谈如何提高档案现代化管理与利用水平

摘 要：在当前我国社会发展的过程中，档案工作也逐渐向着标准化、规范化的方向发展，但是随着社会进程的不断加快，档案管理工作的内容也存在着许多的问题，这就对我国档案行业发展有着不利的影响，因此，我们就要根据当前我国的档案管理发展的实际情况，来对档案现代化管理工作和利用水平进行优化，从而促进我国档案行业的可持续发展。本文通过对当前档案管理工作中存在的问题进行简要的介绍，讨论了提高我国档案现代化管理和利用水平的相关方法，以供参考。

关键词：档案管理；基础工作；现代化

随着社会经济的不断发展，人们对档案管理工作也越来越重视，因此人们就将许多先进的科学技术应用到档案管理当中，从而使其利用水平得到有效的提高，在真正意义上实现现代化的档案管理。不过，从当前我国的档案管理工作的基本情况来看，档案管理工作还存在着许多的问题，这就对我国档案行业的发展有着不利的影响，为此我们就要采用相关的技术手段来提高档案管理工作的质量和水平。

一、档案管理基础工作存在的主要问题

近年来随着社会的不断发展，我国所存储的档案信息资料也越来越多，这就给人们的档案管理工作带来的许多的不便，而且由于我国在对档案信息资源进行管理的过程中，一般都是采用的封闭式的管理，这就使得档案管理工作存在着许多的问题，其中主要表现在以下几种：

第一，大多数都是采用的人工档案管理，其中存在着一些档案管理不规范的情况；

第二，在对档案进行归档管理的过程中，时常会出现档案资料内容缺失的现场，从而导致档案管理工作不够完善。

第三，在对相关的信息资料进行管理的过程中，相关的档案数据不够完善，这就给档案的管理工作带来了极大的不便。

第四，在档案资料管理的过程中，经常会出现掉页的情况，这就不利于人们对档案信息的查阅。

第五，工作人员在对档案资料进行管理的过程中，由于其中所涉及的管理工作比较复杂，因此导致在档案管理过程中存在着资料混乱的情况。

由此可见，在当前档案信息管理的过程中，存在着许多的问题，这就使得档案管理工作的质量受到严重的影响，因此我们就要采用相关的技术手段来对档案信息工作进行现代化的管理，从而使其利用水平得到有效的提高。

二、实行规范化工作方法，提高档案管理利用水平

目前，在我国社会发展的过程中，人们为了提高档案管理工作质量，就将许多先进的科学技术和管理理念应用到其中，从而使得档案信息资料的利用水平在提高了同时，也实现了档案工作的现代化管理。

1.全面普查案卷，去糟取精

在当前档案管理工作中，我们必须要将科学技术和实践经验结合在一起，使其档案管理工作向着标准化和规范化的方向发展，并且在档案管理工作中采用去糟取精的方法，来将档案工作中存在的无用文件进行去除，从而使得档案管理的工作质量得到有效的提高。

2.重新组合案卷实现案卷规范化

将那些组卷过厚内容混杂的案卷进行重新组卷。重新组卷的原则是尽可能将那些相互存在某种联系的文件组合在一起。在重组案卷的过程中还应对那些无页码、无卷内目录、无案卷标题或标题不清楚的案卷要重新加工填写以保证全部案卷更加规范。重新组卷不仅可以优化馆藏、科学保管而且亦可以提高实行计算机管理档案后的利用效率。

3.结合本馆实际规范著录工作

著录是实行计算机管理的一项重要基础工作也是直接影响输入计算机数据与信息的准确性的一项重要的前期工作。但是由于各个档案馆的条件存在差异再加上计算机管理又提出了新的技术性要求所以各个档案馆应该以相关规则为依据，并从自己的实际情况出发根据计算机管理的技术要求制定出适合本馆著录工作的著录细则。

三、积极推行档案标准化管理

1.公文制发是推进档案工作标准化的基础性前提

公文是档案的前身，档案由公文转化而来。可以说公文制发的怎样，不仅仅决定公文本身的质量，同时，也影响日后档案的质量，决定了档案工作规范化、标准化的质量的问题。因此，我们在公文制发中必须要注意解决好规范化、标准化问题，以提高档案实体质量，为档案工作实施规范化、标准化管理打下牢固的工作基础。首先公文用纸质量要好，幅面尺寸规格要统一、规范、标准，符合国家的有关规定。排版形式为横写横排，左侧装订。二要注意检查制发公文是否履行了签发手续，是否符合审批权限，公文标题是否准确，主送单位和抄送单位准不准，落款是否与公文一致，有无日期等。

2.实施“以我为主”的立卷归档原则是推进档案工作标准化的关键环节

准确把握文件立卷归档的时效性，完成现行文件阶段任务的，才能予以立卷或归档，而没有完成的，则不能立卷或归档，否则，将会给档案管理造成无序和混乱。二是明确立卷归档的重点和进行合理的立卷分工。要在“以我为主”原则指导下确立立卷归档的重点，在实际工作中要注意区分文件与资料，特别是要注意区分在内容、形式和作用等方面都具有很多相似之处的文件资料之别，具体问题具体分析，以减少档案管理中的重复度和信息冗余度，提高档案利用的效率和效果。三是在坚持贯彻“以我为主”归档原则的前提下，要注意有效地维护全宗的完整性。

3.提高案卷质量是推进档案工作标准化的可靠保证

不断深化的工作实践证明，案卷材料收集的是否完整是决定和影响档案价值的因素，而立卷方法问题与案卷装订质量问题则可能是决定和影响档案工作规范化、标准化质量的操作性因素。因此，在推进档案工作规范化、标准化的工作进程中，我们必须一方面要注意解决好立卷方法问题，以有利于档案标准化管理中的分类和检索，另一方面，要注意解决好案卷装订质量问题，以有利于档案规范化管理。

四、加快数据准备推进档案现代化管理进程

1.分清轻重缓急，循序渐进

档案管理的一个重要目的就是要使档案为社会所用而实现计算机管理档案的目的是为了提高档案的利用率。综合性档案馆在推进计算机管理的过程中应先根据各全宗的重要程度、价值大小、利用率高低和是否开放的情况对所有全宗进行排队将那些可以开放的核心档案和社会利用率较高的档案进行优先加工整理。这样就可以加快档案管理计算机化的进程和提高社会利用的效率。

2.分级次著录，省时省力

在著录过程中可以将案卷分为三个层次进行著录即将那些反映问题单一或查考价值不高的档案进行案卷级著录对那些一卷内几个文件涉及同一个内容且又排在一起的档案进行文件组合级著录而对那些重要文件或反映问题庞杂的文件则进行文件级著录。

3.分门别类，充分利用档案原基础

对于那些案卷基础较好又具备全引目录的案卷在著录时可以直接在全引目录上面分类标引而对那些特殊形式的档案如“房档”、“案件”等则可用计算机程序将人名、地址、时间用案卷目录直接录入然后用计算机统一给出分类号。这样分门别类地充分利用档案目录的原有基础可以减少著录环节大大地提高著录速度。

五、结束语

目前在当前我国档案管理行业发展的过程中，人们为了提高档案馆工作的利用水平，在真正意义上实现档案工作的现代化管理，我们就要将许多先进的科学技术和管理理念应用到其中，从而提高档案管理工作的质量。

参考文献

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[2]卢慧军.浅谈数字化时代档案信息资源的开发与利用[J].宁波广播电视大学学报 2007年03期

[3]张丽敏.档案部门加强队伍建设的几点思考[J].华章 2011年07期