每一次监督落实到计划中，落实到制度中，再落实到每一个最终的行动中。发挥各方优势和主观能动性，将文档管理各个环节把好质量关。

参考文献：

[1]《核电厂质量保证安全规定》（HAF003：1991）

[2]《企业档案工作规范》（2010）李和平

[3]《核电文件档案管理》-顾健

[4]《把好“三端”加强工程竣工文件管理》-高艳萍