新形势下高校档案管理工作刍议

【摘要】高校档案管理在教学、科研与管理等方面发挥着重要作用，但随着高等教育的快速发展，高校档案管理工作遇到了许多新情况新问题。本文阐述了新形势下加强档案管理工作的现实意义，总结其面临的诸多问题，并提此问题的具体对策，以使高校管理工作更好地服务于广大师生，更好地服务于社会。

【关键词】高校；档案管理；现状；问题；具体对策

【中图分类号】G271 【文献标识码】A 【文章编号】1672-5158（2013）01―0327-01

高校档案工作是一项比较复杂繁琐的管理工作，是反映学校历史面貌和发展变化的承载和重要记录，它在高等院校的教学科研、干部人事档案等中工作中发挥着十分重要的作用，因此，做好高校档案管理工作，是摆在高校档案管理工作者面前的一项非常重要课题，意义非凡，应予以认真研究，并努力加以解决。

1.高校档案管理现状分析

1.1 档案管理意识不强

当前高校工作中，“重教学科研轻档案”的思想意识已经成为高校档案工作发展的致命瓶颈。档案作为一个单位一个部门或者一项工作最原始最真实最完整的再现，其价值是不言而喻的。但是有些高校至今仍有不少同志，尤其是领导干部，对档案管理意识还较淡薄，只重视教学工作和其它管理工作，对高校档案管理工作的重要性认识不足，也未能认识到提高档案管理人员素质的重要性，在机构和专兼职人员的配置、人员的培训、经费投入上，都较少列入学校重要议题，片面地认为加强档案管理没有起着实质性的作用，在高校档案上舍不得投入财力与物力，岗位的设置和人员的配备随意性较大，缺乏通盘整体考虑，往往随时找人凑数。

1.2 档案管理制度不健全

长期以来，由于历史上的原因，在高校管理中，很多高校都制定了较为健全的各种规章制度和高校人员的的人员工作职责，而涉及档案管理的制度、职责较少，没有建立一套行之有效的相关的制度和检查考核等规章制度。有的虽建立了一些档案管理制度，却流于形式执行不严，形同虚设。由于管理制度不严、不健全，各职能部门不按时移交本部门自己保管的档案材料，造成档案收集效率不高，档案不齐全。

1.3 管理手段落后

档案基础设施是开展档案管理工作的一项基础性工程，如库房、档案柜、档案装具等。而一些高校由于教学条件的限制，致使档案用房狭小，不符合高校档案保管的标准。另外，部分高校档案管理设备陈旧，管理手段落后，也严重制约了高校档案事业的发展。近年来，随着科学技术的进步，计算机及信鼠化在高校管理中的广泛应用，高校管理手段不断进步。而计算机及信息化在档案管理档案应用的还较少，基本还停留在原始手工收集、检索，档案管理还没有实现从手工操作模式向现代型的技术操作模式的转变。

2.新形势下加强高校档案管理工作的措施与对策

2.1 高度重视，加强领导，增强档案管理意识

档案管理是高校管理的重要组成部分，各级领导要高度重视机关档案管理工作，将档案管理工作纳入工作日程，作为高校教育改革发展的重要内容来抓，并把档案管理工作列入全局的长远规划、年度计划及有关人员的岗位标准和职责中，把档案管理工作作为高校管理的一项重要的内容纳入年度工作计划，与教学工作同部署、同组织、同考核，真正做到了认识到位，组织到位，措施到位。同时，为档案管理部门配备相配套的档案人员，并保持人员结构相对稳定。此外，要成立档案管理工作领导小组，通过组织学校中层干部以上及专兼职档案管理人员学习、宣传《高等学校档案管理办法》及国家有关档案法规、标准规范等，大力宣传档案工作，使学校领导、中层干部、广大教职员工充分认识档案管理的重要性，认识档案管理与自己日常学习和工作生活的息息关系，更好地支持档案管理工作，从而促进全校广大教职员工增强档案意识良好局面的形成。

2.2 坚持依法治档，促进档案管理工作法制化

建立科学的高校档案管理体系，健全高校档案管理制度，是促进高校档案工作规范管理关键的一步。高校要根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案实施办法》、《保密法》及《高等学校档案管理办法》等法律法规，结合学校实际，建立健全一系列规章制度和制定具有指导性、可操作性的文件，使档案工作有法可依，有章可循，并落实到位。我校以迎接船员教育和培训教育资质许可评估、本科教学合格评估为契机，实现档案管理规范化、制度化、现代化，强化学校校档案管理规范建设，促进学校校档案工作走上正常发展的轨道，完善档案管理各项规定，制定上墙的《档案库房管理规定》、《档案资料借阅规定》等；为强化职责，提高履职能力、服务水平，对学校各部门教学单位的专兼职档案管理人员进行集中统一管理，统一考核，使档案管理与学校年度考核同步考核评价，同步发展。

2.3 加强投入，改善高校档案基础设施建设

加大资金投入，引进现代化的技术和设备是实现高校档案现代化管理必需的条件。纵观我校档案工作的实际情况，由于历史等原因的影响，高校档案管理工作基础非常薄弱，档案工作每向上迈出一步都不容易。在推进高校档案信息管理现代化、规范化、标准化的进程中，必须大力改善档案管理基础设施建设，加大投入。此外，高校要充分利用计算机管理，设计完善的应用软件和信息化等现代化办公设备，加速实现档案管理的自动化、规范化、现代化。

2.4 加强服务意识，最大限度发挥高校档案作用

做好高校档案管理工作。强化服务意识，树立良好的形象是非常必要的。高校档案管理人员从―开始就要树立“工作就是服务”的观念。以“增强服务意识”和“主动服务”作为工作的出发点和归宿。由于历史原因，档案管理被人为地限定在档案的接收、征集、整理、鉴定、保管、利用等方面。高校档案管理人员承担接待校内、校外来人、来电、来函查档、办理学历证明、办理教师资格证材料、查印养老保险凭证材料、核实有关资料真实性等档案查询等业务，因此，档案管理工作人员要充分熟悉档案库房保存的档案内容、成分、数量以及档案材料存放的位置，熟悉每一类档案的具体整理情况和相互联系，熟悉每一种档案的利用价值，只有这样才能做到为广大师生提供准确、系统、完整的档案，才能更好为学校领导、为师生员工服务、为学校各项工作服务。

2.5 提高高校档案管理人员素质的路径

2.5.1 档案工作人员要加强认识，自觉提高自身素质。（1）个人自身努力，不断完善自我。档案要达到真正提高档案工作者的素质，其关键在于档案者本身。也就是说档案工作者自己要深刻认识到，加强自身素质修养的必要性。面对着电子文件的大量增加和信息载体多样化，档案管理人员加强自身学习，注意自身修养。（2）要立足岗位，面对信息技术带来的挑战，要积极主动学习信息技术、信息化管理等相关知识，努力提高自己应用计算机、网格技术的能力和水平。（3）要提高自己的外语水平，我们有些档案工作者因为外语知识不够丰富，在翻阅外文资料时往往显得力不从心。还有许多档案管理人员因为外语知识不过关，在评聘专业技术职称时屡次不能评上。因此为了把档案管理工作做得更好，我们应该加强外语知识的学习。（4）加强思想教育，提高档案人员政治素质和职业道德素质。档案管理工作是一项机要性很强的工作，档案管理人员必须必须加强政治业务学习，在工作实践中培养强烈的敬业精神、高度的责任感和使命感，在工作中自我完善，自我发展。

2.5.2 加强高校档案考核考评建设。一是要制定岗位职责规范和目标责任制，使工作目标和自身建设目标相一致。二是要认真参与上级档案部门举行的诸如档案升级、档案安全、档案法律法规执行情况等考核考评工作。三是抓好奖惩兑现。对成绩突出的要表彰：对完不成任务的应给予必要的处罚，做到奖惩分明。要特别注意树立典型先进，大力宣传高校档案管理重要性，宣传档案管理工作员在争先创优中的先进事迹，在高校广大师生中形成一种理解、尊重档案管理工作人员的良好氛围。

综上所述，目的在于昭示高校共同关注档案管理存在的问题。理性地审视、创造性地加强高校档案管理工作，是提高高校档案管理人员的培养质量，增强高校自身建设的又一重要保证。只要我们共同努力，就一定能把档案管理做好做实，以便更好地服务于高校的教学、科研与管理，更好地服务于社会。

参考文献

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[2]陈玉英，当今档案工作的素质要求[J].档案时空：2008（4）

[3]刘艳，档案工作应具备的知识和技能.中国成人教育