工业园区档案管理技术研究

一、开发区档案管理技术体系的构成

开发区档案馆地处于国内信息化程度较高的经济开发区中，通过现代化的信息资源采集技术、交换技术和利用技术，可以实现开发区档案信息资源的“大服务，大文化”，从而实现“大档案”的理念。在“大档案”理念的指导下，利用现代化的信息技术，苏州工业园区档案馆建设了具有交互功能的电子文件中心和具有基础地位的综合档案核心数据库，包括城建档案、文书档案、规划档案等等；建立了一个服务于数字档案馆的基础设施平台；建立了以建设工程管理、业务办公和信息服务为主要内容的技术先进、结构合理功能齐全的数字档案馆应用系统；稳步推进馆藏档案的数字化，各种类型档案接收电子化，大力开展数据资源建设。利用电子政务平台、门户网站积极开展“政务公开”和“网上办事”，实现公开现行文件和档案信息网上查询服务。通过数字档案馆的建设积极推进档案信息化工作，形成完善的档案信息化体系，全面提高园区档案工作水平，最大限度地满足园区规划、建设、管理、各政府部门和社会对档案信息的需要，为“数字苏州工业园区”建设提供基础平台和数据资源。具体的档案收集、保管、利用流程如下图所示：

1、档案信息资源采集技术

“大档案”理念下开发区档案馆应该是各种数字档案资源的集合。不仅涵盖了传统的文书档案，还将采集的范围进一步扩大到了开发区内所产生的城建档案、环保档案、婚姻档案、会计档案等专业档案，主要的采集途径有以下四种：一是通过在线的电子公文移交系统对文书档案进行采集，可以由档案馆的服务器即时或定期地自动接收系统内的电子文件；二是通过档案馆网站由立档单位主动移交、提交电子文件并进行审核后导入档案馆的信息系统；三是移交纸质文件，档案馆进行数字化处理后录入系统；四是将本地馆藏的档案进行数字化处理，转化为电子档案，便于网络检索。

2、档案信息资源保管技术

档案信息资源根据载体的不同，分为纸质文件和电子文件，两种文件由于物理特性的不同，保管方式也不一样。纸质文件存放于库房内，主要根据相关要求对库房的温度、湿度、防水、防火、防雷等要素进行防控。电子文件则存放在档案馆数据库系统上，除了上述因素外，更多的需要考虑来自于断电、黑客、病毒等的影响，为了保障网络、应用系统和档案信息的安全，应建立物理隔离加逻辑隔离的多层级安全控制机制，形成有效的信息安全防范体系。此外为确保系统的正常运行，提供不间断的服务，需要建立异地的数据备份和迁移系统，确保档案信息的安全性。

3、档案信息资源交换技术

档案信息资源有别于其他公开信息资源，从资源本身来讲大部分档案信息资源是不公开的，从用户利用的角度来讲对档案信息的真实性要求很高[2]。档案信息资源的交换首先应满足真实性和完整性的要求。由于立档单位和档案利用者身份多样，结构复杂，用户身份认证技术可以帮助档案馆对各个“用户”进行权限划分，防止档案交换时泄密情况的发生。在进行信息共享的时候，可以将不同的档案定义为需要不同的权限才可访问，并设置四种不同类型的用户身份，来满足信息交换安全的需要，分别为：档案馆内部的管理员用户、政务内网用户、立档单位用户和普通用户。档案馆内部的管理员用户拥有完全的访问权限；政务内网的用户可以访问本部门的文件，访问其他部门的文件应当向档案馆提出申请，审核后方可访问；立档单位用户可以对本单位上报的档案进行报建、查询、修改操作；普通用户仅有查看公开档案的权限。这样既可保证档案信息资源的共享性，又可保证安全性，最大限度地为各类用户服务。

4、档案信息资源利用技术

传统档案馆的档案利用主要是通过在馆内为利用者提供档案查阅方式实现的，在信息化时代，还出现了在线咨询、网上自主查阅、虚拟档案馆、编研成果服务、查阅利用统计等利用方式。开发区档案馆在进行档案利用服务时，可以通过档案馆网站在线为用户提供公开档案的目录或者全文，当读者需要查询原始文件时，可在网站上直接向档案馆工作人员提出申请或者直接在线打印相关档案，通过电子签名技术来确保所打印档案的法律效力。虚拟现实技术也可以增强档案利用者的体验，通过虚拟化技术在网络上模拟出一个与现实中档案馆环境无差别的虚拟档案馆，用户透过浏览器与档案馆工作人员交谈并在虚拟档案馆中进行档案目录或电子文件的查询和浏览，所查询文件的所在位置与现实中所在的位置一一对应。这样既能加强利用者身临其境的感觉，也可为利用者在现实中到档案馆查询时带来方便。编研成果服务则是利用档案馆所拥有的信息资源进行二次开发。档案馆要从公众对档案信息资源的多元化需求出发，开发和挖掘档案馆的信息资源，提供档案信息的增值服务，编辑成系统的年鉴、方志等，为开发区的各项工作提供服务。编研人员可以运用现代化的多媒体技术对馆藏的文字、图片、图纸、声音、影像等多种形式的信息进行处理，全方位地展示同一个主题的不同表现形式，将编研结果在网络中公开发行，供公众查阅。查阅利用统计是在进行利用服务时，对每一次利用者的查阅和利用情况进行统计，通过大量的数据找出不同类型的利用者各自所需的信息，然后有针对性地进行各类档案信息资源的开发。

二、档案信息资源整合平台的建设

园区档案馆将辖区内人才交流中心、房地产交易、城建规划等各部门的档案集中整合，打造了“五位一体”的融档案保管、政府信息公开、陈列展览、文化休闲于一身的高科技、绿色环保的新型开发区档案馆，跻身全国先进行列[3]。各类综合档案、专业档案都放在了统一的档案馆网络上，为党政机关、企事业单位和普通公众提供了高效利用的平台。园区档案馆于2011年7月建立了数字档案馆信息平台，下设档案管理子系统、虚拟档案室子系统、在线业务指导子系统、建设档案整理子系统、馆藏资源管理子系统、离线档案管理子系统、GIS系统和门户网站。通过这些子系统功能模块的组合来打造统一的资源平台。

1、档案馆内部的平台建设

档案馆内部平台的建设主要是通过馆藏资源管理子系统来实现的，馆藏资源管理子系统面向档案馆内部，馆藏的资源可通过档案馆内部网络查询，政务网和外网无权访问。该子系统负责对接收进馆后的文书档案、城建档案和各类专业档案进行管理，包括档案资源的整理、资源整合、档案鉴定、档案信息资源开发利用、档案统计和档案编研等工作。

2、档案馆与立档单位间的平台建设

档案馆与立档单位之间的平台主要通过在虚拟档案室子系统、线业务指导子系统、离线档案管理子系统、建设档案整理子系统来进行。虚拟档案室子系统面向政务网上的各局办、事业单位和大公司用户，可以使诸多局办和下属单位在线建立自己的网上档案室，通过虚拟档案室系统来管理本单位的档案，并可建立档案馆与各局办之间的联系。离线档案整理子系统面向不具备政务网的立档单位，由档案馆向立档单位提供，主要用于离线的档案整理功能，可以方便立档单位进行档案的前期整理，提高档案报建的效率，既节省了档案馆的工作量也提高了立档单位自身对于档案工作的理解。在线业务指导子系统面向园区范围内所有项目的建设单位，能够为立档单位提供档案报建、文件登记、档案查询等方面的功能，同时可与档案馆业务人员在线沟通获取所需信息。建设档案整理子系统主要为第三方档案整理公司提供服务，立档单位可委托第三方档案整理公司将本单位的进行整理。

3、档案馆与公众之间交流平台的建设

开发区档案馆与公众之间的交流主要通过档案馆的门户网站实现。在门户网站上，公众可查询与档案相关的各项政策法规和管理条例、档案馆的公开文件目录和档案馆信息简报等内容，也可通过门户网站与档案馆进行在线交流，提出自己的问题，由档案馆工作人员进行解答。公众到档案馆查档前，可以通过门户网站了解到查档的整个流程和注意事项，以免耽误时间。档案馆还定期举办关于档案查询与利用的专题讲座，并在网站上公布视频录像，提高公众对档案工作的认识，让公众了解档案馆所拥有的信息资源。今后每当公众需要查询档案信息时，第一时间想到的是档案馆，而不是各个专职部门，这就是“大档案”理念下档案馆所要完成的目标。

三、对其他开发区档案管理工作的启示

1、加强档案信息技术的运用

信息技术在苏州工业园区档案馆中得到了全面的运用，无论是档案管理系统，还是库房管理系统，以及城建档案管理中GIS系统的运用，既方便了档案管理人员高效地进行档案管理，也方便了立档单位和普通公众利用档案信息资源。在其他开发区档案馆的建设过程中，可以参考园区档案馆信息系统的建设情况，同时结合本地的实际，开展档案管理的信息化工作，加强信息技术在档案馆各方面工作中的应用，利用信息技术更好地为用户提供服务。

2、培养专业的技术人员

随着“大档案”理念的深入，馆藏档案的多样性也迅速增加，传统的档案管理人员在面对各种不同类型的专业档案时，就显得有些捉襟见肘了，如城建档案管理人员，不仅要熟悉档案业务知识，还要能够看懂各种施工图和CAD图纸以及工程建设中的各项测量数据，需要专业型、复合型的人才才能满足需要。鉴于这种情况，开发区档案馆在人才培养上要以培养“适应时展要求的档案工作者”为目标，更新档案管理人员的知识结构、管理理念，同时要优化档案管理人员结构，加大专业化人才的培养，引进其他专业的技术人员加入到档案工作中来，更好地构建“大档案”的管理机制，使档案馆能够真正地为不同需求的人群提供高质量的档案服务。

3、促进开发区经济的发展及城市化进程

苏州工业园区的实践证明，一个集各类档案于一体的综合档案馆可以更好地为社会提供服务，实现档案信息资源利用价值的最大化。开发区的经济发展和城市化进程离不开档案馆提供的各项服务，政府间的公文流转和查询利用、企业用地的备案和环保审批、公众的学籍信息和人事信息，都是传统档案馆所不完善或者不具备的功能。档案馆要抓住机遇，利用丰富的馆藏提供多样化、专业化的档案信息资源，服务开发区的经济建设，如城建档案或者专业技术档案，具有重要的凭证性、知识性和独创性，其反复适用性强，利用这些城建档案，一方面能够为各类利用者解决现实工作中的诸多工程技术问题，另一方面还能为利用者带来直接的经济效益，有的利用者通过查阅相关设计图纸而节省了大量时间、精力和经费，促进了开发区的城市化进程，有的利用者通过城建档案提供的证明赢得诉讼而挽回了经济损失，解决了争端等等。综上所述，开发区档案馆通过“大档案”理念的引入，先进信息技术的运用，可以促进开发区的经济社会发展，利用档案馆这一平台，公众可以享受到切切实实的方便，而带来的经济效益也是无法用数字衡量的。开发区的经济发展和城市化进程，依赖于各项事业的稳步推进，而档案事业在其中，无疑应占据重要的一环。

作者：彭明 单位：苏州工业园区档案管理中心